Organiser din virksomhed

Opgaven med arkivering papirarbejde er ofte den mest forhadte og undgås i ethvert kontor. Det samme gælder om vores e-mail indbakke! Den gode nyhed er, at det ikke er så hårdt, som mange mennesker tror at etablere og vedligeholde din ansøgning, når du har et system.

Hvis du starter din dag ved at sidde på din rodet skrivebord eller en indbakke fyldt med ubesvarede e-mails, du sætter dig op for et øget niveau af stress og manglende produktivitet fra starten af ​​din dag. For de fleste mennesker (os selv inklusive), er vores personlige liv allerede udfyldt med nok stress; tilføje til det ikke motivere os til at få travlt på vores liste over gøremål. Du fortjener at starte dagen frisk og selvsikker, så du kan være produktiv, og gøre fremskridt med at fuldføre dine opgaver

En organiseret arbejdsplads –. Både fysisk og virtuelt – vil give dig selvtillid og en følelse af empowerment, mens en rodet skrivebord eller indbakke kan gøre dig sløv og forvirret, og vil zappe din kreative energi!

Så nu kan du spekulerer på, hvordan en bunke uorganiseret papir kan forårsage stress. Det enkle svar er ikke bare tøven; disse stykker af papir og ubesvarede e-mails er faktisk udskudt beslutninger. Hvert stykke papir eller e-mail i stakken er en påmindelse om noget, du har brug for at støtte, som uundgåeligt vil understrege dig hver gang du ser. Hvis du ikke gør noget, så at små muldvarpeskud papir, du &';. Ve skabe vil vokse ind i bjerge af stress, efterlader dig følelsen overvældet og usikker hvor du skal begynde

Med en forpligtelse til at overvinde denne situation, du behøver at vide hvor du skal starte, og hvad at arbejde. Det første skridt er at forstå, hvor nemt det kan være. Vidste du, at der kun er tre typer af filer, som du har brug for? Et effektivt klassifikationssystem har kun tre typer af filer: handling, reference- og arkivering. Lad &';! S tage et kig på de tre typer, og husk disse er gældende for din indbakke også

Action Files

Din handling-fil er alt vedrørende projekter, hvor du arbejder, som er de filer, du har adgang til ofte. Sørg for, at disse filer er tæt på dit kontor, og du har let adgang til at henvise til dem, så du kan arkivere dem igen, efter at de har været brugt. Mange af os gemme disse typer af elektroniske filer på vores desktop på grund af frygt for tab; men når du lægger dem på plads i en organisatorisk system, kan du give slip på frygten!

Med hensyn til din email, kan disse action-filer mærkes eller markeret med den passende afslutning dato som forfaldsdatoen. Samt, kan du indstille påmindelse for handlingen til en tid på forhånd, når du er i stand til at fuldføre opgaven i rimelig tid uden mangler forfaldsdatoen.

Reference Files

Reference filer er ikke adgang til så ofte som action-filer, men de er stadig vigtige filer, som du har brug for at hænge på. Disse typer af filer behøver ikke nødvendigvis være i dit kontor, men de bør ikke være for langt væk for nem adgang.

Din e-mail-indbakke kan sættes op i undermapper mærket med nem at genkende eller reference- navne tillader dig til at "file" de e-mails, du gerne vil have til rådighed for fremtidig brug.

Filer at arkivere

De arkiverede filer er filer, der ikke er nødvendige med en vis regelmæssighed (eller endda slet ). Disse filer kan gemmes i et lagerområde eller andre steder, hvor de vil være sikre.

De fleste e-mail-programmer kommer med en auto-arkivering funktion. Du skal blot sørge for du aktivere den og anvende de korrekte indstillinger for din specifikke situation.

Alle tre typer filer er vigtige for dig og dit kontor til at bevare overblikket og på toppen af ​​opgaver der skal udføres. Men hvad med at dele oplysninger med andre personer? Med dagens &'; s teknologi, vi har evnen til at dele elektroniske filer og fysiske filer temmelig nemt. En af de nyere teknologiske organisatorisk støtte funktioner er cloud fildeling. Fordelene naturligvis er talrige. Investeringen er afhængig af de specifikke behov i den person eller organisation, der ønsker at implementere brugen af ​​en sky fildeling system og ja, der er endda et par "ulemper" med hensyn til elektronisk deling fil.

For din virksomhed, er du nødt til virkelig at overveje, hvor meget værdi en delt registreringssystem vil bringe, og hvordan det vil øge din effektivitet som samt din effektivitet. Delingen sky fil er ikke så forskellig fra din fysiske forretning ressource bibliotek. Den værdi, det bringer, vil afhænge af, hvor meget arbejde og troede, du lagt i den oprindelige opsætning og layout. Tænk: Hvor længe har du spildt på udkig efter bestemte filer eller virksomhed materiale? Det er nemt at forestille sig, hvor meget mere produktiv alle medlemmer af dit team kunne være, hvis de kunne hurtigt og nemt få adgang til de filer, de har brug for. Dette er et af de tidspunkter, hvor upfront investering af tid og ressourcer er nødvendig for systemet eller organisatoriske redskab til virkelig være gavnligt. Husk "Undlade at planlægge planlægger at mislykkes", og det er aldrig mere sandt end i dette tilfælde

Derudover en virksomhed vil finde, at teamwork er forbedret, når ressourcerne nemt deles mellem alle teammedlemmer; og når teamwork forbedres, så også gør outputtet fra hele holdet –., hvilket resulterer i en stigning i effektivitet og en forbedret bundlinje økonomisk

Endelig en glimrende måde at sikre succes for din nye organisatoriske arkiveringssystem er at få så mange som muligt om bord i gennemførelsen, der har alle giver sine tanker om, hvordan processen skal være, hvilke specifikke krav helst medarbejder måtte have, og tillader alle at teste og give feedback undervejs.

Under en organiseret virksomhed isn &'; t blot en nødvendighed for de Fortune 500 virksomheder; Det er en nødvendighed for iværksætteren lige er startet ud så godt. Din ultimative succes afhænger af, hvor velorganiseret du er i begyndelsen; jo mere organiseret du er, jo mere motiverede du er til at udføre opgaver i tide, hvilket resulterer i større succes.

Indtil næste gang, omfavne din indre visdom.

Namaste,
Karen
.