Det første skridt til Organisering Microsoft Outlook - Brug Kontakt Kategorier

Når det bruges til sit fulde potentiale, Microsoft Outlook er et kraftfuldt værktøj til produktivitet! Det kan dog hurtigt blive en kilde til stress og frustration for dem, der aren &'; t sikker på, hvordan man bruger det. Denne serie af artikler vil hjælpe dig med at øge din produktivitet ved at undervise dig om at organisere Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook-kategorier tillader dig at gruppere kontakter, hvilket gør det nemmere at finde, sortere og filtrere dine kontakter. Hvis alt du laver på dette punkt er at tilføje kontaktpersoner til din liste uden at organisere dem, foreslår jeg at tage det et skridt videre ved at bruge kategorier for at gøre Microsoft Outlook arbejde hårdere for dig. Nogle anbefalede Kontakt Kategorier er Vendor, Client, Prospect, reklame, Ressource, Familie, personlig osv, selvfølgelig bør du skræddersy dine kategorier til dine behov. Det er nemt at tilføje, slette og ændre kategorier dine behov ændrer sig.

Hvorfor det &'; s vigtigt at tilrettelægge Microsoft Outlook-kontaktpersoner

Organisering Microsoft Outlook-kontaktpersoner er en vigtig nøgle til at gøre Microsoft oulook arbejde for dig. Brug kategorier gør let arbejde for at sende e-mails til definerede grupper af mennesker – bare trække og slippe en hel kategori og e-mail-adresser vises automatisk i feltet af din besked. Hurtigt tip: sørg du klippe og forbi email adresser i BCC feltet, før du sender, det &'; s almindelig høflighed, og du kan løbe ind i persondataloven problemer, hvis du don &'; t. Brug kategorier gør det også nemt at se og analysere din kontaktliste, eller eksportere dine kontaktpersoner til et andet program.

Den vigtigste grund til at bruge kontaktkategorier er strømline din markedsføring og følge op indsats. Husk: fortune er i opfølgningen! For eksempel kan du oprette en kategori mærket “ Prospect &"; og flag det for en bestemt dag for at minde dig selv at følge op. Du kan alternativt oprette en aftale fra kontakten vælge den dato, du ønsker at følge op. Et andet tip er at skabe en kategori for specifikke begivenheder (f.eks fundraising begivenhed, jul fest, produkt lancering). Efter begivenheden, sortere dine kontakter efter kategori og sende en opfølgning tak kort til hver person, der deltog i denne begivenhed.

Sådan at sætte op og bruge Microsoft Outlook Kontakt Kategorier:

Det følgende er en foreslået proces med tre skridt til at få dig i gang.

1. Planlægge de kategorier, du tror, ​​du vil bruge på papir først.

2. Opsæt din nye kategorier i Master Kategori List.

3. Tildel dine kontakter til den eller de kategorier, som de tilhører i

Oprettelse kategorier:.

1. Vælg kategorier fra menuen Rediger

2. Klik Master Kategori List

3. Skriv en kategori navn i den nye kategori boksen

4. Klik på Tilføj

5. Følg trin 3 og 4 for at oprette yderligere kategorier

6. Klik på OK to gange

Tildeling af en kategori, når du opretter et emne:

1. Med elementet åbent, skal du klikke på Kategorier (hvis du allerede er i en e-mail Klik på Indstillinger, derefter Kategorier)

2. Klik på boksene ved siden af ​​den gældende eller de kategorier i den tilgængelige kategorier listen.

3. Klik på OK

Tildeling af en kategori til en eksisterende post:

1. Vælg det element, du ønsker at tildele en kategori til.

2. Klik på Kategorier på menuen Rediger

3. Klik på boksene ved siden af ​​den gældende kategorier i de tilgængelige kategorier listen

4. Klik på OK

Et par hurtige Time-Saving Tips

1. Microsoft Outlook giver dig mulighed for at tildele flere kategorier til en enkelt kontakt. For eksempel kan du have en sælger, der er i din “ Vendor &"; kategori, såvel som du “ Fundraiser 2010 &"; kategori.

2. Når du eksporterer dine kontaktpersoner til en anden database-program, skal du sørge for at eksportere feltet Kategori. På denne måde kategori vil overføre over i den nye database sparer indtastning af data tid.

3. Kategorier og opfølgning er afgørende for en effektiv kontaktliste, uanset din situation. Når du modtager e-mails fra nye leder er det vigtigt, at du opretter et system til at følge op!

Tag dig tid til at organisere Microsoft Outlook ved at planlægge og skabe dine kategorier i dag er det sikker på at spare dig tid og penge i fremtiden
 !;