Nye måder at opfylde - Strategier for virtuelle teams og alternativer til face-to-face møder

Der er ingen tvivl om det - møder tage en god mængde af vores tid på en ugentlig basis. Tænk tilbage i et minut på al den tid du har brugt på møder det seneste år - uanset om de var møder én-til-en eller et gruppemøde i et mødelokale. WOW, det er en masse af tid brugt møde! Var det alle nødvendige? Og hvor meget tid blev brugt rejser til og fra disse møder? Ville nogle af dem har været lige så effektiv uden alle i den samme fysiske sted?

Har alle møder skal være ansigt til ansigt møder? Det er et spørgsmål folk spørger ikke ofte nok. Det er ikke så "nye" eller radikal et begreb, som det ser ud ved første rødme. Er det ikke en telefon kalde en form for virtuelt møde? Men vi er så vant til at mødes ansigt til ansigt, at vores naturlige reaktion er at synes, det er nødvendigt. Men er det altid nødvendigt? Og er der en bedre måde at bruge både tid og penge bare at komme til og fra disse møder

Nu ikke få mig forkert?; Jeg foreslår ikke, at du bruger telefonkonferencer, web møder og videokonferencer til fuldt ud at erstatte ansigt-til-ansigt møder. Der er nogle tidspunkter, og visse spørgsmål, der skal drøftes i person. Jeg er bare opfordre dig til at tænke over alternativer og overveje dine muligheder:

> > > KONFERENCE CALL

Ahhh - den gode gamle konferencen. Hvor ofte mennesker overser denne gennemprøvede og forsøgte metode til at møde virtuelt. Ofte vil en person ønsker at diskutere et par spørgsmål om et projekt med mig og de vil ønske at mødes, som regel i byen. Nu, hvis du har forvandlet til en by, du ved, at du nemt kan tabe 2 timer af din dag lige der. De fleste gange disse møder kan nemt blive afholdt som en almindelig gamle konferenceopkald. De er overkommelig og let at sætte op.

Faktisk, hvis du har 2 telefonlinjer i dit hjem kontor fleste telefoner i dag, vil lade dig hurtigt at oprette et telefonmøde med 2 andre mennesker uden at behøve en operatør eller tjeneste at etablere opkaldet

>. > > Instant messaging

En gratis løsning, der giver real time tekst, stemme, eller videokonferencer er instant messaging. Programmer som Yahoo Messenger, MSN Messenger, eller AOL Instant Messenger er populære og let at lære at bruge. Alle disse programmer også give mulighed for at dele filer og fotos og kræver noget mere end en mikrofon og en billig webcam

>. ≫ > ONLINE Conferencing

Der er en række tjenester, der giver dig mulighed for nemt at oprette web-baseret konferencer. De tilbyder online møde plads, så du kan dele et diasshow med de mennesker, du inviterer til mødet.

Andre funktioner som realtid polling om feedback og komplet dokumentdeling (enhver fil på dit system, ikke bare diasshow ) gøre dette til en ideel måde at have et møde og samarbejde uden rejsetid eller omkostninger.

Nogle af disse tjenester vil også håndtere stemmen del af mødet, men jeg finder det ofte forringer kvaliteten af ​​mødet. Jeg normalt finde det bedst at bruge en almindelig telefonkonference for at håndtere stemmen del og lade dokumentet /diasshowet deling og polling til online møde tjenesten. Nogle af disse tjenester opkræve på en pr-bruger /pr-minut basis (men er stadig typisk billigere end alle de rejse)

>. ≫ > Videokonferencer

Hvis du ofte har brug for at mødes med de samme mennesker i de samme fjerntliggende steder kan det være værd at investere i mere hi-end videokonferenceudstyr. Kvaliteten af ​​dette udstyr er virkelig gået op de sidste par år, mens prisen på både udstyr og båndbredde er nødvendig for at bruge det er faldet.

Du behøver ikke engang at dedikere et helt rum til din videokonference . Polycom gør en bærbar model, der vejer mindre end 10 lbs og kommer som en integreret, alt-i-én enhed, der tilbyder "gå nogen steder" bekvemmelighed.

Du kan spare hundredvis af timer og tusindvis af dollars ved hjælp af video konferencer i stedet for ansigt-til-ansigt møder om nogle lejligheder.

Disse er blot et par enkle, realistiske alternativer til ansigt-til-ansigt møder, der er mange flere. Det centrale er at tænke på den slags ting bliver diskuteret. Hvis de er følsomme emner, eller det er det første møde for et nyt hold er det nok bedst at mødes ansigt til ansigt, men hvis det punkt med mødet er at brainstorme, diskutere ideer, eller arbejde på og redigere en gruppe rapport eller dokument, der er måder at gøre det uden det spildt tid og penge i alle communing i en central placering for mødet.

Så tænk om den type møder du normalt har, og overveje, om nogle af dem ikke kunne være lige så effektiv ved anvendelse af en alternativ metode til at opfylde hele afstanden. Så tænk over, hvordan du vil bruge den tid, du gemte
 !;