Email Effektivitet: Den "røre den én gang« -reglen - Hvordan er det at arbejde for dig

Vi &'; ve alle hørt af &'; røre det én gang &';? herske – hvor selvglad associerede virksomheder med tilsyneladende tomme skriveborde fortælle dig, at de skylder deres sindsro til aldrig tillade papirarbejde at røre deres skrivebord mere end én gang. Har du nogensinde prøvet det for dig selv, og fundet dig selv ikke bedre stillet, hvis ikke værre

Ligeledes, hvis du fortalte alle på kontoret, at de kunne have et ønske, hvor mange af dem ville vælge &';? En 30-timers dag &' ;, en &'; 8 dage om ugen &' ;, eller en anden sådan enhed til at proppe alt, hvad de har brug for at få gjort i den tid til rådighed

Så mange af os har så meget gang, at den største? kilde til stress for de fleste af os, er den store mængde af opgaver og informationer, vi føler, vi er nødt til at proppe ind i hver dag. Vi har alle brug for mere tid hver dag, som vi ser på vores svulmende &'; at gøre &'; lister og spekulerer på, hvordan vi &';. ll nogensinde kommer til bunds i dem

Nå, for det første, er vi nødt til at acceptere, at nogle gange er det bare isn &'; t kommer til at få gjort – dagen er stadig 1.440 minutter lang, og det simpelthen gør ikke &'; t tilføje op. Så i stedet for at slå os selv op over denne absolutte matematiske kendsgerning, er vi nødt til at koncentrere os om at sætte realistiske mål, prioritere vores opgaver, og arbejder på den mest vigtige ting.

Jeg kunne skrive en hel kolonne på at prioritere din to-do liste og knap ridse overfladen, men at isn &'; t, hvad denne artikel handler om. I stedet, lad os bare koncentrere sig om en simpel tip, der kan give dig et par ekstra minutter hver dag, eller endda hver time

Har du nogensinde hørt om en &';! I-bin &' ;?

Uanset om du &'; re i erhvervslivet eller ej, alle har en in-bin. Det kan være din indbakke, indgående post, arbejder du &'; ve blevet tildelt, eller ting faldt på dit skrivebord i det, en associeret af mine opkald &'; arbejdsstation roulette &' ;. Hvad nogensinde danner i tager for dig, vi alle nødt til at behandle det her

Problemet er, hvis du tager &';. Røre det engang &'; tilgang til din i-bin, så kunne du bruge halvdelen din dag håndterer tilfældige input, der hverken presserende, ikke engang vigtigt. Derfor mener jeg, at &'; s et &'; reglen &'; der blev lavet til at blive brudt. Gøre livet lettere for dig selv og i stedet prøve at ændre det til …!

Tryk hvert element ikke mere end to gange

Her &'; s et eksempel. En e-mail ankommer i din indbakke. Du læser det, og derefter er nødt til at beslutte, hvad du &'; re vil gøre ved det. Hvis du følger &'; one touch &'; herske slavisk, så er du afhængighedsforhold til håndtere det derefter og der, uanset om det kræver, at du øjeblikkelig opmærksomhed. Så i stedet, bestemme, hvordan vigtige og /eller presserende det er, og få det ud dit skrivebord – enten i en fil, en mappe, så prøv, hvad der virker bedst for dig. Det skal være et sted ud af din måde, men ikke så ud af den måde, som du kan &'; t finde det eller glemme alt om det. Når du &'; ve indgivet og behandlet alle disse input korrekt, kan du prioritere dem og arbejde med dem i nøje prioriteret rækkefølge

Den eneste undtagelse for at bevise denne regel er, hvis input vil tage dig mindre end 2 minutter til. håndtere, såsom en hurtig e-mail-svar eller en anmodning om at faxe et dokument. Derefter vil det være mere effektivt at håndtere det der og derefter

Så tilbage med vores in-bin elementer, som vi ved vil tage os mere end et par minutter til at håndtere – hvad gør vi med dem? For det første er du nødt til at spørge &'; har jeg brug for det &'; Hvis du don &'; t brug for det så papirkurven det, ellers er det bare clutters dit liv

For enhver vare, der overlever denne nedslagtning, så er du nødt til at beslutte, hvor vigtigt det er, hvad der skal gøres med det, og hvornår. af; og tildele den en passende prioritet derfra dig en oprettet filer til dette både for trykte dokumenter og e-mail.

Når du hente din post, kan du gennemgå det og derefter sætte den tilbage i til US Post Office postkasse? Selvfølgelig ikke! Så hvorfor skal vi insistere på at forlade revideret email i vores indbakker? Tjek det, hvis du ikke &'; t brug for det, papirkurven det, hvis du gør, og det &'; s hurtig, reagere og fil eller papirkurven, hvis du har brug for det, og det kan taget et stykke tid, indsende det på et passende sted til senere handling. Du kunne mærke email-mapper med titler som &'; Handling - Prioritet, &'; &'; Handling - ikke haster, &'; &'; Afventer &' ;, &'; Arkiv &' ;, og &'; reference &' ;. Du kan også vælge at oprette filer til specifikke projekter eller kundegrupper, du arbejder med. Det er også en god idé at få dine sagsakter spejle dine elektroniske filer til brugervenlighed.

En anden måde at udvide den tid til rådighed, er at holde op med at forlade din email åben på dit skrivebord og kontrollere det hele tiden. Knap et årti siden, vi alle formået at gøre forretninger uden e-mail på alle, og selv nu, postvæsenet kun USA leverer en gang om dagen. Hvorfor lade din e-mail regulerer din vågne liv? Prøv kun at tjekke din email første ting om morgenen, efter frokost og i slutningen af ​​dagen. Det &'; s din e-mail-konto; du &';! re ikke dens person,

Den største udfordring ligger i at prioritere disse forskellige indgange, men hvis du giver dig selv lov til at røre hvert element to gange, før du begynder faktisk arbejder på det, jeg tror helt ærligt, du vil føle dig &' ; ve givet dig selv den gave af et par dyrebare ekstra minutter hver dag. Hvad vil du gøre med din
 ?;