Er min virksomhed for lille til Project Management?

Du kan tro, at din virksomhed er bare for lille til BIG Project Management teknikker, men det er simpelthen ikke tilfældet. Don &'; t lade alle de fancy udtryk som Network diagram, Gantt-diagram, og Work Breakdown Structure skræmme dig. Og don &'; t bekymre dig, hvis du don &'; t vide, hvordan man bruger Microsoft Project eller Primavera eller anden PM softwareprogram derude … du don &'; t brug for det.

Projektledelse handler om at organisere dine data til et bestemt projekt, og opdatere det som projektet skrider frem. Du kan bruge et Word-dokument eller et Excel-regneark, hvis du kan lide, så længe du har noget dokumenteret til dit projekt, er du bidrager til succes for dette projekt.

Lad &'; s revidere definitionen af ​​et projekt … et projekt har en begyndelse og en slutdato med definerede ressourcer. Så hvis du har et projekt, der skal starte i morgen og ende ved næste fredag ​​med et sæt budget på $ 1000 og 2 entreprenører, der arbejder på det … Du har et projekt! Og du kan styre det effektivt ved at starte med en pen og papir. Ikke overbevist endnu? Okay, lad os &'; s gennemgang, hvordan vi kan opnå dette ...

Først skal du bestemme, hvor mange arbejdsdage du nødt til at fuldføre projektet, minus Holidays, weekender (medmindre du er en arbejdsnarkoman ligesom mig), og planlagt ferier. Så få dine kalendere ud og begynde at tælle. Dernæst tøddel dette nummer ned til fremtidig brug.

Nu til opdeling opgaverne. Du kan nemt oprette en Work Breakdown Structure, fordi det er noget mere end en meget glorificeret detaljeret oversigt. Niveau 0 er det vigtigste projekt mål, Niveau 1 er den første opgave, så kan du tilføje delopgaver nedenunder det og gå videre til at tilføje din næste niveau (er). For eksempel, her ville være en stikprøve WBS for at gøre fransk toast. * min personlige favorit *

Level 0 Lav fransk toast
niveau 1 Saml ingredienser (eller materialer)
(det er okay at liste ingredienser nedenunder niveau) dvs spatel, pan, æg, brød, kanel osv …
niveau 2 Forberedelser
forvarme pan
Tilføj smør at panorere
Pisk æg i skålen med kanel
Level 3 Kog
Dip brød i æggemassen på begge sider
Tilføj brød at panorere
Flip når den ene side er brun
Fjern når anden side er brun
Niveau 4 Clean Up
Wash gryde og spatel
Skyl retter og sat i opvaskemaskinen
Put væk ingredienser
Rent bord

Jeg valgte ikke at medtage opgaven med Eating, selv om det var fristende. ;-)

Så nu har du dine opgaver fordelt i niveauer med delopgaver, nu du bare tildele dem. Ved siden af ​​hver opgave sætte en person &'; s navn, en af ​​dine ressourcer. Så har dem anslå, hvor mange timer, dage eller endda minutter det vil tage at fuldføre hver opgave. Involvere altid dine medarbejdere i denne proces.

Nu er du klar til at gøre nogle grundlæggende beregninger. Tilføj op timer (eller hvad måleenhed du brugte) for hver ressource og multipel at ved deres løn sats og Voila! Du har en stor begyndelse omkostningsanalyse til dit projekt.

Det næste skridt ville være at tilføje i udgifter til materialer, udgifter og sådan og tilføjer, at til begyndelsen cost analyse tal og trække fra dit samlede budget. Er du under eller over budgettet? Hvis under, godt for dig! Hvis over, er du nødt til at gå tilbage til din disposition, og se, hvor du kan skære ned på den tid, for nogle af de opgaver, eller måske spare lidt på billigere materialer. Bedre endnu, hvilke opgaver der kan gøres samtidigt! Din absolut sidste udvej er at skære lønsatser. Du har brug for dine ressourcer glade og produktive. :-D

Når du har de ønskede tal, tage alle disse oplysninger og sæt den i et Word-dokument med en tabel eller punktopstilling, eller Excel med rækker og kolonner.

Her er nogle tips: Restaurant • Brug cellerne i en tabel eller celler i et regneark for at plotte efter dag, uge ​​eller opgave
• Brug excel Sum knap til alt kolonner og rækker med 1 klik
• Fremhæv eller skygge i farve kritiske opgaver, som skal være afsluttet til tiden

holde det simpelt er nøglen til mindre virksomheder som mig selv, men tro mig, du bruger de grundlæggende begreber i Project Management, og du kan få succes med det. Giv det en chance! Hvis du går i stå, giver GCLS en opfordring til en gratis konsultation 30 minutter. Indtil da …
.