Top Ti måder at reducere Tid brugt på e-mail og Reclaim din produktivitet

Der &'; s ingen begrundelse, at e-mail-brug er stigende. Hver dag, folk fortæller mig, hvor overvældende det er at tage fat på deres e-mail efterslæb, og hvor bare åbner deres indbakke understreger dem ud. At forsøge at afhjælpe denne krise, her er ti surefire måder at håndtere din udgående e-mail for at reducere antallet af e-mails, der kommer tilbage på din måde.

1. Være meget klart. Ved at sikre, at indholdet af dine e-mails er meget forståeligt, kan du undgå folk emailing dig med spørgsmål til afklaring.

2. Gøre emnelinjen detaljeret. Ved at inkludere detaljerede oplysninger i emnelinjer, vil dine modtagere kunne sortere og svare på din besked med den rigtige prioritet. Den detaljerede emnelinjen vil også hjælpe dig sortere og håndtere svar.

3. Brug kun ét emne pr e-mail. Virkeligheden er, at de fleste mennesker skimme. Hvis du sætter to anmodninger i én e-mail, er der en stor sandsynlighed for, at kun én af de anmodninger vil blive besvaret.

4. Placer det vigtigste punkt, overdragelse eller anmodning i de to første linjer i e-mail. Folk har en tendens til at bygge op til en konklusion, når de skriver; denne tendens gør det meget vanskeligt for læserne at regne ud, hvad det vigtigste spørgsmål eller anmodning er. Ved at sætte din vigtigste punkt i de to første sætninger, kan du undgå fejlfortolkninger og få læsere fokuseret på præcis, hvad du ønsker, lige fra get-go.

5. Kopier kun de mennesker, der har brug for at læse beskeden. For hver uvedkommende person, kopieret på en e-mail, du har mulighed for at modtage et svar. Nu du &'; ve lige har oprettet mere unødvendig email til jer begge

6!. Send mindre email. Mens dette kan synes en no-brainer, email avler mail. Nogle gange er det bedre og lettere at afhente telefonen, eller bare ikke.

7. Har en detaljeret signatur linje. Sørg for, at alle dine kontaktoplysninger er i signatur linje af hver e-mail, du sender. Denne måde, alle der har behov for at kontakte dig vandt &'; at t har e-mail du beder om din adresse, faxnummer osv

8. Hold emails korte. Når du sende korte, nemme at læse beskeder, vil folk reagere på samme måde.

9. Undgå kontroversielle eller argumenterende emailing. Når du deltager i en følelsesmæssig diskussion via e-mail, vil de e-mails flyve. Følelsesmæssige problemer bør aldrig håndteres via e-mail; et telefonopkald eller person til person håndtering af situationen er bedst, både af hensyn til din indbakke, og sundheden for kontoret dynamik.

10. Udrense! Udrense! Udrense! Folk er ikke klar over, at alt for mange megabytes kan lamme, langsom, eller endda gå ned deres harddiske. Systematiske sletninger af out-of-date elementer og udrensning din sendt mail kan hjælpe dig med at holde foran kurven og beskytte din computer

E-mail er kommet for at blive; jo før du udvikler produktive vaner vedrørende dets anvendelse, jo mere tid du vil have for, hvad der er virkelig vigtigt i dit liv
.