The Right registreringssystem i dit kontor kan forhindre Melt Downs og katastrofer

I dagens erhvervsklima, skal dine medarbejdere (eller du individuelt) være meget produktiv og ikke spilde tid på sådanne ting som leder efter filer. At være virkelig organiseret og strømlinet er ikke længere en mulighed, men snarere en forudsætning for virksomhedernes overlevelse. Desuden, hvis du har personaleomsætning og miste din administrator - hvem ville virkelig ved, hvordan alting er arkiveret

Forestil dig, at du er en travl udøvende med et kontor personale på omkring tyve mennesker. Af dem, tre mennesker er i total kontrol over hele registreringssystem, håndtering alt papir, der kommer ind og ud af kontoret. Disse tre mennesker arbejder godt som et team, men der er nogle problemer med andre i kontoret. INTEROFFICE politik er begyndt at komme i spil. En af de tre personer har besluttet, at hun ikke værdsættes og hun forlader uden nogen form for advarsel. Der er nu kun to mennesker, der håndterer arkiveringssystem til kontoret.

En uge senere, en af ​​de resterende to personer meddeler, at hun har en familie nødsituation at tage sig af og går ud på en øjeblikkelig og potentielt langsigtet orlov. Den resterende person får én person til at træne, hvilket betyder, at mens der var en gang tre mennesker gør dette job, er der nu kun én; og derudover får hun det ekstra arbejde for uddannelse en person.

Det er her et register software til dokumenthåndtering kommer i. ville dette registreringssystem ikke forlade dig stole på blot én person eller endda et team af folk for din ansøgning eller hentning behov. Alle kan få adgang til de samme filer fra hvor som helst, at de har internet service. Faktisk kan du endda få adgang til dine filer fra din web-aktiveret telefon. Forretning sjældent forbliver på ét sted i disse dage, og det meste af arbejdet, som du gør, vil være på flugt. Arbejde med denne type kontor registreringssystem betyder, at du kan få adgang til alle de "papirer" (herunder bøger, kontrakter og andre emner, der kan være sværere at håndtere), og filer, du har brug for og som du kan give alle dit team medlemmer den samme fordel som godt. Du kan få adgang til databasen, og ved præcis, hvor det element, du er på udkig efter er placeret. Salg

Folk er ikke den eneste årsag til arkiveringssystem nedbrud, selv om. Duplikere filer er almindeligt, når du ikke indeksere dine sagsakter i arkivering systemsoftware. Folk i et kontormiljø kan filen tingene på meget forskellige måder. Faktisk kan den samme person indgive tingene på en anden måde på forskellige dage - afhængigt af, hvordan de tænker og føler den dag

Også mere du har til at blande gennem dine hængende mapper, jo mere sandsynligt vil der. være at have nogle skader på de filer, der vil kræve erstatning, derfor koster ekstra udgift. I stedet for at gøre det grave og shuffle, vil du vide præcis, hvor din vare er med lethed.

Du kan spare så meget som 150 timers tid hvert år, og at der alene skulle være værd at overveje. Hvert minut, at du gemmer kan være så meget som en dollar tjent af dig, så altid gøre hvad du kan for at få organiseret og declutter og forebygge kontor katastrofer. Ved at bruge arkiveringssystem software, vil din virksomhed have et indeks over alle dine papir dokument ressourcer, ligesom du har en kontoplan til din bogføring. Dette vil give dig og dine medarbejdere til at fokusere din tid på mere produktive indsats og i høj grad reducere stress på kontoret
 !;