Run-Away møder Top tidsrøver på Arbejdspladsen

En ny landsdækkende undersøgelse fastslår, at “ løbsk &"; møder er den største tidsrøver på arbejdspladsen. Mere end 27 procent af arbejdstagerne adspurgte sagde møder er den største synder for ineffektivitet og manglende produktivitet.

Undersøgelsen blev udviklet af Office Team, en bemanding tjeneste med speciale i dygtige administrative fagfolk. Med svar fra 613 mænd og kvinder, alle 18 år eller ældre, resultaterne er en del af “ Office Team Career Challenge, &"; et projekt for at hjælpe administrative fagfolk fremme deres karriere

Med dagens &'; s. magert bemanding, der er et stigende pres for medarbejderne at administrere deres tid effektivt. Men mange arbejdsgivere faktisk sabotage tid forvaltning med løbske møder og afbrydelser. Industry Week kalder møder “ den store hvide Collar Crime &"; anslå de spilder 37 milliarder dollars om året

Nogle &';. røde flag &'; der kan indikere en dårligt forvaltede møde:

• Ingen i gebyr. Hvis ledelsen af ​​mødet isn &'; t klar, er der en tendens til, at deltagerne til at spilde tid, docere deres point og ikke drage nogen konklusioner

• Starter ikke til tiden. Denne praksis &'; tog &'; medarbejdere til at komme sent og forventer yderligere tid til socialt samvær.

• Mangel på mål eller dagsorden. Uden klare formål eller dagsorden til at følge, er det nemt for mødet for at komme af sporet. Deltagerne kan ikke være klart, hvad der skal diskuteres, eller hvor længe

• Langvarige gæstelisten. Som hovedregel, jo flere mennesker på et møde, jo mindre arbejde udført. Når listen over deltagere er omfattende, er det ofte, fordi der er fokus på ikke at udelukke nogen, ikke fordi hvert medlem &';. Deltagelse er nødvendig

• Blot en del af rutinen. Regelmæssigt planlagte møder kan miste værdi som omstændighederne og personale forandring. Alle rutinemæssige møder bør med jævne mellemrum evalueres for at afgøre, om de bør holdes på alle.

For at lære at gøre møder mere produktive, kontaktede jeg Chris Clarke-Epstein,
CSP, der skrev bogen, jeg Kan &'; t tage dit opkald lige nu, I &'; m I et møde. Den tidligere præsident for National Højtaler &'; s Association, hun arbejder med kunderne for at hjælpe medarbejderne lære hurtigere og fungere bedre. Hun tilbyder konkrete ideer til at gøre dine møder mere effektive

• Idé # 1: Ikke hvert møde skal finde sted. De rigtige tidspunkter at planlægge et møde er, når der skal løses konflikter, grupper af mennesker har brug for at begynde at arbejde sammen eller oplysninger skal deles på samme tid. Møder er en gruppe aktivitet, så de kan være effektive, når en gruppe har brug for at nå til enighed eller rally omkring en idé eller plan

• Idé # 2: Den person, der kalder mødet har mere at gøre end reservere plads. De er nødt til også at overveje andre logistiske problemer, herunder; tid, nødvendige udstyr, og mad /drikke. De har brug for at tage ejerskab af det indhold, herunder udarbejdelse af en dagsorden og distribution af anmeldelse materialer. Det er vigtigt at have et system til at følge op på opgaver og overvåge resultaterne af mødet

• Idé # 3: Møder er ikke bedre end de mennesker, der deltager dem. Ifølge Warton Center for Anvendt forskning er den primære årsag til uproduktive møder ikke at have de rigtige mennesker til stede. De mest effektive deltagere på ethvert møde er: mennesker, der har de oplysninger, du har brug for folk, der kan træffe beslutninger, og folk, der vil gennemføre de beslutninger

•. Idé # 4: Hvad bliver optaget på et møde har en chance for at få gjort. Alle møder har brug for en form for kollektiv, aftalte hukommelse. Uden dokumentation, kan konsensus hurtigt fordampe. Møde noter nødt til at sammenfatte de beslutninger, der træffes, itemize handlinger aftalt, fix ansvarlighed og dokumentere frister for alle handlinger

• Idé # 5: Møder, der ender uden opgaver er dømt til at blive gentaget. Grupper er ofte meget gode til beslutningstagning og utroligt dårlige til implementering. Der er behov for en identificeret person til at gennemføre hver afgørelse inden for en bestemt tidsramme. Watch til at sørge for, at alle får en del af ansvaret

• Idé # 6: Hold, der evaluerer deres møder har bedre møder. Tag to eller tre minutter ved afslutningen af ​​hvert møde for at evaluere processen. Brug kartotekskort og besvare følgende spørgsmål: Var mødet &'; s mål opfyldt? Var mødet &'; s format effektive? Var mødet i værdi?

Den sande værdi af ethvert møde er, hvad der rent faktisk sker, efter at mødet finder sted.
Sørg for, at der holdes ansvarlig for at møde resultater individer. Og husk, hvis du ikke &'; t måle det, den vandt &'; t ske
.