Forberedelse til den strategiske planlægning Retreat - En tjekliste

Hver nonprofit organisation bør foretage strategisk planlægning på en regelmæssig basis, som strategiske planer skitsere, hvilke foranstaltninger skridt organisationen vil tage i fremtiden for at opretholde og udvikle deres drift, samtidig med at deres mission. Mange organisationer fokusere på at gennemføre den strategiske planlægning session og udvikle en plan, men ikke afsætte tilstrækkelig tid til at forberede sig til planlægning tilbagetog. At tage sig tid til at tilstrækkeligt forberede sig til en strategisk planlægning session kan hjælpe selve arrangementet til at køre langt mere gnidningsløst og effektivt, hvilket resulterer i større produktivitet. Denne artikel indeholder en tjekliste med punkter til at overveje, i forberedelsen af din næste strategiske planlægning tilbagetog.

1. Kommuniker til bestyrelsesmedlemmer, at det er en af deres primære ansvar for at indstille retningen for organisationen via strategisk planlægning. Board medlem jobbeskrivelser bør omfatte dette ansvar, og potentielle bestyrelsesmedlemmer bør være klar over det, før der kommer om bord.

2. Hvis din organisation allerede har en strategisk plan på plads, gennemgå, hvad mål og målsætninger er afsluttet. Hvis der er resterende mål og målsætninger, som ikke er behandlet, men er relevante for organisationens stabilitet og vækst, sørg for at de er fordelt til bestyrelsesmedlemmer forud for planlægning session.

3. Saml så meget input fra dine medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer og andre interessenter forud for den strategiske planlægning session. Dette er generelt gøres gennem en SWOT-analyse, hvor interessenterne identificere de interne styrker og svagheder i organisationen samt de eksterne muligheder og trusler, at organisationen kan være overfor. Interessenter kan også blive bedt om at identificere eventuelle tendenser på området, der kan påvirke organisationen, positivt eller negativt. Denne indgang er værdifuldt for den strategiske planlægningsproces, da det kan identificere områder, der skal udvikles eller behandles. SWOT analyseresultater de bør deles med bestyrelsen forud for planlægning tilbagetog.

4. Beslutte, hvornår og hvor du vil gennemføre den strategiske planlægning session, så i det mindste en hel dag for planlægning tilbagetog. Sørg for, at placeringen er i en rolig og komfortable omgivelser, hvor bestyrelsesmedlemmer kan slappe af. Afbrydelser bør holdes på et minimum.

5. Forskning og ansætte en facilitator. Spørg dine kolleger om gode facilitatorer, de har brugt i fortiden, især dem med en baggrund i den nonprofit område. Mødes med facilitatoren før planlægningsmøde for at udvikle dagsordenen sessionen er, og for at drøfte planlægningsprocessen og forventede resultater. Sørg for, at facilitatoren har kopier af vigtige dokumenter til at læse, så han /hun kan forstå din organisations mission og vision, programmer og tjenester, og vigtige spørgsmål, før planlægningen tilbagetog.

6. Diskutere og foretage alle nødvendige mad arrangementer. Beslut hvilke måltider du vil give (afhængigt af dit budget), og vælg en etablissementer, hvis anlægget ikke fungerer et køkken. Sørg for, at du giver mindst to ENTR é e. Muligheder, og glem ikke at kortlægge dine bestyrelsesmedlemmer på forhånd for at se, om de har nogen kosten bekymringer eller krav

7. Beslutte, hvad du skal bruge i planlægningsfasen tilbagetog i form af udstyr, værktøjer og forsyninger. Vil du have computere og en printer til rådighed, skal du bruge en overhead projektor og skærm, eller vil en flipover tilstrækkeligt? Vil anlægget give papir og kuglepenne, eller vil du nødt til at give disse leveringer? Lav en liste over de emner, du har brug for, samle dem en dag forud for tilbagetog, og sørg for, at alt udstyr kan betjenes.

8. Spørg dine bestyrelsesmedlemmer, hvis de har brug for nogen form for speciel indkvartering. For eksempel, hvis en person visuelt er forringet eller blinde, kan de har brug for deres planlægning materialer i stor skrift eller punktskrift. Ligeledes, hvis de bruger en kørestol, kan de har brug for en tabel, der er højere i

9. Bestem hvilke dokumenter du vil have dine bestyrelsesmedlemmer til at læse på forhånd. Fordel disse dokumenter via e-mail eller almindelig post, afhængigt af, hvad bestyrelsesmedlemmer anmoder om. Desuden skal du sørge for, at de samme dokumenter er tilgængelige på planlægningen tilbagetog, til referenceformål eller i tilfælde nogen glemmer deres materialer. Dokumenter, som du måske ønsker bestyrelsesmedlemmer til at læse forud for planlægningen tilbagetog kan omfatte, men er ikke begrænset til:

a. Vedtægter og vedtægter

b. Mission og vision udsagn

c. Regelmæssige og personale politikker og procedurer

d. Jobbeskrivelser og ydeevne evalueringsværktøjer

e. Brochurer, nyhedsbreve, andre marketing materialer

f. Program og service beskrivelser, støtteberettigelse kriterier /krav, formularer, statistikker, rapporter osv

g. Årsrapport (er)

h. Tidligere godkendte budgetter og nuværende budget, indtægter og udgifter rapporter, resultatopgørelser

jeg. Forudgående strategisk planlægningsdokumenter

j. Tidligere og nuværende revisionsrapporter

k. Kontrakter, tilskud, aftaler

l. Kopier af websider

At tage sig tid til at forberede din næste strategisk planlægning session kan hjælpe det til at flyde mere glat, køre mere effektivt, og være mere produktive. Denne artikel gav en tjekliste over ting at overveje, når forberedelserne til et tilbagetog; du kan tænke på andre elementer som godt. Det vigtige punkt er at afsætte tilstrækkelig tid, når forberedelserne til din planlægning tilbagetog. En tjekliste kan hjælpe dig med at organisere og huske de punkter, der skal være til stede til på forhånd, hvilket resulterer i en mere produktiv og vellykket planlægning tilbagetog