Regnskab Software Succes: Valg af et Implementation Partner

Valg af et Implementering partner for din nye regnskabssystem

Ud over at vælge den relevante regnskabssystem, en af ​​de vigtigste beslutninger, du &'; ll gøre i løbet af et regnskabssystem opgradering er, at din implementering partner. Dette vil typisk være en regnskabsmæssig softwareleverandør, en værditilvækst forhandler (VAR), en CPA firma, en uafhængig konsulent, eller en anden betroet rådgiver.

naturligvis mange brugere forsøge at gennemføre regnskabssystemet implementering selv. Jeg vil kun anbefale, at hvis du har erfaring med den aktuelle version af softwaren og et indgående kendskab til branchen miljø, du arbejder indenfor. I mine relationer med klienter ville jeg altid påpege, at de typisk kendte deres behov og miljø, og jeg vidste softwaren. Men ingen af ​​os “ didn &'; t vide, hvad vi didn &'; t ved &" ;, så at sige. Så jeg kunne være i stand til at foreslå funktionalitet eller forretningsprocesser den software, indkvarteret, der gjorde deres job lettere og gearede deres software investering. Ligeledes ville de ofte skubbe mig at få softwaren til at gøre ting, som det måske var ikke &';. t designet til at gøre, i hvert fald ved første øjekast   ; Det er virkelig et symbiotisk forhold. I don &'; t tror, ​​der nogensinde var en installation, hvor jeg didn &'; t lære noget fra klienten, som jeg bibringes også min regnskabssystem viden til dem
.
Typisk et regnskabssystem sælgeren vil have en certificeringsproces for at uddanne installatører på et eller flere niveauer af certificering. Dette kunne omfatte “ Certificeret konsulent &" ;, eller anden formel status. Kontroller med leverandøren for at se, hvad deres certificeringer er, og måske få en liste certificerede installatører i dit område. Ofte individet eller virksomhed, der har hjulpet dig gennem due diligence og erhvervelse fase kan være defacto udbyderen. Det giver en vis forstand, da de forhåbentlig har fået meget viden af din virksomhed i hele denne proces. Men hvis du er usikker på deres kvalifikationer er det fornuftigt at gøre lidt forskning. også lidt venskabelig konkurrence blandt konkurrerende installatører kan give dig nogle løftestang i at få mere værdi for dit projekt budget .

Et andet vigtigt aspekt er, hvor mange implementeringer af regnskabssystemet har tjenesteyderen gennemført ? De fleste installatører vil være i stand til at give dig den fornødne 3 referencer – og du bør følge op med dem. Men betyder installatøren har erfaring i din branche ? Har de installeret den seneste version af softwaren ? Har de har flere certificerede installatører på personale ? Jo større deres bred erfaring i miljøer ligner din; jo bedre chance for en smidig installation
.
Et spørgsmål vi også ofte stødt involveret teknisk support . I nogle tilfælde vores udsigter ville spørge, om vi forudsat 24/7 support, 365 dage om året . Det altid syntes lidt ekstrem – kun de største leverandører kan tilbyde, at . Men at sikre, at flere metoder til støtte var til rådighed, måske inklusive en tech &'; s mobiltelefonnummer til nødsituationer, er hensigtsmæssig. Disse alternative metoder kan omfatte på online-vidensbase ( som er tilgængelig 24/7/365), passende online-hjælp, manualer, 800 telefonsupport, e-mail-support, og tilpassede brugervejledninger !. Dette sidste punkt er især nyttigt i løbende uddannelse af nye medarbejdere eller når cross uddannelse er nødvendig.

Selvfølgelig &'; ll ønsker at fuldføre en behovsanalyse. Hvis du ikke har fuldført en, mange leverandører har en de vil lede dig gennem. I Faktisk, selvom du tror, ​​du ved, hvad du har brug for, er det nogle gange hjælper at tale med sælgeren for at se, hvad deres andre klienter har gjort for at gøre deres systemer mere effektive. Se en prøve af en behovsanalyse dokument AcccountingSoftwareSuccess.com. Og ved hjælp af markeringsværktøjet på AcccountingSoftwareSuccess.com vil hjælpe dig med at identificere mange af dine behov, kan du senere drøfte med din leverandør
.
Mange perspektiver udnytte en RFP proces at samle leverandør svar. Hvis du gør dette holde én ting i tankerne – nogle af de bedste leverandører don &'; t reagerer . De don &'; t har til. De forbliver travlt med at holde deres kunder tilfredse med fakturerbare arbejde ! Kræver en sælger til at fuldføre en omfattende RFP med hundredvis af basale spørgsmål som &ldquo ; Har du systemet udskrive checks &"; dræne deres ressourcer, og nogle af de bedste affald til at reagere . De påpeger endvidere, at uden en dialog om systemets muligheder versus behov du ikke stille de rigtige spørgsmål (“? nogensinde tænkt over EFT for kreditorbetalinger &";). Hvis du insisterer på at bruge en RFP, holde det kort og fremhæve kun unikke kompetencer, som kan differentiere systemerne. Bedre endnu, bruge markeringsværktøjet på AcccountingSoftwareSuccess.com. Det &'; s præcis, hvad vi gør
Når du har revideret behovsanalysen du måske ønsker sælgeren at give en redegørelse for Resultater angiver, hvor deres systemer løse dine behov, hvor eventuelle mellemrum kan være mellem dine behov og deres løsning, og hvordan de vil anbefale adressering disse huller (såsom tredjeparts løsninger eller brugerdefinerede programmering).

enhver vellykket gennemførelse begynder med en solid projektplan, og du skal sørge for din partner bruger én. Det kan være så simpelt som et regneark af sekventielle trin eller så omfattende som et Gantt eller PERT diagram. Men sørg et sådant findes, og at alle er i aftale om tidslinjen og ansvarsområder. Alle kender en kontoplan vil være påkrævet.   ; Men hvem kommer til at designe det ? Hvem skal sætte den op ? Og hvis det installatøren, hvor meget tid de er budgettering og hvad der vil, at omkostningerne ? Der bør faktisk være flere dele til gennemførelsen plan.

første er det, vi kalder den ldquo &; Køreplan &" ;, eller den overordnede tidslinje og proces af hele processen, herunder due diligence, godkendelse, erhvervelse, ombygning mv   ; En god partner vil foregribe den nødvendige tid til dette og indstille forventninger i overensstemmelse hermed. For mange gange en installatør vil sige, “ Vi kan gøre en implementering i 3 uger &ldquo ;, men betyde, at de kan gøre en installere i 3 uger! . Det kan ikke være tilstrækkelig tid til de førnævnte trin. Så vær realistisk, og kræver, at din installatør være så så godt.

anden del af planen er diagrammet eller regneark, der viser de enkelte opgaver – Design Kontoplan, Enter Sælgere, Konverter Begyndelse Vægte osv Disse vil have tilknyttede opgaverne og tidsrammer . Igen, sørg for at der er buy-in og enighed fra alle involverede parter, og tildeles passende ressourcer .

Endelig er der de arbejdspapirer . Det er de redskaber teamet bruger i faktisk udfører arbejdet, og undertegnelsen på der er afsluttet. Disse vil omfatte en kopi af den endelige kontoplan , en kontooversigt for begynder balancer, en liste over de første leverandører til at set-up osv Sample kopier af alle disse dokumenter findes på whitepaper afsnit af AcccountingSoftwareSuccess.com
.
Et noget unikt , men meget værdifuldt koncept er, at af et konferencelokale pilot. Dette indebærer etablering af en fuldt funktionel (eller næsten), der arbejder model af den endelige “ gå live &"; Systemet. Det sker i et testmiljø (for eksempel et mødelokale), og transaktioner bliver behandlet, procedurer hamret ud og dokumenteret, rapporter er udformet, osv Ved at gøre dette, du arbejder ud bugs og har en mere testet proces til at rulle ud til slutbrugerne på go-live-dato.

Naturligvis med installationsprogrammet på stedet, og alle har adgang til “ den professionelle &" ;, alt har tendens til at gå godt . Det &'; s når din mentor blade, at tingene kan gå galt. Det er derfor, i tillæg til din løbende støtte bør du planlægge en 30 og /eller 90 dage gennemgang, samt en årlig gennemgang, som en del af det oprindelige projekt. Den tid til at finde, at løn periodisering ikke clearing som forventet er i periode 1, ikke Periode 13. . Fordelen for denne minimal investering kan ikke overvurderes Dette kan normalt selv gøres på afstand at minimere udgifterne.

hold du samles for at deltage i din implementering er så vigtigt for din succes som er det program, du vælger. Sørg for at du forsikre din succes ved at inkludere disse vigtige skridt i din implementeringsplan
.


.