Din indbakke og hvordan man får det organiseret

Ved du, hvor mange e-mails jamming din indbakke? Er det 100, 1000, 5000, 10.000! Antallet vokser dagligt og sammen med det din stress og tabt tid. Du ønsker at rydde din indbakke, men du aldrig dedikere tiden. Kassen de nye funktioner i Outlook 2010, der gør organiserer Microsoft Outlook synes mere muligt.

Gå videre og se på antallet i din indbakke. Har du føler at du har en 100 pund vægt sidder på dine skuldre, eller smiler du, fordi du er en af ​​de sjældne få, der kun har denne uge &'; s e-mails, der venter for dig at beskæftige sig med? Antallet af e-mails, der sidder i din indbakke påvirker hastigheden af ​​dine Outlook søgninger og hvor meget tid du spilder rulle forbi den samme e-mail igen og igen.

Nøglen til at få styr på dine e-mails, forbedre din responstid og opholder sig på toppen af ​​kritiske handlinger og tidsfølsomme opgaver er at udvikle en tilgang til at behandle dine e-mails, både fra din computer og på dine mobile enheder .

1. Synkroniser alle dine enheder, så du kun behandle en e-mail, når
For små virksomheder, der don &';. T har adgang til et selskab server, der er oprettet en Google-virksomhed-konto og bruge Google-programmer til at forbinde din Outlook, telefon og iPad få adgang til din e-mail, kalender, kontaktpersoner og opgaver fra alle dine enheder. Du kan endda få adgang til din Gmail-konto fra hvor som helst, og synkroniseringen vil opdatere din Outlook, næste gang du er på din computer. Hvis du kun vil synkronisere din e-mail til din telefon og iPad, kan du bruge den gratis Gmail-konto, (bemærk, at du vandt &'; t kunne få adgang til din kalender, kontaktpersoner og opgaver)
2.. Brug Samtale Feature – i Microsoft 2010, hvor Samtaler er aktiveret, kan beskeder i din indbakke og andre e-mail-mapper organiseres af Samtale og dato. Dette er praktisk, når der er flere e-mails i en samtale, fordi du kan slette alle tidligere e-mails, og kun beholde den nyeste samtalen

For at tænde eller slukke Samtaler – På fanen Vis i samtalerne gruppen, skal du vælge eller rydde SHOW SAMTALE afkrydsningsfeltet AS. Klik derefter på alle mapper.

3. Opsæt din aktion og reference mapper
Action Folders – er for e-mails, der kræver handling
reference mapper – er for e-mails med ingen handling er påkrævet. Du holder disse e-mails til at henvise til dem senere, er permanente optegnelser eller er for skat og juridiske krav

Når du opretter din handling mapper, skal du skrive en periode “.. &Rdquo; foran navnet handlingen mappe. Tilføjelse perioden ændrer sorteringsrækkefølgen en flytter din handling mapper til toppen af ​​listen, og din “ Der henvises &"; mappe under dine Action mapper. Du kan også bruge tal 01, 02, 03, 04, hvis du foretrækker at organisere dine Action mapper i en bestemt rækkefølge. Foreslået Action mapper: Salg .Dette Week (der er to perioder her)
.Delegated – Deb
.Leads
.Parked
.Projects
.Receipts at udskrive
.travel
.Waiting Til /Afventer

For at oprette reference mapper, oprette en primær mappe kaldet “ Der henvises &"; og derefter mapper andet niveau ved hjælp af brede kategorier (eksempel Regnskab >. Budget 2012)

Adskillelse din handling og referencepunkter emails hjælper dig med at få kontrol over, hvad der kræver din opmærksomhed. Ikke mere at spilde tid rulle forbi e-mails, don &';. T kræver din opmærksomhed

Arranger dine e-mails ved Samtale, Fra – I Outlook 2010, på fanen Vis i ARRANGEMENT gruppen, skal du klikke på en af ​​de arrangement muligheder. En af de hurtigste måder at behandle dine e-mails er at arrangere ved Samtaler.

Organisering Microsoft Outlook e-mails er nemt, når du tilpasse det den måde, du ønsker at behandle dine e-mails. Nu hvor du har dine nye action og reference- mapper oprettet, kan du bruge de næste fire trin til at behandle din indbakke og få det til jorden nul eller tæt på nul afhængigt af dine præferencer.

Brug FAST Workflow beslutningsproces til hurtigt at beslutte, hvad den næste handling er. Med F.A.S.T. proces, har du fire valgmuligheder:

Fil – file emails i din reference mapper, der ikke har nogen handling. Træk og slip e-mails ind i den relevante reference mappe. En lille advarsel, på et tidspunkt, du bliver nødt til at rense ud disse mapper eller flytte dem til mappen Arkiv

Lov – disse er e-mails, der kræver handling af dig. Træk emails, der kræver handling

Tidsplan – få dine aftaler ind i din kalender, og gem som en heldagshændelse eller på et bestemt tidspunkt. Hvis du holder e-mailen for at henvise til ved udnævnelsen, skal du blot trække e-mail til din kalender og alle de info vil blive gemt i udnævnelsen. Slet e-mail

Toss – Læs og slette når det er muligt. Vær skånselsløs med delete-tasten. Du kan indstille din slettede mappe til at slette e-mails manuelt af dig, månedlige eller hvad tidsramme du foretrækker.

Hvis din indbakke er fyldt med flere e-mails, så kan du regne og organisere Microsoft Outlook virker som en skræmmende projekt, her &'; s hurtig metode til at få din indbakke tæt på ground zero hurtigt. Opret en aktion mappe “ .old EMAILS &"; Alt ældre end 7 dage går i denne mappe. Dette vil bidrage til at skabe nogle hurtige nødhjælp, og hjælpe dig med at få motiveret til at rydde dine mapper. Husk at planlægge i god tid til at organisere din gamle e-mails mappe
 !;