Hvis dine medarbejdere blev alle tager to timers Frokost, ville du ikke løse det?

I disse prøver økonomiske tider, er vi alle leder efter muligheder for at spare omkostninger og øge produktiviteten. Virksomhederne har en enorm mulighed for at øge produktiviteten stirre dem i ansigtet, som desværre er gået næsten uopdaget.

Hvad er denne mulighed? Den regenereret produktivitet kommer fra ændrede e-mail-vaner. Tror du, jeg barn? Forskningen firma Basex nylig anslået udgifterne til information overload til verdensøkonomien 900000000000 $ årligt. E-mail-håndtering vaner er blandt de øverste lovovertrædere

Har du nogensinde holdt op med at observere eller overveje, hvad din organisation &'; s. E-mail-kultur er? Hvordan dine medarbejdere bruge det? Hvordan de styre det? Hvordan de sender det? Hvordan de gemme det? De vaner, de vedtager, uanset om de er positive eller negative, kan være smitsom, og pludselig din virksomhed har sin egen e-mail-kultur. Salg

Vaner? Smitsom? Når man tænker på hvor mange visninger disse budskaber har alle i hver person i din organisation dagligt, kan du hurtigt forstå, hvordan e-mail-praksis kan blive kulturel og omsiggribende.

Her er blot ét eksempel på, hvordan en e-mail kultur kan udvikle sig. En chef indser, at han har brug for at ringe til et hastemøde med 3 af sine ledere. Han sender en e-mail at kalde mødet til at starte i de næste 15 minutter. To af de tre se e-mail og reagere. Den tredje, der arbejdede på et vigtigt projekt, havde ikke hans e-mail åben, gik glip af mødet, og vred hans chef.

Nummer tre har netop nu lært, at han aldrig kan vende hans e-mail ud af frygt for mangler noget vigtigt. Men det gør ikke &'; t stoppe her. Det ruller ned ad bakke. De tre ledere har nu fået “ tilladelse &"; at bruge e-mail som en HASTER leveringssystem. De bruger det i deres afdelinger, og meget hurtigt, er hele organisationen inficeret med denne virus. Ingen kan slukke hans eller hendes e-mail af frygt for mangler noget afgørende. Medarbejderne bliver slaver til “ brinnng &"; eller flash af en nyligt ankommet e-mail og produktivt arbejde når som helst noget stoppe kommer i, selv om det &'; s bare spam

Og det &';. er bare ét eksempel. Tænk på praksis i kopiering ti ekstra personer, bare så ingen, selv dem kun fjernadgang interesseret i emnet, er forpasset. Eller hvad med at bruge e-mail som et chatrum med flere modtagere til at forsøge dialog? Eller hvad med at bruge det til kritik nogen &'; s præstationer? Én person gør det, andre gør det. Kultur er ændret. Produktiviteten er undergravet. Din bundlinjen er påvirket negativt.

E-mail kan være ekstremt dyrt, hvis ikke brugt effektivt. Når man tænker på den gennemsnitlige restitutionstid fra enhver afbrydelse er omkring 4 minutter, kan du forestille dig prisen til din organisation, når folk ser op hver gang en e-mail er modtaget. Gøre det math. Hvis du holder op med det, du &'; re gør, hver gang du modtager en e-mail og få (kun) 30 e-mails i en dag, der er lig med 120 minutters nyttiggørelse tid – to timer af affald! Og det gør ikke &'; t omfatter den tid rakte e-mailen. Nu formere, at ved hver medarbejder, hver dag, og du kan se, hvordan produktivitet og lønsomhed kan alvorligt begynde at falde.

sammensatte virkning kan være overraskende. Genvinding en time dagligt i en 20 person, afdeling giver en netto produktivitet gevinst på 100 timer om ugen! Udlevering endnu en halv time dagligt per medarbejder giver en nettogevinst på 50 timer om ugen. I begge tilfælde kan mindst én fuld medarbejderstaben blive regenereret -., Og det er for en lille 20 personer kontor

Mens de retsmidler, er enkle at forstå, de kan være en udfordring at indgyde, fordi de kræver skiftende vaner, og skiftende kultur. Men det afkast kan være enorme. Her er nogle af de tiltag, der kan bringe din organisation de største afkast.

Shift til at tjekke e-mail sjældent. Til øjeblikkeligt at bekæmpe dette tab af produktivitet, giver alle i organisationen “ tilladelse &"; at slå auto-modtager, og til at kontrollere kun 5 gange dagligt – ved ankomsten, medio morgen, efter frokost, midt på eftermiddagen, og halv time før dagens afslutning. Eller har dem planlægge e-mail-leverancer hver 90 til 120 minutter. Denne praksis ændrer antallet af afbrydelser fra løbende til kun 5-8 dagligt, i det væsentlige afkortning restitutionstid at kun omkring 30 minutter dagligt – en besparelse på 90 minutter tilsat helt tilbage til din bundlinje. De mindre hyppigt folk kontrollere deres indbakker, jo mere produktive de kan være. Denne ene ændring alene kunne redegøre for en time eller mere af regenereret produktivitet per medarbejder per dag.

Tillad ikke presserende e-mails. Brug ALDRIG e-mail hurtigst muligt. Hvis der er et presserende spørgsmål, eller du har brug for et svar på mindre end 3 timer, tilskynder hver medarbejder til at tage telefonen eller gå ned hallen. Og ære denne praksis selv. Et presserende e-mail fra chefen vil lære arbejderne at de ikke kan lukke deres e-mail og skal kontrollere det hele tiden. Dette “ læring &"; væsentlige genetablerer de stadige afbrydelser, du forsøger at erobre.

Tag telefonen. Jo flere e-mails, der sendes, jo flere e-mails en medarbejder vil modtage. E-mail er beregnet til at dele information, ikke at dialog. Hvis enhver arbejdstager anser boomerang effekt af alle e-mails, han eller hun sender, vil færre e-mails skal sendes. At tage telefonen for at få en dialog er stadig en meget effektiv forretningspraksis.

Hvis du kan indgyde bare disse tre vane ændringer blandt alle dine kolleger, vil du se en bemærkelsesværdig forbedring i produktiviteten.

Nogle gange er det ikke bare omkostningsbesparelse. Snarere, hvis du kan genvinde produktiviteten, der er blevet tabt på grund af en nær pandemi af produktivitet undergrave e-mail-vaner i hele organisationer, du &'; ll se det i din bundlinje. Overveje virkningen af ​​at få 10% -20% mere ud af hver arbejdstager? Nu AT &'; s hvad vil re-energize økonomien
.