Organisering af dit arbejdsområde

Vi får ofte spørgsmål om personlige arbejdsområder: “ Hvad er den bedste måde at organisere en plads på skrivebordet, reoler, og hele mit kontor? Hvad specielle gadgets eller værktøjer kan hjælpe mig organisere arbejdet mest effektivt? Hvor ofte skal jeg rengøre og organisere det – under forudsætning af, at det gør ikke &'; t ophold pæn, så snart det &'; s renset &";?

Jeg vil dele mine tanker om gear og arbejdsområde logistik, men husk på, at for at forstå, hvordan det hele passer sammen og at gøre dette arbejde, skal du være fortrolig med mine dokumenter på Workflow Diagram, generel henvisning Arkivering, den Tickler Filer, og Weekly Review. Alle disse er tilgængelige på davidco.com hjemmeside

Arbejdsområdet skal fungere som en cockpit – alle kontrollerne lettilgængelige efter behov, giver mulighed for maksimal fokus på arbejdet ved hånden, hurtig over-visning af arbejde, der skal gøres, og let ad hoc behandling af alle former for input (fra e-mail, papir mail, telefon og live-samtale .)

BASIC HARDWARE

Her &'; s grundlæggende værktøjskasse:
1. In-kurven (øverste kurv)
2. Work-in-progress kurv
3. Stående wire stativer til filmapper (work-in-progress
support)
4. Out-kurven
5. Computer
6. Printer (har én lige ved hånden – det &';! Ll spare dig timer)
7. Ur
8. Telefon /telefonsvarer
9. Capture /kommunikationsværktøjer – skrivning pad, hæftemaskine,
bånd; skrivebord bakke og holdere til kuglepenne, post-its, papir
klip, saks, stempler.
10. Labeller (for filer)
11. Nye filmapper (partier, ved hånden!)
12. Arkivskabe (inden for rækkevidde)
13. Telefon /adressedatabase
14. Kalender
15. Personlige forsyninger (bedst i at-hånd skuffer):. Opfyldninger til
skriveredskaber, batterier, visitkort,
brevpapir, kuverter, hovedtelefoner, blanke cd'er, små
værktøjer og lignende

Arbejdsrum FUNKTIONALITET

To typer af materialer hører hjemme i dit arbejdsområde, og det &'; s meget produktiv at sortere dem i overensstemmelse hermed:
1. Hvad der hører der permanent
2. Hvad er i transit og ufuldstændig

De fleste mennesker har vage (hvis nogen) fysiske og synlige forskelle mellem disse to meget forskellige kategorier i deres miljø – hvad har nødvendige foranstaltninger, og hvad gør ikke &'; t, fordi det hører der. I vores workflow coaching med ledere, den første aktivitet, vi har dem gøre, er sortering ud af, hvad bliver hvor den er, og hvad der stadig kræver opmærksomhed. Ofte er der også mange ting, der bør udrenses af miljøet. Nogle gange kan en overflod af forældet “ stuff &"; kan ophobes, tilstoppe skuffer og krinkelkroge af skrivebordet fast ejendom

Permanent Stuff

De eneste elementer, der hører permanent i dit arbejdsområde er:. forsyninger, referencemateriale , dekoration, og udstyr. Noget andet går først i in-kurven, der skal behandles, og derefter er enten smidt, kildet, arkiveres eller kodet ind i din action-påmindelse system, Salg “. Supplies &"; – alt hvad du behøver, og bruge op, på en regelmæssig basis – skrivning og printer papir, stempler, papirclips, væv, blæk osv
“ Referencemateriale &"; – dine filer, ringbind, mapper, manualer, kodelister etc.
“ Dekoration &"; – væg d é cor, kunst, planter, familie billeder, nostalgi, tegnefilm osv
“ Udstyr &"; – møbler, telefoner, computere, PDA'er, printere, hæftemaskine, brevåbner, kuglepenne, opladere, projektorer, dokumentmapper osv

Keep It Aktuel

Det &'; s ofte en værdig øvelse at uddrive den forsyninger, referencemateriale, dekoration og udstyr, der virkelig aren &'; t længere. Mange ting, der starter ud som funktionelle i disse kategorier bliver forældet, ubrugelig, eller malplacerede blot ved tidens gang. Det &'; s god til regelmæssigt rense og reorganisere skrivebord, skuffer, hylder, bordplader og filer. Det &'; s meget let at gå bevidstløs til ting, bare fordi det &'; s der, underminerer følelsen af ​​aktive nytte i dit miljø. Hvis du har ting stadig rundt, at du &'; re ikke sikker på, om du måske har brug igen (såsom diverse elektronisk tilbehør), overveje at sætte dem
længere væk fra dig i plast lagerbeholdere mærket “ Diverse Gear, &"; som du derefter kan revurdere senere som dens relevans.

Arkivering Styling

Det er vigtigt at være opmærksom på logistikken i arkivering på dit kontor område, fordi, udover møbler Det kræver mest plads og fysisk bevægelse til at udføre. Generel henvisning arkivering (også herunder støtte filer til igangværende projekter) skal være inden for rækkevidde. Du bør fjerne enhver modstand mod at indgive et enkelt stykke papir ud af i-kurven, hvis det &'; s potentielt nyttige oplysninger. (Se min artikel om General reference Arkivering.) Hvis du har arvet dit kontor og dets møbler og dets
layout, kan du være offer for æstetiske elegance og funktionel bevidstløshed. Standard virksomhedernes problem er sideopening arkivskabe, der kræver hængende filer, som aren &'; t næsten lige så let at bruge som front-åbning typer med skyderen blokke, der holder filer oprejst. De fleste mennesker har brug for fire fulde fil skuffer for deres egen personlige generel henvisning arkivering, hvis de har en let nok system til at bruge for alle de diverse papirbaserede referencemateriale, der kunne være keepworthy. Enhver henvisning materiale, der kan stå op af sig selv går på dine hylder, ligesom bøger, tykke manualer og bindemidler (behørigt mærket). Noget andet skal leve i sin egen fil alfabetisk i din arkivskabe

i transit og Ufuldstændig Stuff

Den bevægelige ting i arbejdsområdet består af:.
1. Input, der skal behandles
2. Action påmindelser

Input Behandling

Arbejdsrum skal organiseres for at gøre det nemt at behandle input på tilfældige tidspunkter (e-mail, voice mail, papir mail, etc.) Den i -basket og din e-mail bør alle være let proces-stand, mens du &'; re på hold på et telefonmøde, eller venter på nogen til at gå ind i dit kontor. Så ikke alene telefonen og computeren, men også i-kurven bør være ved hånden &'; s rækkevidde. Den in-kurven kan og bør holde alt det, der endnu ikke er organiseret, så der er ingen grund til at have en “ rodet skrivebord &" ;. Sikker på, jeg sprede mine ting ud til at arbejde på et projekt eller med en klient eller til et møde, men når jeg ønsker at fokusere på noget andet, jeg har brug for at re-samle det hele og enten re-fil det som passende eller smide det i “ i &"; indtil jeg kan komme til det igen. Selvfølgelig et juridisk dokument eller anden form for let
notatskrivning enheden skal altid være lige ved hånden, hvis telefonen ringer, eller jeg ønsker at kontrollere telefonsvarer, eller nogen popper ind på kontoret og lader mig vide noget, som jeg kunne ønsker at gøre noget med senere.

Action Reminding

De action-påmindelse værktøjer i et arbejdsområde består af (1) kalender, (2) påmindelser om vur- snart-as-I-kan-få-til-it handlinger, og (3) oversigter over projekter og længere horisont resultater. Disse kan være i uanset hardware, du har personligt valgt som den mest logistisk effektive for din livs- og arbejds-stil. De kunne være i en løsblade planner, et program, og /eller papirbaserede mapper og kurve.

Den første ting som regel adgang til dem på hånden er kalenderen (og et ur), at lade dig vide hvor du skal være, når i dag. Det betyder den ldquo &; hårde landskab &"; for din dag, og så skal være den mest let og konsekvent revideret enhed og information. Den næste mest tilgængelige til gennemsyn nødt til at være action-påmindelse lister, mappe, eller kurve. (“ Gee, jeg don &'; t nødt til at være i mødet i yderligere 15 minutter ... hvad kunne jeg håndtere og få fra min plade mellem nu og da &";?) Listerne over projekter, mål, mål, visioner, kan-vil-til &'; s osv bare nødt til at være tilgængelige nok, så, i Weekly Review, er de gennemlæst passende for en effektiv kalibrering af din intuitive operationelle fokus

holde systemet

Hvis arbejdsområdet er organiseret hensigtsmæssigt, i overensstemmelse med de virkelige principper for workflow (som jeg &'; ve skitseret ovenfor) det &'; s nogen big deal at holde det op. Som en kendsgerning, jo mere lufttætte systemet er, jo mere ude af kontrol, kan du lade det få! Hvis du &'; re på en rigtig rulle (at tjene penge udlevere knytnæve i dag), hvem bekymrer sig hvor rent dit skrivebord er ?! Med et klart system på plads, er det ikke kun let at få tingene tilbage i kontrol, det &'; s faktisk sjovt. Uden systemet, det &'; s frustrerende, og der altid forbliver en vag følelse af at være ude af kontrol, fordi spillet hasn &';. T været fuldt struktureret

Weekly Review bør være tid til at få kanterne tilbage, sørg for at det hele er på plads, klar til endnu en vellykket roll. Men det &'; s også en stor vane og princippet – i tvivlstilfælde, rense en skuffe! (Der &'; s anden roll kommer!)

DAVID &'; S PERSONLIGE kontorlokaler (! Kom indenfor ...)

på mit skrivebord

1. To af mine Fedon stacking bakker – øverste til IN og
nedenunder én for “ handling support &"; materialer
2. To Fedon wire stand-up fil holder reoler, for mine
plast systemfiler og work-in-progress supportfiler
nuværende aktive projekter og stående møder)
3. Laptop i portreplikator stativ, der er knyttet til: netværk,
printer, ekstern lagring drev, og synkronisering
stik til PDA, iPod, digitalkamera, etiketteringsmaskine,
scanner og digital optager
4. Ekstra enkelt Fedon stabling bakke at Hestefold en stikdåse
med diverse opladere
5. Fedon holder til highlighter /brevåbner /saks
6. To Fedon arrangør bakker med papirclips, hæfteklammer
remover, frimærker, post-its, penne, USB-lagerenhed
stikker, lip balm
7. Hæftemaskine
8. Scotch tape dispenser
9. Juridisk pad
10. Verden kloden (lille, til dekoration)
11. Verden Atlas (Smythson)
12. Labeller (Brother PT-18)
13. Scanner (små – Canon)

I Desk

1. Små skuffer: pen refills, hæfte remover, batterier,
visitkort, lommelygte, Notetaker Wallet Patroner, depositum underkjoler, USB headset
2.. Dybere skuffer: udbuddet af nye Manila filmapper, små værktøjer, diverse rejse tilbehør, osv

På tælleren bag mig

1. Heavyweight hæftemaskine
2. Printer /fax /kopimaskine (HP 2840)
3. Fedon stabling bakke for UD
4. Fedon stabling bakke for Læs /Anmeldelse – magasiner, artikler

Mine filer

I mit skrivebord:
1. Tickler fil
2. Personlige finansielle filer (AZ)

Inden for rækkevidde:
1. Personlige DAC virksomhedens filer (A-Z)
2. Generelle referencefiler (AZ)

Også ...

1. To små metalskabe med skuffer til brevpapir, printer checks, kuverter

Og på diverse hylder og i skabet

1. Bøger
2. Printerpapir
3. . Større gear