10 Tips til at skrive e-mails

Denne artikel blev skrevet, fordi dette sidste uge har jeg set tre eksempler på e-mails, der blev læst af andre end den tilsigtede modtager mennesker. I et enkelt tilfælde offentliggjorde en advokat en hel e-mail-udveksling mellem advokat og en ansøger til en associeret position i hendes firma. Det burde have flov dem begge og var genstand for en masse web-samtale. I de to andre tilfælde modtog jeg en gruppe e-mail, var beregnet til kun én person til at læse. En var harmløs, men den anden lavet nogle virkelig nedsættende bemærkninger om en klasse, et medlem af gruppen havde planer om at give. Det medlem, hvis klassen blev det sagt, at hun var chokeret. Så var jeg Afsenderen af ​​e-mail lavet en offentlig undskyldning og sagde i sin forvirring hun sendte e-mailen til den liste, der var beregnet til en person ikke er på listen. Hvor pinligt for alle!

1. Undgå personlige eller private materiale - Med lethed af en simpel fremad noget personlige eller private, kan være offentlige meget nemt. Hvis du ikke vil have den offentliggøres over hele internettet ikke bruger e-mail til at sende den.

2. Gør din besked kort og til det punkt. Dæk et emne pr e-mail. Email ofte bliver skummet. Hvis det er for kompliceret til at være kortfattet derefter bruge telefonen med en opfølgende meddelelse eller brev om nødvendigt at have et papir spor.

3. Gøre emnet klar over emnet for meddelelsen. Hvis du ikke kender den person, du e-maile indeholde navnet på den person, der fortalte dig at skrive i emnet. Folk ofte slette e-mail fra fremmede, så herunder et navn på en person, de kender i emnet kan redde email fra at blive slettet.

4. Undlad at skrive e-mailen, når du er vred. Du kan fortryde sende e-mail, når du har faldet til ro. Igen email kan offentliggøres nemt. Er det sådan du vil have folk til at kende dig?

5. Bevis læse din e-mail. Hvis du er en dårlig speller eller en person, der ikke er klar, når du skriver, få nogen til at bevis læse din email. Dårligt skrevet e-mails kan forvirre modtageren og reflektere dårligt på dig.

6. Medtag alle dine kontaktoplysninger på hver e-mail. Hvis modtageren har et spørgsmål om e-mail, han /hun måske ønsker at ringe til dig, eller tjekke din hjemmeside. Derudover kapring e-mail adresser er blevet almindeligt. Hvis du altid har dine kontaktoplysninger, så dem i din adressebog, der er vant til at få e-mail fra dig vil vide noget er galt, når det mangler.

7. Brug korte afsnit og masser af hvide rum. Det gør din email let at læse.

8. Send alle relaterede dokumenter. Hvis du diskuterer et dokument i en e-mail, sende en kopi af dokumentet, selvom du allerede har sendt den. Må ikke antage, at modtageren har alle de oplysninger, han /hun har brug for at handle på din email. Send hvad er påkrævet med din e-mail.

9. Vær forsigtig, når e-maile en gruppe. Check "TO", før du sender den. Er det passende for hele gruppen eller bare én person?

10. Udfyld "Til:" sidste. Hvis du nogensinde har uforvarende sendt en ufærdig email vil du forstå årsagen til dette sidste tip. Du ønsker at være sikker på din e-mail er perfekt, før du sender det
.