Retningslinjer til at udføre vellykkede møder

Selvom møde stilarter og strukturer varierer fra virtuelle møder til ansigt-til-ansigt dem, er de ikke desto mindre afgørende for at videregive oplysninger og fremme et samarbejde team miljø. . Med stærke og succesrige møder, kan holdene bruge alle de færdigheder til rådighed for dem at skabe et projekt, der realiserer sit fulde potentiale
For at få mest muligt ud af et møde, kan følgende trin er vigtige:

Trin # 1: Lav en realistisk dagsorden for mødet
Ved afholdelse eller planlægge møder, er det vigtigt at være realistisk, når designe sin dagsorden. Forsøg på at dække for meget kunne bombardere medlemmerne med oplysninger og få dem til at enten mister interessen eller blive overvældet. Det bør være en passende mængde af information for at fremme diskussion blandt medlemmerne og generere tilbagemeldinger
Trin # 2:. Giv mødet &'; s dagsorden til medlemmerne på forhånd
For yderligere at tilskynde til deltagelse og give en idé om hvad der vil blive diskuteret, bør teammedlemmer være forsynet med dagsordenen forud for mødet. Dette kan give teammedlemmer tid til at forberede og information forskning eller tænke på spørgsmål, som de måske ønsker at spørge, og dermed holde individer aktivt engageret. Dagsordenen skal have en konkret tidsplan og bør omfatte mål, en liste over alle medlemmer, og typen af ​​mødet (brainstorming, beslutningstagning, opdatere osv)
Trin # 3:. Administrer længden af et møde for at holde medlemmerne &'; interesse
Det er generelt en god idé at undgå ekstremt lange møder, da de har tendens til at miste deres fokus, sammen med opmærksomhed medlemmerne. Hvis mødet skal være længere, give korte pauser ind imellem at holde medlemmerne fokuseret. Det ville også hjælpe med at udpege en tidtager til at sikre mødet overholder en stram tidsplan. Dette vil formidle mødet &'; s længde til medlemmerne og gøre processen mere organiseret
Trin # 4:. Hold medlemmerne engageret
Trods al planlægning nødvendig, et velorganiseret og forberedt møde er kun halvdelen af, hvad der er behov for; medlemmerne nødt til at deltage aktivt og blive involveret i diskussionerne så godt. For at hjælpe med at holde folk beskæftiget, allokere simple roller til forskellige medlemmer. De forskellige roller kan variere fra tidtager, til facilitator, og skriftklog, og vil sikre deres fokus for mødet
Trin # 5:. Sørg for alle har forstået og erfaringer fra mødet
Møder er kun effektive hvis medlemmerne er i stand til klart at forstå de præsenterede oplysninger og i sidste ende vinde ved det. Det er derfor, det er afgørende at sikre på forskellige punkter i mødet, at alle medlemmer følger. Bede visse medarbejdere ved navn, om de har noget også bidrage letter diskussion og engagement. Alle medlemmer skal være opmærksomme på, hvad der er ansvarlig, og hvilke skridt der skal gennemføres for en bestemt opgave. En klar og kortfattet resumé ville være nyttigt at opsummere alle de oplysninger, der er omfattet i mødet.
Efter disse trin sikrer klar og direkte kommunikation mellem teamets medlemmer. Samlet set nøglen til et møde er effektiv kommunikation mellem alle, der deltager – uden dette, vil mødet aldrig arbejde så godt, som det kunne
.