Sådan holder dine regnskaber organiseret

Folk bare har for meget papir til at beskæftige sig med – selvom computere var at hjælpe os i dette område – det har bare ikke sket for de fleste af os. Jeg vil give dig nogle hurtige tips til at hjælpe dig med at holde dine regnskaber og kvitteringer organiseret i løbet af året.

1. Månedlige transaktioner. Jeg har fundet, at dette system fungerer godt for mange små virksomhedsejere. Opret en mappe januar til december. Hold to måneder på dit skrivebord (Januar – februar, april og- maj) i et område, der er let at komme til – farvede filmapper virkelig hjælpe også. Når du laver et online køb, udskrive kvittering og placere den i mappe mærket for den pågældende måned. Det samme gælder for de indtægter fra vejafgifter eller frokost, du har købt, når du mødte en potentiel kunde. Når dit kreditkort erklæring kommer ind, og efter du har betalt regningen, skal du placere erklæringen sammen med dit ultimo måneden kontoudtog i filen mappe. Nu kan du enten sende filen til din bogholder eller hvis du er den udpegede bogholder, når du har forsonet dine konti indgive afsluttet måned væk i dit arkivskab.

2. Client fakturaer. Når en klient faktura parat, udskrive en ekstra kopi og indsende det i en faktura fil mærket for det pågældende år. Ved udgangen af ​​året vil du have en registrering af al den indkomst, du har faktureret. I tilfælde af en computer harddisk nedbrud, i det mindste vil du have en rekord i skattemæssig henseende.

3. Mileage Log. Du kan nemt oprette et kilometertal log i Excel til at spore dine ture til kundemøder, der kører til din lokale kontor forsyning butik for at købe den blækpatron, der bare løb ud eller måske køre til posthuset til porto eller mailing af forslaget til en ny kunde. Vi kan også af &'; t glemme alt om networking begivenheder, du deltager som en del af din optrappet markedsføringsplan. Regnearket skal have en kolonne til dato, kilometertæller start /slut, alt miles, og beskrivelse.

4. Ud af lommen udgifter. For de kontante udlæg, vi gør hele året – kaffen i lufthavnen, vejafgifterne betales til et møde, eller hurtig frokost på et seminar, holde disse kvitteringer i en farvet kuvert med året og holde styr på bekostning i et Excel-regneark. Du kan derefter alt enten månedligt eller kvartalsvis og refundere dig selv for disse udgifter. Sørg for at aflevere off indtægter og regnearket til din revisor ved årets udgang.

5. Skat fil. Opret en skat filmappe ved begyndelsen af ​​hvert nyt år. I løbet af året, skal du placere nogen skat relateret udgift i denne fil som medicinske kvitteringer, recepter, månedlige eller kvartalsvise investeringer udsagn, ejendomsskat regninger, og årets udgang bank renter udsagn. I slutningen af ​​året, hvor du samler papirarbejde for din revisor, vil de fleste af de oplysninger, der allerede være der for din revisor og du vandt &';. T være undrende hvor du placerede meddelelsen tilbagebetaling af skat, du har modtaget i april

6. Kontoudtog. For dem, der ikke modtager udsagn månedlige bank i den mail, vil jeg foreslå du oprette en fil mappe til kontoudtog på din computer. Hver måned hente filen fra din banker hjemmeside og gemme i denne mappe. Du kan oprette mappen som en password beskyttet fil, hvis du har andre mennesker, der bruger din computer. Ved udgangen af ​​året, brænde alle de månedlige opgørelser på en cd og gemme med dine indkomstskatter for det pågældende år. De fleste banker kun holde 18 måneder udsagn, nogle kun 12 måneder på deres server. IRS kræver, at du til at holde 7 års kontoudtog i tilfælde af revision. Når cd'en er oprettet, kan du derefter slette filer fra din computer og oprette en ny mappe til det nye år.

Jeg håber du finder disse tips nyttige og snart vil ikke føle så overvældet i starten af nye år forsøger at få alle dine filer, for skat forberedelse. Hvis du er interesseret i at modtage en Record Retention Schedule at IRS anbefaler for virksomheder, kan du kontakte mig på [email protected] og jeg vil være glad for at sende det videre til dig.

Glad organisering!
.