Telefon Skills - Top Telefon Tips til professionelle kontorer

Det indtryk en telefon ringer formularer, når de først kontakte din professionelle Office kan have en direkte indflydelse på din succes. Den travle sekretær eller receptionist kan hurtigt vedtage holdninger og vaner i telefonen, der er, for at sige det mildt, nedslående til dine kunder. Her tilbyder vi nogle centrale telefon færdigheder tips og teknikker til at opdatere din Office-Team.

Det forbavser ofte mig, at en professionel vil tænke noget for at bruge enorme mængde af kontanter på at erhverve sine kvalifikationer og etablering af kunstfærdige kontorer, og alligevel vil være tilbageholdende med at tilbringe en selv en lille mængde på telefon Skills Training for deres medarbejdere. I min egenskab af en Telefon Skills konsulent og træner, har jeg set kontorer øge deres indtægter med 30% eller mere ved at indføre nogle grundlæggende Best Practice og nogle centrale Telefon Skills Training.

Telefon Skill niveau af alle, der interagerer med kunder kan være lige så vigtige for succes som kvaliteten af ​​Professional Services.

Virkningen af ​​Client Experience
Det er vigtigt, at alle i Office værdsætter vigtigheden af hans eller hendes rolle på hver interaktion Client. Hver har beføjelse til at vinde eller tabe kunder. En klient kan gøre en beslutning om at gå til en konkurrent eller at bo med din tjeneste baseret på en negativ oplevelse i telefonen med et medlem af dine medarbejdere. Denne næsten helt sikkert vil ikke være tilsigtet, den ansatte havde et lavt niveau af bevidsthed om de små ting, der tæller på en telefon.

Målet med hver enkelt kunde, er at mødes og overstiger forventningerne. Dette vil sikre en positiv oplevelse, der vil holde klienten kommer tilbage. En negativ oplevelse kan meget vel betyde, at klienten vil gå til en anden professionel. &'; Møde forventninger &'; betyder, klart, hvad en klient forventer – i dette tilfælde i en telefon interaktion – og levere dette. Manglende identifikation af disse væsentlige elementer på telefonen vil udløse en negativ oplevelse.

På et meget grundlæggende, men kritisk vigtigt niveau, en fattig hilsen vil udløse en negativ oplevelse, og en varm og indbydende hilsen vil tilskynde vores ringer op.

Udløsning en negativ oplevelse på Den Telefon
Ting, der hurtigt udløser en negativ oplevelse på telefonen omfatter –

1. Ingen hjem – ringer telefonen, og ringe. Bedste praksis er svaret inden for 3-4 ringe
2. Skolen Lærer Voice Mail - En lang, bureaukratisk voice mail giver dig direkte ordrer
3. Den Sing Song Sekretær – hvis hilsen er så automatisk, du kan &'; t høre et ord
4. Reverse Obama – i stedet for &'; Ja, du kan &' ;, den, der ringer bliver mødt med, &'; Du kan &'; t &' ;, &'; Vi kan &'; t &' ;, &'; Vi vandt &'; t være i stand til &'; og så videre
5. Computer Voice – den kolde, upersonlige person, der gør mig ked af at ringe på alle!

Hvordan man laver det positivt indtryk
Sikre dit hold forstå, at din professionelle Office ØNSKER Klienter, at en del af deres rolle er at tilskynde vores kunder til at ønske at bo hos os. Fokus dem på at bruge alle deres evner til positiv indflydelse Kunden. Don &'; t nag dem og nitpick løbet problemer, hvis du tilflugtssted &'; t forklarede tydeligt, hvad du ønsker fra hver af dem. . Ros og tilskynde god brug af telefon færdigheder og procedurer for bedste praksis

Key telefon færdigheder & tips er –
1. En varm positiv hilsen – ændre din hilsen regelmæssigt, så det er stadig frisk. &'; Godmorgen &'; eller &'; God eftermiddag &'; er meget mere indbydende at andre hilsener. Den generelle format er &'; Godmorgen, Jones Rådgivning, Maria taler, hvordan kan jeg hjælpe dig &';?
2. Have en positiv Voice Mail Message – hvis telefonsvarer er picking opkaldet, skal du sikre din besked er positiv, kort og indbydende.
3. Få den Caller &'; s navn og bruge det – undlade at bruge navnet, eller bruger det uhensigtsmæssigt vil give, at kold &'; computerstemme &'; virkning. Brug af opkalds &'; s navn gør opkaldet
4 varm og personlig.. Giver positive verbale nikker – lad den, der ringer kender du lytter &'; Sure &' ;, &'; Intet problem, &'; jeg se &' ;, &'; Jeg forstår &' ;, gentage tilbage information osv
5. Bekræft forståelse – opsummere Client &'; s anmodning eller forespørgsel. Dette sikrer, at du forstår, og også lyder meget professionel til Kunden. &'; Bestemt, Du vil gerne have en aftale så hurtigt som muligt &';
6. Hold den, der ringer informeret – lad dem vide, hvad du gør, ved hjælp af en frisk, men venlig tone. &'; I &'; ll bare kigge op Hr Jones dagbog for denne dato … Ja, jeg har det nu &';
7. Brug positive, konkret sprog. Brug positive ord som glad, god, bedste og så videre. &'; Lyder det gode &'; er meget bedre end &'; Er det OK &'; De mere positive ord, der bruges, jo bedre indtryk din klient vil få. Ligeledes mere konkret sprog som &'; straight væk &'; eller &'; absolut &'; vil også opbygge tillid i din organisation.
8. Hvis du skal angive en negativ, altid slutte med en positiv indstilling. &'; Desværre har vi don &'; t har en aftale for den pågældende dag, kunne jeg foreslå den følgende uge &';?
9. &'; Foreslå &'; at Kunden gøre noget, snarere end at give aggressive direkte ordrer. &'; Kan du sende i … &' ;, &'; Det ville være dejligt, hvis du kunne af … &'; &'; Det er vigtigt, at vi får … &';
10. Bekræft alle møder, arrangementer og aftaler i slutningen af ​​opkaldet og via e-mail – dette undgår misforståelser og ser meget professionel.
11. Har en varm, positiv tæt på. Husk, at folk husker den første og de sidste indtryk på telefonen.
12. Registrere eventuelle noter eller ordninger straks.

Enhver professionel kontor ville være klogt at opdatere Telefon kvalifikationer og Etikette 2 eller 3 gange om året. Dette kan gøres med en workshop, hvor Team diskuterer bedste praksis og deler deres egne tips og teknikker. Husk, hver enkelt af disse ansatte virkelig gør en forskel for din succes
 !;