Executive Challenge # 6: "Jeg har virkelig brug for at få mere organiseret."

Forestil dig et liv uden rod: Ingen post stablet op i din “ i &"; bakke, du nemt holde fanget op på dine e-mails. Din produktivitet er op, men din tidsplan isn &'; t pakket. Du undgår afbrydelser, ankomme til tiden til aftaler, og forlade kontoret tidligt nok til at nyde kvalitet tid med din familie i slutningen af ​​dagen. Er dette et præcist billede af dit liv? Hvis ikke, kan du nødt til at oksekød op din organisatoriske færdigheder.

Masser af kunder føler få organiseret tager for meget tid og kræfter. Men husk: Den tid og energi du tager nu vil spare dig endnu mere tid og energi i det lange løb. Så hvordan gør du det?

Indstil organisatoriske mål.
Fokuser dine tanker først. Hvad &'; s vigtigst for dig fra en organisatorisk synspunkt? Vil du være i stand til at hente ethvert dokument hurtigt? Ønsker du en anden time med din familie om aftenen? Har du lyst til at komme til din top tre prioriteter gjort hver dag uden at skulle bo sent? Være klar på, hvad du ønsker at opnå

Hvis du &';. Re ikke sikker på hvordan
at få organiseret, bede om hjælp .
Spørg din assistent til at arbejde med dig på at organisere dit kontor, eller hyre en professionel arrangør. Det vigtige er at oprette et system, der virker for dig.
Hvis du gør det selv, begynde i det små. Tildele en vis mængde tid hver uge for organisationen, indtil du har et godt system på plads. Og husk: Væren “ pæn &"; og være “ organiseret &"; aren &'; t de samme ting. Du må kun have én bunke papirer på dit skrivebord, men ingen idé om hvad &'; s i det, eller hvordan at finde det, du har brug for. Kun beholde de punkter på dit skrivebord, der er topprioriteter, og som skal gennemføres inden for den næste uge

Opret en “. Suspense &"; fil til elementer, der skal udfyldes af en senere dato
Markér hver “. suspense &"; post med en “ S &"; og datoen den skal håndteres. Giv disse dokumenter til din assistent til at holde i en fil, efter dato. Hver morgen, kan din assistent kontrollere filen og give dig tilbage de elementer, der er markeret til færdiggørelse den dag.

Afmeld til ikke-værdiskabende tilføjede nyhedsbreve
Hvis du kan &';.. t faktisk bruge de oplysninger, få det ud af din indbakke

Konfigurer e-mail-etikette regler, og sørge for alle holder sig til dem.
Fortæl dine medarbejdere ikke at sende dig en kopi af en e-mail, medmindre du skal
læse den. Opsæt en kode, der skal placeres i emnelinjen, der angiver til dig, hvis der kræves handling, eller hvis du simpelthen nødt til at gøre opmærksom på oplysningerne. Dette vil hjælpe dig til at prioritere din e-mail-læsning.

Hold styr på nye kontakter ved at oprette et system til at styre visitkort.
Når du deltage i et netværksmøde, holde dine egne visitkort i din venstre kulør lomme og visitkort, du modtager fra andre i højre kulør lomme. Når du kommer tilbage til kontoret, fjern kortene og skrive noter til at hjælpe dig med at huske den person, herunder dato og navnet på begivenheden. Derefter giver din assistent stakken af ​​kort, så hun kan scanne dem ind i din Outlook-kontakter.

Organiser dine rejser.

- Lav en overordnet liste over “ at tage &"; emner til ture, som omfatter alt
at du eventuelt kunne bruge. Så før hver tur, udskrive listen, markere kun de elementer, du vil tage denne gang, og give den til din assistent til at samles til dig

-. Mist aldrig rejser udgiftsbilag igen! Har din assistent skriv navnet på hver tur på ydersiden af ​​en større størrelse konvolut, derefter automatisk gemme alle kvitteringer du får for den tur inde at kuvert. Ved slutningen af ​​hver dag, trække alle kvitteringer, skrive, hvad udgifterne var for på hver kvittering, og læg dem tilbage i kuverten. Når turen er færdig, kan din assistent oprette en udgift rapport straks – og du kan få refunderet hurtigere

- Ved slutningen af ​​hver rejse dag, gå gennem alle papirer, du &';. ve indsamlet den dag og smide de unødvendige dem. Lette din belastning hver aften, og du vil have mindre at luge igennem, når du kommer hjem.

God tidsstyring og organisatoriske færdigheder virkelig kan spare dig tid og penge. Faktisk mere bliver organiseret har vist sig at frigøre så meget som en time om dagen. Det betyder, i løbet af et år, ville du have frigjort tid nok til at tage en meget fortjent to-ugers ferie. Nyd
 !;