Sangen "Afslut Hvad Ya gang" Minder mig at være en Broken Record: Få din "Incompletes" afsluttet, før du går i trukket væk

Det &'; s så nemt at blive fanget i stress og jag af din dag, fordi der &'; s så meget foregår. Det &'; s alt for let at blive fejet væk af strømfald af floden af ​​din dag og glemme din “ strøm &"; forpligtelser (sorry for ordspillet). Nogle forpligtelser kan blive ladt tilbage på flodbredden.

Og pyt om e-mail og leve fra indbakken, som en af ​​mine klienter kalder det. At &'; s den største magnet trækker os væk fra de opgaver, vi &'; re forsøger at fokusere på – men kun hvis vi lader det. Jeg anbefaler du slukker dem e-mail-advarsler, så du &';. Re ikke hele tiden distraheret af det faktum, at du har en ny e-mail

Så … Jeg lyttede til en gammel sang den anden dag fra en af ​​mine rekord albums. Ja, en rekord. Kan du huske dem? Jeg var faktisk rense ud alle mine gamle 33s og 45s. Jeg ved … chokerende, at jeg &';. m organisere noget eller rengøring ting ud

Anyway, jeg fandt Van Halen &'; s OU812 og mens jeg &'; m ikke virkelig en fan af hård rock, der kun har denne ene album, en af ​​mine favorit sange er “ Finish Hvad Ya Startet &"; Da jeg fandt det, jeg grinede på titlen, da jeg &'; ma “ brudt rekord &"; når det kommer til at gentage denne favorit sætning til mine klienter

Og selvom denne sang handler om at bryde op, jeg er nødt til at grine af, hvad tænker for mig:. Jeg tænker over alle de små post-it sedler synger til dig fra hele dit skrivebord:

♫ ♪ ♪ ♫ “ Kom nu baby, afslutte, hvad du startede, I &'; m ufuldstændig … &"; ♫ ♪ ♪ ♫

Så hvad laver du med alle dem, “? Incompletes &"; Disse ensomme små opgaver og projekter er at få tabt under den seneste tilstrømning af oplysninger, du netop har modtaget. Udover at blive begravet, du &'; re også få trukket væk af den uendelige opkald på din mobiltelefon, e-mail, instant messaging og dit kontor telefon. Og du &'; re længsel efter at se på, hvad &'; s på Facebook, You Tube eller Twitter i dag. Du &'; re ivrig efter at se, hvad dine venner siger, og hvad forretningsmuligheder kan vente “. Derude &";

Men vent et minut. Hvad om, hvad &'; s herinde? I dit kontor? Hvad om, hvad &'; s lige foran dig? Har du færdig med denne, at og de andre ting derovre?

Og en masse af det har at gøre med at få oplysninger, hvor det hører i stedet for at overlade det på post-it sedler, juridiske pad, i e-mails eller i din telefonsvarer. Det handler også om at få alt et skridt nærmere gjort … eller gået

Og lad &';. r bare stoppe her for en anden, så jeg kan minde dig …

Det &'; s så vigtigt at indsamle lignende oplysninger i ét sikkert system, som jeg vil definere som en enkelt, konsistent metode til lagring og behandling af oplysninger, som &'; s kommer i dit kontor. Det er et system, du &';. Ll bruge og stole på regelmæssigt

For eksempel alle dine gøremål, projekter og påmindelser nødt til at gå ind i et sikkert system. Det &';. Sa enkelt opgave liste, der giver dig mulighed for at henvise til dem let og skride til handling i henhold til dine måldatoer for handling

Samme gælder for din kalender og dine kontaktoplysninger systemet – et sted, hvor du kan gemme og finde lignende oplysninger.

jeg sammensat en liste på 6 kilder gøremål, som du kan se og konsolidere til en enkelt, sammenhængende Opgave liste, elektronisk selvfølgelig. Luk døren, sluk din celle, sende opkald til voice mail, don &'; t se på e-mail og stå af internettet

Saml alle de ldquo &;. Stuff &"; på dit skrivebord i en bunke, og begynde at bygge eller fortsætte opbygningen af ​​en elektronisk opgaveliste til at fange alle de kilder til din gøremål – dem, der kan være gået i stå, glemt eller potentielt ufuldstændige. Så kaste eller fil alt, hvad du kan!

1. Papirer og filer
Kig efter en mulighed for at indgive papirer og filer, og bemærk eventuelle handling skridt på din opgaveliste. Toss papirerne, der var blot påmindelser, hvis de don &'; t hold en nødvendige oplysninger. Hvis papirer og filer ikke kan arkiveres væk eller kastet, skal du bruge en lodret sorteringsanlæg at holde dem organiseret alle på ét sted.

2. Bogføre den noterer
Disse er ofte små skatte af kontakt eller kalenderoplysninger, men kan også repræsentere gøremål. Begynd at bruge de elektroniske kontakter og kalender komponenter i din e-mail-system, så du hurtigt kan indtaste disse oplysninger i en enkelt betroet system. Indtast nogen gøremål i din opgave liste, herunder relevante oplysninger, og kaste den post-it noter!

3. Møde noter
Møde noter kan være en bred vifte af store oplysninger. Eller … de kan være noget overhovedet. Husk, at notater fra møder nogle gange bliver taget, når du &'; re kede eller du &'; re blot forsøger at huske, hvad du &'; re hørelse, men aren &'; t havde brug efter mødet. På andre tidspunkter, er det nødvendigt at holde disse noter, men ikke blandet sammen med handling trin. Så bryde det ned. Få din gøremål på din opgave liste, indsende de nødvendige noter i den pågældende fil og kaste resten.

4. Juridiske puder og spiral notesbøger
Disse er så populært for den daglige oplysninger, herunder noter fra opkald, møde noter, ideer og gøre lister. Den største faldgrube her er, at der &'; s for meget information alle blandet op på ét sted, og det hele hører et andet sted. . Virkelig

Desværre, for mange fagfolk ønsker at holde dette “ dagbog &"; slags for at referere tilbage til senere. Men der er et par problemer med dette:.

a) Der &'; s ingen indeks eller Indholdsfortegnelse til dine noter, så du nemt kan finde det, du &'; re leder efter

b. .) Nogle gange er der &'; s ingen “ senere &"; hvis du tror du &'; ll komme tilbage til disse senere. Sikker på, du &'; ll sandsynligvis bladre tilbage igennem, hvis du &';?. Re på udkig efter et navn eller telefonnummer, men er du virkelig kommer til at gå tilbage og se på resten af ​​disse notater

c) Ofte har du at kigge to steder for at kontrollere, hvis du lægger oplysningerne i din notesblok eller i et andet system som kalender, kontakter, din opgave liste eller i en fil. Du må ikke stole, hvor du lægger det, så du er nødt til at tjekke alle mulige steder, og hvad spild af tid, der er.

Så gennemgå dine puder af noter så hurtigt som muligt. Riv alle sider, der har skrive på dem. Overfør tiltag skridt til din opgaveliste. Tragt referenceoplysninger i computeren og fil noget, der skal arkiveres. Hold din blok papir tom med en blank side på toppen, så du &';! Re klar til det næste opkald, møde eller idé med en ren tavle

5. E-mail og voice mail
Don &'; t glemmer at gennemgå disse skjulte tilflugtssteder for gøremål og andre oplysninger. Det &'; s bedste for at holde alle indbakker som disse tomme, så du ved, at du &'; ve taget sig af alt og det &'; s videre til næste trin. Dette gør ikke &'; t betyde, at du &'; ve afsluttet alt fra disse kilder, bare at du &'; ve fået dem ud af indbakken og et skridt nærmere til “ gjort &";.

6. Din svage hukommelse
Nå, måske kun mine er svag, men jeg kan fortælle dig, at du har brug for at få “ incompletes &"; ud af dit hoved så hurtigt som muligt eller risikere at miste den store idé eller opfølgningen, du skal gøre for at ny kunde. Det &'; s ikke værd at risikoen! Få din gøremål ud af dit hoved og ind i din betroede opgave liste, så du kan planlægge, prioritere og være proaktiv
.