Har din virksomhed har en nødsituation Back Up System?

Nødsituationer er nødsituationer for en grund, og mens du ikke ved, hvornår de vil ske, i det mindste kan du oprette en slagplan før tid, hvis de opstår.

Der er mange typer af nødsituationer, og i denne artikel vil jeg tale om systemer, du kan sætte på plads til personlige katastrofer, der kan tage dig væk fra din virksomhed i et kort stykke tid.

Dette er ikke en normal emne for mig at skrive om, men med min forestående "planlagt nødsituation" for at have min første barn, jeg troede det ville være nyttigt at dele de systemer, jeg har sat på plads for at hjælpe tingene kører problemfrit, når " D-Day "kommer

For at forenkle tingene, når du nødt til at træde væk fra din virksomhed uventet er der et par grupper, der vil blive berørt:.

• Dine kunder (selvfølgelig)

• Dine kundeemner (personer på din liste, dem, der er tilmeldt begivenheder, du har planlagt etc.)

• Dit hold

• Din salgsfremmende partnere.

Når du nedbryde din virksomhed ind i disse 4 områder bliver det lettere for dig at lave en plan for, hvordan at holde alle i løkken og være i stand til at træde væk uden at føle som om du har glemt noget.

Så lad os tage et kig på hver gruppe, og hvad du kan gøre for at mindske effekten af ​​at du er væk.

Kunder

Det er nok den hårdeste, fordi de ve betalt dig penge for en tjeneste, og så du har en forpligtelse til dem til at levere på dine løfter. Når det kommer til en nødsituation selv, kan nogle ting ikke blive hjulpet, og du vil blive overrasket over, hvor forståelse mennesker kan være i krisetider.

1. Hold styr på dine kunder og hvor de er i færd med at arbejde sammen med dig. Dette vil være nyttigt, hvis du har en backup person, der kan tage sig af deres umiddelbare behov, indtil du er tilbage. Det vil også hjælpe dig med at komme tilbage på sporet meget hurtigere, fordi du ved, hvor du slap.

Det kunne være så simpelt som at holde en Google Drev-regneark med deres navn, e-mail-adresse, og hvor de er i din proces. Dette ville blive delt med dine teammedlemmer, så hvis du har brug for til at træde væk, de ved, hvem der har behov for at blive kontaktet.

2. Udarbejde en meddelelse e-mail, du (eller dit team, eller et familiemedlem) kan sende på et øjebliks varsel at lade dine kunder vide, at noget er kommet op, og en omtrentlig tidsramme på, når de skal høre fra dig næste. Du kunne også omfatte oplysninger om en person, der kan besvare spørgsmål i mellemtiden, eller hvis du har en backup person, de kan fortsætte arbejdet med i mellemtiden kontakt.

Den vigtigste ting at huske med dine kunder er at holde dem i loop og fastsatte forventninger. Kunderne er langt mere forståelse, hvis de ikke føle, at de har været efterladt i mørket.

Udsigterne

Denne gruppe er meget lettere, fordi det er mere om bare holde folk i løkken og ikke "pludselig forsvinder", der kunne såre din troværdighed. Så her er nogle nemme ting du kan sætte på plads hurtigt, hvis du skal tage uventede tid væk.

1. Hold et nyhedsbrev udkast gemt som meddeler alle på din liste, som du vil være væk for lidt og ser frem til at indhente, når du er tilbage.

2. Hold en broadcast udkast gemt som du kan sende til alle, du har registreret for tele-seminarer, webinarer, events etc., der lader dem vide begivenheden er blevet udskudt på grund af en personlig nødsituation, og du vil lade dem vide, hvornår det vil blive omlagt .

3. Gem en "ferie auto responder" i din e-mail-software, som du hurtigt kan tænde fortælle nogen, at e-mails du, at du er i øjeblikket væk, og hvem de kan kontakte, hvis de har et umiddelbart behov.

4. Hvis du bruger en automatiseret planlægning system kan du også ønsker at blokere hele tiden på din kalender for, mens du er væk, så ingen kan planlægge et møde med dig og tror, ​​du bare ikke dukke op.

5. Tag ned eventuelle registreringssiderne for begivenheder, der vil blive forekommende, mens du er væk, så du ikke behøver nye tilmeldinger, der ikke vil få udsættelsen email.

Disse er alle forholdsvis enkelt at sætte op og har på hånd før tid, og hvis de er generiske nok du altid har dem klar. Dine tilhængere vil sætte pris på at blive holdt i løkken, og dette viser dit engagement til din virksomhed.

dit hold

Det bedste du kan gøre for dit team er at være forberedt i god tid til, hvis du skal være væk.

Sørg for, at de er klar over de procedurer, du har lagt på plads, og hvor man kan finde de oplysninger, de har brug for at hjælpe med at støtte dig.

En nem måde at gøre dette er at have en delt Dropbox eller Google Drev mappe, der indeholder ting som:

• Klienten liste nævnt ovenfor med, hvor alle er i arbejdsgangen, så de ved, hvor de kan hoppe i at hjælpe eller i det mindste være i stand til felt spørgsmål hvis nødvendigt

• Logins, de bliver nødt til at sende udsendelser for dig, skal du tænde din ferie responder, blokere din kalender, eller tage ned sider på dit websted

• En tjekliste for, hvad gemte e-mail-kladder skal gå ud til der opregner

• Procedurer for noget andet, du har brug for dem til at gøre, mens du er væk.

Og huske på, hvis du ikke har et team, der arbejder sammen med dig, kunne et familiemedlem gøre mange af disse ting som længe de blev vist, hvordan før tid.

Din Salgsfremmende Partners

Dette er nok det sværeste at automatisere, medmindre du holder en liste over hvad kampagner, du har stået på, og hvornår i filen for dit team, så de kan nå ud til alle personligt.

I stedet for det, kan du nødt til at sende et hurtigt e-mail til salgsfremmende partnere med en heads up, at du skal være væk, og hvem der skal kontakt på dit hold, hvis de har spørgsmål.

Hvad fail-pengeskabe har du på plads?

Dette er naturligvis ikke en udtømmende liste, og jeg ville elske at høre om, hvad andre har indføre, hvis de har brug for at træde væk fra deres forretning på et øjebliks varsel
.