Din Ultimate hemmelige våben for at nyde en stress-fri feriesæsonen

Som vi sprint breathlessly mod målstregen 2011 ′ s feriesæsonen nærmer sig hastigt. Stress og jag af sæsonen gør det lettere for vores opmærksomhed at blive trukket i en million forskellige retninger. Familiemæssige forpligtelser i centrum og “ langsommere &"; i vores virksomheder kommer temmelig naturligt som vi antager vores kunder, leverandører eller fremtidsudsigter pumper bremserne samt

Det &';. s særligt fristende at trække tiden ud på vigtige projekter i løbet af denne tid af året. Hey, vi alle fortjener en ferie, så vi ruller ind i festlighederne i midt om vinteren vidunderlige begynde at tænke over de systemer, du har brug for, så din virksomhed kører problemfrit, mens du nyder din ferie.

Der er tid nok tilbage i 2011 til at gøre en forskel. Så don &'; t udskyde til næste år, hvad du kan gøre lige nu. Forestil efterbehandling af året på en høj tone og starte det nye år i kontrol og forynget. Og den store del er … Du kan gøre begge dele! Hvad ville det gøre for din tillid? Hvordan ville det forvandle din virksomhed

Fordelene ved en effektiv forretningssystemer …? Går langt ud over at levere til en hurtig ski-tur. De gør det lettere for dig at:

* uddelegere opgaver
* Standardiser dine processer
* bringe nye medarbejdere
* Fokus på de større vision for din virksomhed, mens ldquo &; små ting &" ; bliver håndteret
* Sørg for, at dine kunder får fortræffelig service
* fjerne behovet for micromanaging
* Håndter og overvåge din vækst … hele året rundt

håndbog: Din Virksomhed &'; s Hellige Gral

Den hemmelige våben jeg bruger igen og igen, er en håndbog. Inden for denne håndbog lever mine Standard Operating Procedures (aka SOP'er). Nu hvorfor skulle jeg beskrive dem som levende? Det &'; s fordi disse trin-for-trin instruktions guider giver grundlaget for daglige transaktioner. Mit mål, når du opretter en SOP er at fange den nøjagtige proces, der anvendes til at fuldføre en opgave, og som opgaverne udvikler sig (dvs. ved hjælp af forskellige systemer eller på anden måde justere processen) vi ændre SOP.

Når vejlede kunder gennem oprettelse af deres håndbog, vi stræber efter at udvikle et dokument, der hjælper i problemfri integration af nye medarbejdere. Træning nye lejer er dyrt og tidskrævende. At have en veldokumenteret vejledning gør det også nemmere at udveksle roller i løbet af “ nødsituation &"; situationer

For eksempel, hvis du arbejder i et produkt baseret forretning og modtage PR (omend, sidste minut) mulighed for en levetid …. du &'; ll være glad for at vide, at du hurtigt kan trække medarbejdere fra andre afdelinger at hjælpe dig med at pakke og skib produkt følge instruktionerne i din manual. (I &'; ve haft det ske!)

Usability er konge

Din håndbog er forældet, hvis ingen kan forstå, hvordan man bruger det!. Sørg derfor for dit dokument er klar og ligetil. Brug et enkelt sprog og formatering til at forklare praktiske oplysninger. Tilføj en indholdsfortegnelse som en hurtig reference mekanisme.

Som jeg nævnte før, er det en levende, åndende, vokser og udvikler sig dokument, der findes i henhold til strømmen af ​​din virksomhed. Planlæg regelmæssige opdateringer for at holde indholdet frisk. Hurtigt tip: tilføj små ændringer til processen med en pen, og når der er mere end 3 ændringer for en bestemt opgave, vi gennemgå og revidere. Og uanset hvad, vi gennemgå dokumentet mindst 2 gange om året

Oh, yeah …. Din håndbog gør ikke &'; t har at blive trykt og indeholdt i en temmelig lidt bindemiddel. Du kan vælge at holde det elektronisk i pdf eller word-format. Bedre endnu, kan du medtage det inden for et web-baseret samarbejdsprogram giver adgang for din hele personale på alle tidspunkter og super nemme opdateringer.
Klar til at gå i gang?

Great! Her er i dag &'; s Action Steps:

1. Begynd at tage noter af de opgaver, du udfører som du gør dem. Skriv ned hvert eneste skridt. Spørg dit hold til også begynde at dokumentere deres daglige ansvar og de skridt, der er involveret i at fuldføre disse opgaver.

2. Test dine Dokumenter: Have nogen uvant med opgaven skridt i og gå gennem de trin, du &'; ve udviklet. Hvis de blaze igennem og fuldføre opgaven, du &'; re god til at gå. Klappe dig selv på ryggen. Hvis de kæmper med dele af det, har du en uvurderlig mulighed for at nappe, indtil det &'; s højre. Og når du får det rigtige, giv dig selv en høj fem for at sætte i det hårde arbejde nu, så du kan de-stress senere

Jeg kan &';. T understrege vigtigheden af ​​at skabe en håndbog om din virksomhed nok. Men jeg ved, det kan være svært, og en blid puf aldrig såre – men nogle gange har vi brug for en stor indsats for at få arbejdet gjort
.