De tre Rhythms af Workflow - Kom og opholder sig i Groove

Det har været en rock and roll dag her på QuietSpacing (R) centrale. Mandagens altid er ... for de fleste af os. Mellem alle de ting, jeg skubbede ind i denne uge fra sidste uge, den ting alle andre skubbede ind i denne uge, og de kollektive tjenstlige grunde, der dukkede op i løbet af weekenden, er det et under mandag nogensinde ender!

jeg følte mig lethed ind i rillen rigtige måde, først gennemgå landskabet af dagen, så triaging alle de e-mails, der var ankommet natten over. Den kollektive puls steg som folk begyndte at kalde og aktivitetsniveauet rundt omkring mig steget. Snart blev jeg reagerer på klient og medarbejder anmodninger om min opmærksomhed, mens jeg også re-scripted en præsentation jeg ønskede at optage til internettet.

midt på dagen drog igen og da eftermiddagen trak ud foran mig, jeg befandt mig kæmper med flere tekniske spørgsmål. I midten af ​​eftermiddagen var det tid til at få en række ting gjort ud af kontoret, så ind i verden jeg gik. Den relative ro i omverdenen var en velkommen lettelse for det stigende pres bygning på kontoret. E-mails var ikke helt så presserende som at holde mine øjne på vejen og telefonopkald blev taget mere selektivt.

Med de ærinder færdig, vendte jeg tilbage til kontoret for en endelig triage inden turen ud i støvregn til en løbetur.

Mens jeg slogged gennem regnen, jeg gennemgik dagen fra 10.000 fod niveau. Der havde været meget aktivitet og endda en rimelig mængde produktivitet, men hvad slog mig mest var rytmer jeg havde oplevet i løbet af dagen. Jo mere jeg tænkte over, hvad jeg havde gjort hele dagen, jo mere jeg indså, at vi (os alle) arbejder i tre forskellige rytmer - Rapid Fire, Lille Burst og Extended Focus. Hver rytme har sit eget tempo og sine egne fordele.

Breaking Down the Day

Fra et produktiviteten synspunkt, jo længere vi kan bo i hver rytme, jo mere vil vi få gjort. Det er ikke bare, at multitasking er ineffektiv, er det, at vejeafmålings ligesom opgaver sammen reducerer behovet for at ændre typen af ​​fokus og energi du har brug for at forblive meget produktiv.

For at opnå dette højere produktivitet, gruppe som opgaverne sammen baseret på de tre kategorier nedenfor, derefter organisere din dag omkring adressering dem i partier. Ikke blot vil du få mere fra hånden, vil du nyde fordelene ved at udføre disse tilknyttede opgaver.

1. Rapid Fire - Du Needed. Det bedste eksempel på Rapid Fire rytme er kraftoverførsel via e-mail. Det er så beroligende at have alle de e-mails, der venter på os. Vej dybt ned, er vores egoer skrigende, "Du kan lide mig! Du kan virkelig godt lide mig!" (Undskyld til Sally Field, men det var bare for opportunt!) På en mere alvorlig tone, virkeligheden er, at vi får en masse e-mail og vi er nødt til at komme igennem det hele. Det er også sandt, at de fleste e-mail er en form for junk mail - ting, du ikke virkelig har brug for at vide eller gøre noget ved. Således er det et perfekt sted at komme ind i en Rapid Fire rytme og opdele og din vej til slutningen af ​​dem. Korrekt opsætning af for Rapid Fire behandling er afgørende, så tjek denne artikel ud om, hvordan man gør det - Opsætning til Power behandling af din E-mail - vælg derefter et par gange hver time at buste et træk på, at e-mail. Du må ikke stoppe, indtil du har dækket alle de ulæste dem, derefter flytte til den næste ting, der kræver din opmærksomhed.

2. Kort Burst - Du Gettin '' er gjort. Den lille Burst rytme afspejles i de trinvise indsats, du foretager hele dagen lang for at flytte bolden ned af banen. Det er de 10- til 15-minutters projekter /telefonopkald /møder, der bruger det meste af din dag. Hver gang en lille opgave er afsluttet, projektet er, at meget tættere på at få gjort. Når du får en masse af disse sker på en dag, du føler virkelig produktive. Denne rytme fremgår af linjerne gennem ting på din opgaveliste og den tilhørende følelse af realisering du få at se på denne liste i slutningen af ​​dagen. Det bedste tidspunkt at opsøge denne rytme er første ting om morgenen - lige efter den første e-mail-triage - og lige før de går hjem. Disse aktiviteter har en tendens til at generere mental energi i modsætning til nedbryder det, så fyld at tanken op første ting, når du kommer til kontoret og lige før du går hjem!

3. Udvidet Fokus - Du Bidrag. Uden tvivl den mest givende oplevelse - personligt og fagligt - er, når vi føler som om vi bidrager til den indsats, hvad det så indsatsen kunne være. Kom ind i Udvidet Focus rytme er den mest sandsynlige sted at fange den følelse. Denne rytme er roligere mentalt og fysisk, end de to andre. Dette er, når dit fokus dykker dybt ind i en opgave eller projekt, og du begynder at se alle forbindelser, du trækker sammen. Vi har alle følt stolte og tilfredse med os selv, når vi ser et projekt, vi har arbejdet længe og hårdt på at komme til at bære frugt. Vi har gjort en forskel; vi har bidraget med. Denne rytme er ikke noget, vi kan nyde hver dag, men det er en rytme, der er nødvendig for at få de store opgaver udført. Således skal du få tid og plads til det i din tidsplan. Udskille dig væk fysisk hvis det er nødvendigt for at komme ind og være i stand til at bo i denne rytme. Belønningen er det værd.

Administrer din dag for at få mest ud af det

De tre rytmer af dagen kommer og går. Nogle dage er alle Rapid Fire. Nogle er blandinger af Rapid Fire og korte byger. Et par omfatter Extended Focus. Hver rytme er naturligt, og hver giver en belønning. Din opgave, bør du beslutter dig for at acceptere det (nik til Mission Impossible), er at organisere det arbejde, der skal gøres til bedste løftestang disse rytmer
.