10 tips til at skabe og køre effektive møder

Hvor mange gange har du tænkt over eller hørt det sagt &hellip ;. Åh nej ikke andet møde! ... Eller … hvad &'; s dette møde for, er det sikker på at være en anden tidsrøver!

Her er en række praktiske forslag til, hvordan man kan skabe og køre effektive formelle møder, der virker og kan hjælpe med at ændre folks holdning til møder, og vigtigst deres adfærd, når de deltager.

1. Planlægge møder i god tid, hvor det er muligt mindst en uge frem og på det tidspunkt på dagen, der passer bedst til alle involverede.

2. Møder er bedst planlægges på tidspunkter, hvor de involverede er på deres mest vågen og produktive, så det klogt at blive enige om, hvad der er det bedste tidspunkt, der passer alle, der vil blive inddraget til at maksimere positive resultater, hvis aftale er svært at nå de bedste tider er traditionelt mellem kl 08:30 og 11:30

3. Formanden bør sikre, at der er en dagsorden, som er cirkulerer tre dage forud for mødet, skal dette omfatte hvem skal deltage, hvad der skal drøftes, og de oplysninger, der skal skal leveres eller forberedt til mødet.

4. Under mødet stick til dagsordenen og tildelte tidsramme, men hvis du er færdig med de punkter på dagsordenen tidligt don &'; t forlænge mødet - give alle en tidlig mærke at give dem mulighed for at komme tilbage til andre vigtige opgaver
.

5. Formanden bør cirkulere skriftlige referat af mødet inden fireogtyve timer af mødet, klart bemærke der er ansvarlig for de aftalte tiltag skridt og tidsramme for færdiggørelse af disse handling trin, plus detaljer og timing af det næste møde, hvis det er påkrævet.

6. I et forretningsmøde, bør formanden estimere på forhånd udgifter til drift mødet, nemlig: lønninger og omkostninger til alle, der er involveret i mødet. A 'hvad dette møde koster os' udtalelse bør medtages på øverst på dagsordenen, fx: 'vores folk koster for denne ene timers møde er $ 1,750.00. Lige så et tal skal medtages angivelse af, hvad et positivt resultat fra mødet vil generere for business indkomst f.eks. "Secure en ekstra $ 50.000 i nye forretninger '

7. Medtag i mødet kun de mennesker, der har brug for at deltage i, og som kan gøre et værdifuldt bidrag, da dette sparer værdifuld tid af mennesker, der simpelthen nødt til at have en kopi af referatet og resultater med henblik på at blive holdt opdateret på hvad der sker.

8. Start og slut møder til tiden, uanset alle er til stede.

9. Tag 5-10 minutters stretch pauser hver time til møder, der går længere end en time, men at sikre, at folk ikke forvilder væk til mødestedet eller blive optaget af at tage og svare på telefonbeskeder.

10. Alle deltagere på mødet bør have deres dagbog, bærbare computer eller en udskrift af den ugentlige /månedlige tidsplan, så de kan diarise de nødvendige handling trin og datoer for, hvad de skal tage handling på efter mødet.

Den udpegede formand er ansvarlig for:

• Den adfærd møde- og de involverede
• Holde at planlægge
• Udarbejdelse af minutter og aftalt opfølgning på handlingspunkter

Plus - Det er en god ide at rotere formanden rolle hvert par møder, da det giver alle værdifuld erfaring på at køre et møde, samt købe ind til værdi af den effektive møde proces

Nogle af de vigtigste punkter på adfærd i mødet

• Deltagelse er vigtig, både personligt og i tankerne

• Start hvert møde med et hurtigt rundt bord feedback på individuelle succeser for ugen eller perioden siden sidste møde, dette giver mødet en positiv start, og får alle tænker gode resultater

• Undgå personlige kommentarer og angreb

• Altid respekterer hinandens ideer og meninger

• Hvis du tror det, siger det - men med dit sind i drevet, snarere end neutral

• Kun én samtale ad gangen

• Vi blev født med to ører og én mund - lytte dobbelt så meget, som vi taler, på den måde møder vil gå dobbelt så hurtigt

• Ved slutningen af ​​mødet tillader omkring fem minutter stille tid for alle at dokumentere og planlægge handling trin, at de skal tage efter mødet

• Anerkend og fejre held og lykke, samt læring erfaringer fra en fiasko

• Fokusere al opmærksomheden om formålet med mødet og de ønskede slutresultater og resultater

• Altid huske, at latter er kanariefuglen i kulminen for handel, så holde balancen i mødet - alt forretningsaktiviteter er beregnet til at være givende, sjov og underholdende

Endelig her er en idé, der virkelig fungerer i det rigtige! omstændigheder

Spar værdifuld tid ved at køre Stand Up Møder

Regelmæssige møder med dit team og forretningsforbindelser kan køres i op til halvdelen af ​​den normale tid, hvis alle står under mødet.

Forud for mødet blot fjerne alle stole fra dit mødelokale og har alle stå op omkring bestyrelseslokalet bordet og se, hvor meget hurtigere dine møder vil gå. Denne tilgang er velegnet til daglige eller ugentlige teammøder, der normalt skal være færdig i 15 til 20 minutter, men ofte trækker på langt ud over den tildelte tid

Skrevet af Keith Ready
.