Håndtering Uventede begivenheder

De er den bane af alle skemaer, ødelæggeren af ​​alle planer. De er frygt for ledere og koordinatorer overalt. De bringer arrangøren i knæ.

De er uventede hændelser.

Uventede begivenheder tage op værdifuld tid og energi og penge. De bruger ressourcer, der var planlagt til noget andet. Så hvordan kan vi tillade og plan for det uventede? Hvordan kan vi indarbejde det, vi ikke forudse i vores planer? Det gør vi ved hjælp af to strategier:. Buffere og fleksibilitet

Buffer

En buffer er nogle ressourcer, som ikke tildeles. Det er ressourcer, som vi har til rådighed for os, men vi bruger ikke i vores planer. I budgettering, vi kalder det en "nødfond", som er penge, som vi har på en konto, men som ikke er en del af vores budget. I tidsstyring er disse blokke af tid, der er på skemaet, men som ikke er en del af tidsplanen.

Hvor meget skal være i en buffer? Beløbet er fleksibel, afhængigt af hvor vi er i planen. En "nødfond" burde være nok for én periode uden nogen indkomst; for eksempel, hvis vi arbejdede på en families månedlige budget, bør der være penge nok i en måned af udgifter uden nogen indtægt. Hvis vi arbejder på en ugeplan, bør vi have nok ledig tid til en cyklus af aktivitet, siger et sæt gøremål eller et sæt af møder. Denne gang behøver ikke at være alt i én blok, men vi bør være i stand til at se det i vores tidsplan.

For eksempel sige, vi arbejdede på et byggeprojekt, som remodeling et hus. Vi har en række mennesker, der arbejder på en koordineret måde, ligesom en elektriker og en blikkenslager og et team af tømrere. Vi arbejder en seks-dages uge på huset. For hver uge, skal vi have en buffer på en dag (10 timer) af uforudset tid blandt holdet. Ikke alle har 10 timers fritid, men vi kan se i alt 10 timer. Derefter, som ugen skrider frem, at tiden kan forkortes, indtil den sidste dag (dag 6) har vi måske 2 eller 3 timer uplanlagt. Hvis vi forsøger at planlægge hver time af hver dag for hver person på holdet, er vi risikere hele tidsplanen for uventede begivenheder. Ved at sætte nogle fri tid i tidsplanen, vi er mere tilbøjelige til at håndtere det uventede.

Fleksibilitet

andet værktøj til at håndtere det uventede er fleksibilitet, evnen til at tilpasse sig skiftende omstændigheder. Opgaverne i planen skal finde sted i en planlagt, planlagt måde. Men vi er nødt til at have nogle opgaver, som kan flyttes rundt. På den måde, når en uventet begivenhed indtræffer, kan vi flytte disse opgaver rundt for at gøre plads til at håndtere det uventede begivenhed.

Lad os gå tilbage til vores hus remodeling. Nogle opgaver skal ske på bestemte tidspunkter, som at få klar til en inspektør. Dog kan andre opgaver skal flyttes, ligesom at bygge verandaen. Hvis der sker noget uventet, kan vi udskyde bygningen af ​​våbenhuset indtil senere på ugen; denne bevægelse giver os tid til at håndtere det uventede begivenhed.

Planlagt for Unplanned

Det centrale idé er, at der vil være uplanlagte hændelser og behov, så vi har brug for at lægge ressourcer til at håndtere den uplanlagte. At planlægge alle ressourcer, især hele tiden, helt er at risikere at have vores tidsplan eksplodere, når det uventede sker. Dette er en enorm risiko, og en, der er unødvendige. Selvom vi ikke kan klare alt, vi kan håndtere de fleste, hvis vi planlægger for uplanlagt
.