3 måder at forbedre kundeservice med Help Desk Software

Når du starter din online-forretning, har du meget få kundeservice spørgsmål. Dem, der opstår kan normalt håndteres forholdsvis let via e-mail eller et telefonopkald, og du vil sandsynligvis løse de fleste af disse selv. , Som din virksomhed vokser, og du begynder at udvikle produkter og programmer, antallet af kundeservice udsteder dog stiger, så godt. Du kan derefter begynde at lede efter en måde at uddelegere denne opgave, men hvis du ikke har procedurerne for, hvordan du har håndteret disse spørgsmål i fortiden, bliver det vanskeligt at træne dit hold på udførelsen af ​​disse procedurer. Og uden et system, bliver det svært for dig som virksomhedsejeren til at sikre, at dit team håndterer disse spørgsmål i den måde, du vil have dem håndteres.

Det er, når et system, der oprettes ved hjælp helpdesk software kommer i handy. Når du opretter denne software til brug i din virksomhed, er du også bedt om at dokumentere dine procedurer, din tekst til e-mail-svar, og oprette en liste over fælles kundeservice spørgsmål og hvordan man kan besvare dem.

Her er 3 måder, der hjælper desk software kan hjælpe dig med at forbedre din kundeservice:

1. Opretter sporbare billetter. Din helpdesk-software bør kræve kunden at skabe en billet, der er knyttet til hendes kundeservice spørgsmål. Snarere end at lægge e-mail, på noget tidspunkt din kunde kan logge ind i billet system, spore fremskridt af hendes billet, læse svar på hendes billet, og sende et svar, hvis nødvendigt. Nu har du en dokumenteret, sporbar registrering af alle dine kundeservice spørgsmål, som din kundeservice medarbejdere svar er indlejret i dette system, så godt.

2. Lader kunderne hjælpe sig selv. Når du har besvaret kundeservice i løbet af en periode, vil du bemærke en række spørgsmål bliver spurgt gentagne gange. Du kan samle disse spørgsmål og dine svar på dem og skabe en Ofte stillede spørgsmål (FAQ) del af din billet system, så kunderne kan få de svar på ofte stillede spørgsmål lige væk fra din FAQ-database.

3. Tillader rettidig reaktion på kundeservice spørgsmål. Din tid er værdifuld. Når forretningen virkelig opfanger og din tid er i høj kurs, er det ikke længere giver mening for dig at være håndtering din kundeservice spørgsmål. Din overvældende to-do liste kan betyde dette spørgsmål glider mellem revnerne og utilsigtet ignoreret. I stedet overdrage denne opgave til en medarbejder og give den relevante uddannelse. Help desk software tillader dig at logge ind og kontrollere, om de rapporterede kundeservice og sikre, at de bliver håndteret korrekt, da både kunden og personale anmodninger og svar bør være logget på systemet. På denne måde kan du nemt spore eventuelle fejl og foretage korrektioner med det samme. Din medarbejder rettidige reaktion gør dine kunder føler sig hørt og støttet.

Måske helpdesk software er overkill for dig i øjeblikket. Men som din virksomhed vokser, vil du komme til at sætte pris på det som et værdifuldt aktiv, der hjælper dig med bedre at tjene dine kunder
.