Hvad skal medtages i Personale-filer for nye Medarbejdere

Når du træffe beslutning om at ansætte en ny medarbejder, du &'; ll ønsker at sikre, at en personalepolitik fil er udviklet til ham /hende, og at den indeholder alle krævede dokumentation og andre relevante materialer. Herunder den relevante papirarbejde i en personalepolitik fil kan beskytte både arbejdsgiver og arbejdstager, juridisk og andet. Følgende liste itemizes hvilke dokumenter skal indgå i en medarbejder &'; s fil:

1. Ansættelse brev – dette brev dokumenterer medarbejderen &'; s startdato, begyndende løn, kontor placering (hvis organisationen har mere end ét kontor) længden af ​​prøvetiden, samt alle andre oplysninger, organisationen kræver. Dette brev kan hjælpe med at beskytte både den ansatte og organisationen, da det klart sætter betingelserne for beskæftigelse.

2. Form I-9 - bevis for amerikansk statsborgerskab, der kræves af føderale lovgivning. Alle arbejdsgivere skal have medarbejdere udfylde denne formular og indsende den relevante dokumentation. To former for identifikation er forpligtet til at kontrollere statsborgerskab (f.eks driver &'; s licens og fødselsattest)

3.. W-4 – Medarbejderen udfylder denne formular, som kræves af føderale lovgivning. Færdiggørelse er det nødvendigt for din arbejdsgiver at tilbageholde den korrekte føderale indkomstskat fra din løn. Dette skema indeholder også "husstandens &"; information og dokumenterer antallet af pårørende medarbejderen vil hævder

4 Dokument verificere, at medarbejderen har læst og forstår alle politikker og procedurer (regelmæssige og personale) Dette... formular skal underskrives og dateres af medarbejderen

5 Medarbejder &';... ansøgning, følgebrev, CV, og /eller henvisninger Denne information giver et øjebliksbillede af medarbejderen &'; s beskæftigelse historie og kan være nyttige, når skrive og indsende tilskud

6 Emergency kontaktoplysninger formular –... Denne formular bør indeholde navne, adresser og telefonnumre på mindst to personer, der kan kontaktes i tilfælde af en nødsituation

7. En kopi af eventuelle nødvendige licenser eller certificering. For eksempel, hvis en medarbejder er ansat til at fylde en licenseret socialrådgiver stilling, vil du ønsker en kopi af hans eller hendes nuværende licens.

8. Den medarbejder &'; s jobbeskrivelse, som bør omfatte positionen &'; s vigtige job opgaver (kræves af amerikanerne med Disabilities Act), ansvar og forventninger arbejde (fx rejser, aften- og weekendarbejde)

9.. En kopi af den ansattes &'; s mål og målsætninger under hans /hendes prøvetid. En betingelse for fastansættelse, kan være betinget af færdiggørelsen af ​​disse mål og målsætninger

Oplysninger, der bør indgå i medarbejderen &'; s fil efter prøvetiden er som følger:.

1. Årlige mål og målsætninger, at arbejdsgiver og arbejdstager udvikle i fællesskab. Medarbejderen bør klart forstå, at han /hun vil blive evalueret på udførelsen af ​​disse mål og målsætninger.

2. Den årlige evaluering af ydeevne, underskrevet og dateret af både arbejdsgiver og arbejdstager. Evalueringen bør identificere medarbejderen &'; s styrker og svagheder, og identificere handling skridt (med deadlines) medarbejderen kan tage for at løse specifikke svagheder

3.. Disciplinære foranstaltninger oplysninger, hvis det er relevant.

4. Opsigelse oplysninger, hvis det er relevant. Når en medarbejder forlader organisationen, bør der være dokumentation vedrørende medarbejderen &'; s. Slutdato (til at skære hans /hendes sidste kontrol), og en situation, hvor han /hun forlod (f.eks fratræden, fyring)

5. En fortegnelse over medarbejderen &'; s periodiseres og brugt ferie orlov, sygefravær, eller andre former for orlov (f.eks jury, barsel)

6.. Forsikring gives til eller købt af den ansatte (f.eks læger, tandlæger, vision, liv, kortvarig eller langvarig invaliditet).

7. 401 k eller andre pensionering planen oplysninger.

8. Dokumentation vedrørende interne og eksterne udvalg, som medarbejderen er involveret. Deltagelse i udvalgsmøderne kan være en del af den ansattes &'; s årlige mål og målsætninger

9.. Uddannelsesbog – personale filer skal indeholde uddannelse medarbejderen har afsluttet. Træning kan omfatte læsning arbejdsrelaterede materialer, intern uddannelse (f.eks gæstetalere på personalemøder, personale medlem præsentere hans /hendes kolleger), og ekstern uddannelse (fx uddannelse af andre agenturer, workshops, konferencer, teleclasses, teleseminars, webinars). Fastholdelse kopier af eksamensbeviser kan være nødvendig for at opfylde licensure eller certificering krav

At sikre, at den enkelte medarbejder &'; s. Personale fil indeholder den relevante dokumentation er med til at beskytte arbejdsgiver og arbejdstager, sikrer, at arbejdsgiveren overholder alle statslige og organisatorisk krav, og giver kontaktoplysninger i nødsituationer i tilfælde medarbejderen er involveret i en ulykke. Da de fleste af oplysningerne i personale filer er fortrolige, så sørg for, at disse filer opbevares i et aflåst og sikkert sted

Copyright 2009 &kopi; Sharon L. Mikrut, Alle rettigheder forbeholdes
.