Effektiv E-Mail Management

Folk lider så meget information overload, at det &'; s ikke usædvanligt for dem at have tusindvis af e-mails i deres in-box.

Her er nogle tips om hvordan man skære ned og kontrollere nogle af disse oplysninger vægt sidde på din computer.

Lad det gå! Vi aldrig gå tilbage til 80-90% af de oplysninger, vi hænge på. Når du ser en meddelelse ankommer til din in-box, den første ting du skal gøre er spørge dig selv “ Hvad er det værste, der vil ske, hvis jeg slette denne besked &"; at hjælpe bortfiltrere overflødige oplysninger. For eksempel, hvis du &'; re bare en CC &'; d person på det budskab, overveje at slette det.

Bliv alle &'; s nye bedste ven ved at være forsigtig med at ramme Svar til alle. Hvis en medarbejder er ansvarlig for at oprette et møde, bare svare på dem med din tilgængelighed snarere end alle optaget på listen distribution.

Tag automatisk meddelelse alarm for indgående beskeder; det vil distrahere dig væk opgave. I stedet, sæt definerede tidspunkter af dagen, når du &'; ll kontrollere og returnere meddelelser.

Når du sender en besked, der er blot en “ FYI, &"; overveje at tilføje teksten Intet svar Needed (NRN) i begyndelsen af ​​emnefeltet, så folk kan modstå impulsen til at svare med “ Store idé &"!; eller “ Tak for deling &"!; Når de bliver vant til at se dette kan du måske endda være i stand til at skære det ned til bare NRN

Sørg for at du &';. Ve sat mapper op for at flytte langsigtede beskeder, så du don &'; t forlade gamle oplysninger sidder i din in-box.

Hvis du &'; re venter på et svar fra en person, men don &'; t ønsker at beholde den oprindelige besked i din indbakke, skal du oprette en mappe, der siger “ verserende &"; eller “ opfølgning &"; Derefter kan du kontrollere, at mappe regelmæssigt snarere end rod oppe din in-box.

Hvis du har brug for nogen til at vende tilbage til dig med yderligere oplysninger, alt for ofte, hvad du &'; re beder om bliver tabt i kroppen af ​​din besked. Hvis du har brug for et svar, og ønsker det inden en bestemt dato, overveje at skrive “ Handling: ____ &"; i begyndelsen af ​​din besked i stedet for. Derefter kan de se, hvad du har brug for det samme, og du kan indeholde de oplysninger baggrunden, efter at så din anmodning isn &'; t tabt i resten af ​​teksten.

Hvis du kan &'; t bjørn til at tage dig ud af e-mail-liste til dine foretrukne butikker, websteder og kataloger, der er nedsat en regel således at disse meddelelser automatisk bliver sendt ind i mappen mærket “ Great Deals . &"; På den måde, du don &'; t har dem rod oppe din in-box hver anden dag med nye tilbud og særlige rabatter. Det &'; s simpelt at gøre: når du ser en meddelelse komme ind, højreklik på den, skal du klikke på Opret regel mulighed, så tjek kasserne, der gælder.

Hvis junk mail indtaster din boks, som du don &'; t ønsker længere, skal du højreklikke på meddelelsen. klik derefter på uønsket e-mail Option, og klik derefter på Tilføj til listen over blokerede afsendere.

Angiv en dato i din kalender /planner hver tredje måned til at gå gennem dine gamle beskeder, og enten slette dem eller arkivere dem til holde dine nuværende mapper håndterbar
.