Kunne det være tid til en ny HRIS?

Der &'; s meget god chance for, at din virksomhed har været ved hjælp af samme Human Resource Information System for år nu. Ganske vist er der &'; s noget, der taler for velkendte, pålidelig software – men meget som din seks-trins barndom cykel sidst gav vej til en første bil, kan en opdateret HR informationssystem give din virksomhed friheder og processer, som du aldrig selv vidste, du manglede. Mens din eksisterende applikation måske føler sig trygge og stabile, kan det meget vel være på tide at opgive den gamle status quo og genopfriske din organisation med forbedrede funktioner, der tilbydes af nyere HRIS teknologi.

Men hvordan kan du selv begynde virksomhed beslutte som HRIS er rigtige for dig? I betragtning af de følgende 10 point skal bidrage til at pege dig i den rigtige retning. Hvis nogen af ​​disse synes karakteristisk for dit nuværende system, du &'; re sandsynligvis forfaldne for en ny HRIS

1.. Du kan &'; t email disse virksomhedens rapporter. Utvivlsomt din virksomhed har for længst skiftet til at kommunikere i høj grad via e-mail, da dette er et strålende effektive og alsidige middel til at udveksle oplysninger. Det &'; s kun logisk, at din virksomheds HR-rapporter bør blive sendt, også. Ikke blot vil dette spare på udgifter til trykning og skære hånd-levering ulejligheden, vil det også give mulighed for digitalt-støttede kopier, der skal holdes på individuel skøn.

2. Du &'; re stadig kæmper gennem softwaren labyrint. Absurd som det kan lyde, kan masser af selskaber køre samme HRIS for en solid årti og stadig ikke forstå de finere punkter – eller endda nogle af de uslebne fundamentals! – af deres ansøgning. Hvis din lang tid softwaren stadig er at smide dig kurver, det &'; s sandsynligvis tid til at finde et nyt system. Du shouldn af &'; t brug for en ph.d. at navigere software åbent hav, og som har en klar, kan brugervenlig grænseflade gøre dit arbejde lettere og decideret sjovere

3.. Alt er Sesam. Det &'; s risikabel forretning, hvis din HRIS gør ikke &'; t give mulighed for betydelig password beskyttelse. Dine medarbejdere shouldn af &'; t nødt til at bruge din adgangskode for at se deres oplysninger, og ingen burde vide, at adgangskoden, men du. En HRIS bør give hver enkelt medarbejder for at have sin egen login-oplysninger for at se sine egne data, og intet andet – Dette vil undgå risikoen for fejl, forvirring, og “ mangler &"; data.

4. Medarbejderne har mulighed for at ændre data. Uanset om du vil have dine medarbejdere til at ændre deres data eller ej, havde de bedre være forpligtet til at have særlige tilladelser til at gøre det. At give medarbejderne en frie tøjler i datasystemer måske ikke virke som en big deal i starten, men tænk på, hvor let en person kunne pop i og ændre deres ferie og syge tid. De beføjelser til at redigere og tilpasse data skal opbevares forsigtigt begrænset.

5. Din virksomhed egenhændigt holder papirfabrikker i erhvervslivet. Der &'; s ingen grund til din virksomhed til at udskrive alt – i virkeligheden, din virksomhed sandsynligvis shouldn af &'; t udskriver meget på alle. Utallige organisationer er på udkig efter måder at reducere omkostningerne, og papirløse venture er formentlig en af ​​de mest effektive skridt en virksomhed kan tage. Nyere HRIS software er næsten udelukkende papirløse, og købe ind nu kan spare dig værdifulde penge ned ad vejen.

6. Du &'; re så meget en sekretær, som du er en HR-chef. Med en regelmæssig bunke af reelle ansvar på din plade, behøver du seriøst tror, ​​at det skal være din opgave at holde styr på medarbejdernes telefonopkald og e-mails, der anmoder om afspadsering? Ethvert menneske ressource afdeling bør have en automatiseret orlov anmodning system bygget ind i HR-software, så ledelsen kan afsætte sådanne distraherende små opgaver til fordel for de større opgaver på hånden.

7. Din software er så langsom, det &'; s kører baglæns. Som din virksomhed vokser og ændringer, din medarbejder database uundgåeligt vokser og ændringer, også. Software, der kan støtte en sådan udvikling er altafgørende for dit firma &'; s succes, og en HRIS velegnet til dit firma &'; s individuelle behov vil kun øge de måder, hvorpå din virksomhed kan udvikle

8.. Din software ligner den originale Mario Bros Dybest set, hvis din menneskelige software ressourcer hasn &'; t blevet opdateret i år – det skal være. Teknologi fra 1995 og blot kan &'; t holde trit med de hurtigt skiftende funktioner og muligheder i moderne software, og hvis du &'; re arbejde med en forældet program, så alt hvad du &'; re gør mangler ud på de større og bedre udvikling, der er kommet .

9. Du kan tælle dine softwarefunktioner på to hænder. Igen, teknologiske ændringer over årene – især de seneste år – har åbnet op utallige muligheder for HR at udforske. Ikke længere bør valget af en HRIS være et spørgsmål om at gå på kompromis virksomhedens behov, ikke når der er gjort muligt så mange nye og forskellige processer. Hvis et program gør ikke &'; t dækning på minimum 80% af dine behov, gå videre – vil der være et system derude, der kan skræddersys til at arbejde rigtigt for dig.

10. Du &'; re hoppe gennem hoops at få teknisk support. Et af de vigtigste nøgler til at optimere din HRIS er at sikre, at den virksomhed, du vælger har kompetent og let-tilgængelige støtte. Uanset om du har brug for hjælp med fastsættelse ødelagte data, inddrive en fil, eller blot overføre data fra en server til en anden, du shouldn &'; t blive overladt til dig selv. Tech support skal altid være mere end glade for at hjælpe dig ud

Hvis nogen af ​​disse problemer er de samme som plager dit system, så det ser ud som det &'; s. Om tid for dig at begynde at scoping ud en ny software pakke. Husk, at arbejde med din Human Resource Information System shouldn af &'; t være en konstant kamp. Formålet med en HRIS er at gøre dit job strømlinet, effektiv og samlet lidt lettere – så gør dig selv en tjeneste og vælge den HRIS som &'; s rigtige for dig
.