Accounting Software Solutions Ting at tænke på før du køber!

Som du forberede sig på at kompilere din behovsanalyse for dine nye regnskabs software løsninger eller ERP-system, du har uden tvivl grundigt identificeret dine forretningsprocesser. Men der er tre områder kommende vigtighed, at du måske har overset, men vandt &'; t ønsker at ignorere. Det er workflow management, data management og dokumentstyring.

Document Management
kig på nogen liste over varme emner i teknologi i løbet af de sidste fem år, og du vil sikkert se dokumenthåndtering, eller “ papirløse kontor &";. Mens for ti år siden brugere bruges til at bespotte sådan et begreb, har de fleste virksomheder nu enten vedtaget eller designe dokument forvaltningsplaner. Som du gennemgå produkter, kontrollere, om hvordan de rumme dokumentstyring. Hvordan er dokumenter digitaliseret Hvordan er de filer, der er knyttet til transaktionerne ? Hvordan er de krypteres og gemmes Hvad funktionalitet er inkluderet med systemet og hvad der skal være opnås med en tredjepart dokument management løsning Hvad scannere anvendes ? Hvad er de hardware (scannere), og krav software investeringer
?
Workflow Management
Som det papirløse kontor materialiserer, der vil være færre dokumenter fysisk flyder fra skrivebord til skrivebord til revision og /eller hånd signatur godkendelse. Godkendelse vil blive gjort elektronisk, og udformningen af ​​denne godkendelse proces omtales som styring af arbejdsgange. Systems omfatter nu evnen til at designe godkendelsesprocesser og fleksibilitet til at omfatte den enkleste til komplekset. om det &'; s timeseddel, et budget, eller en udgift, revisionen og godkendelsesprocessen skal være baseret på et automatiseret workflow af elektroniske dokumenter og advarsler, der kan rumme dit niveau af kompleksitet. Sørg for at du gennemgå dine egne interne processer her så godt, med deltagelse af alle teammedlemmer, der er ansvarlig for tilladelser. Det &'; s store læreproces, der kan føre til bedre forretningsmetoder samt større effektivitet !

data Sikkerhedstjeneste Med alle disse oplysninger og data, flytte rundt på kontoret, det &'; s bydende nødvendigt for at sikre det &'; s sikker. Ud over føderale love såsom hippa, den flertal af stater har vedtaget yderligere datasikkerhed love . Sanktioner for at overtræde sikkerhedsregler kan nå $ 500.000, for ikke at nævne krøbling kundernes tillid, eller endda bringe deres personlige oplysninger. Derfor brugen af ​​kryptering, brug af portaler for ekstern adgang og filoverførsel, og omhyggelig forvaltning af vedhæftede dokumenter er kritisk. Spørg dine potentielle leverandører, hvad de anbefaler til datasikkerhed, hvilke værktøjer er inkluderet i deres system til at lette dette, og hvilke yderligere foranstaltninger de anbefaler ud over dette at forsikre dine data er sikkert
.
Uanset om du &'; re allerede er i et papirløse kontor, designe et dokument management system, eller bare resigneret til det faktum, at ldquo &; endags &"; Disse data sikkerhedsspørgsmål vil påvirke dig (den dag i dag, folkens), gennemgå hvordan systemer fat på disse områder vil efterlade dig godt positioneret bevæger sig fremad.
.