Besvarelse Spørgsmål uden at miste kontrol over din tid

Har du nogensinde set en højttaler løber tør for tid, fordi han eller hun brugte for meget tid på at besvare meget grundlæggende eller meget avancerede spørgsmål, der var irrelevante for de fleste af publikum?

For eksempel et par år siden deltog jeg i en præsentation om brug LinkedIn. Programmet beskrivelse lovede et overblik plus et par konkrete skridt til at forbedre succes ved hjælp LinkedIn. Taleren fik omkring ti minutter inde i hendes præsentation til et publikum på mere end hundrede, da hun blev afbrudt af nogle få mennesker, der stillede meget konkrete spørgsmål.

Hun svarede hvert spørgsmål grundigt, men problemet var, at de fleste af spørgsmålene var enten irrelevant for resten af ​​publikum (for eksempel "hvad gør jeg, når jeg får denne fejl når jeg prøver at logge ind min konto? ") eller for avanceret (" kan du gå os gennem de konkrete skridt til at oprette og moderate grupper? ") eller tog for meget tid.

Med mindre end ti minutter at gå, før udløbet af sin tidsfrist, havde hun kun gjort det gennem en tredjedel af hendes præsentation og almisser. Jeg talte med mange mennesker bagefter, der var frustrerede og skuffede over, hvor hun havde ladet præsentationen komme ud af kontrol, uden at levere, hvad hun havde lovet.

Mens spørgsmål normalt signalere, at spørgeren er interesseret i, hvad du har at sige, har du også en forpligtelse til at dække det materiale, som publikum forventede, baseret på beskrivelsen af ​​din præsentation, eller hvordan det blev annonceret. Og især med et stort publikum, ikke alle spørgsmål er relevante nok til alle andre til at gøre det umagen værd for dig at tilbringe tid væk fra din planlagte præsentation.

Her er fem strategier til at sikre, at disse meget specifikke eller stort set irrelevante spørgsmål ikke tager op alle din præsentation tid:

1. I beskrivelsen om din præsentation, skal du indstille forventninger til det niveau, som du vil fokusere på – nybegynder, mellemliggende, avanceret – og derefter holde sig til det. Husk, at du er i kontrol over præsentationen og timing, og det kan som regel ikke få ud af kontrol uden din medvirken.

2. Ved starten af ​​præsentationen, så lad publikum vide, om, hvordan og hvornår du vil håndtere spørgsmål.

3. Hvis situationen tillader det, bede folk om at skrive deres spørgsmål om kartotekskort eller huskesedler under præsentationen, derefter indsamle og gennemgå dem og vælge nogle, der er mest relevante at besvare.

4. Når nogen stiller et spørgsmål, anmode om, at de sparer det til at spørge igen tæt på slutningen af ​​din præsentation, hvis du ikke har besvaret det i løbet af din almindelige materiale.

5. Må ikke være bange for at ikke besvare spørgsmålet – forklare, at dit svar kan være for specifik eller ikke finder anvendelse på nok andre mennesker i publikum, og anmode om, at personen tager spørgsmålet "off-line", ved at spørge dig en-til-en i en pause eller efter din præsentation.

Mens det er godt at være lydhøre over for spørgsmål, er du også nødt til at undgå at lade dem afspore dig fra dækker din besked inden for den frist
.