13 Nøgler til Førende højt effektive møder

Det er almindeligt accepteret, at den værste tidsrøver i erhvervslivet i dag er, at allestedsnærværende møde. Vi ved alle, at hvis mødet var produktiv, at den tid ville være umagen værd. Men typisk det er ikke tilfældet. De fleste møder ledere er ikke skolet til at lede møderne.

Hvad der følger er 13 vigtige retningslinjer for at guide dig i at lede dine møder. Du vil forbedre dine møder dramatisk ved hjælp af disse taster. Hver retningslinje er kraftfuld, når de anvendes af sig selv. Men når du bruger de fleste eller dem alle sammen, for alvor, forventer store resultater. Jeg garanterer, at dine mødedeltagere vil nyde dine møder bedre og du vil få meget mere dygtig.

1) Planlæg mødet så det har en begyndelse, midte og slutning. Planlæg dit møde til at have en begyndelse, der omfatter forbindelse (“ indramme det &";). Konteksten bør omfatte: “ hvorfor &"; af denne særlige møde, dit møde mål og eventuelle begrænsninger (såsom tid). For mødet for at være effektiv skal der være en slutning, der omfatter en slags resumé (anmeldelse beslutninger, ideer genereret, information leveret og handlingsplanen), evaluering (se nøgle # 10) og konklusion (for eksempel har hver person stat ét ord at opsummere deres perspektiv af mødet).

2) Vær klar på resultatet for hvert punkt på dagsordenen og kommunikere resultatet til deltagerne på mødet. Tilbring tid oprettelse, hvad du ønsker at opnå for hver af dine punkter på dagsordenen. Den klarere og mere specifik du er den mere effektiv mødet vil være. Vil du have en afgørelse truffet? Hvis ja, hvilken type beslutning? Måske du ønsker deltagerne at vide specifikke oplysninger. Hvad er disse oplysninger, og hvorfor du vil have dem til at vide det? Har du ideer? Hvilken slags idéer, og til hvilket formål? Kommuniker til deltagerne disse resultater. Mødet vil være mere meningsfuld og målrettet til deltagerne, når du formulere klart resultaterne for hvert punkt på dagsordenen. Mødet vil fremstå som den har retning og derfor værd at tidspunktet.

3) Brug egnede processer og værktøjer. Brug specifikke processer til at generere ideer (f.eks Brainstorming), træffe beslutninger (f.eks ved hjælp af en beslutning matrix), løse konflikter (f.eks oprettelse jorden regler) og løse problemer, der er klare for alle. Deltagerne vil derefter være mere sikker på, at målene for mødet vil blive opnået. Denne måde, de bedre kan fokusere på “ hvad &"; (opgaven ved hånden) snarere end ldquo &; hvordan &"; (processen).

4) Generer ideer, når du genererer ideer; beslutte, hvornår du beslutter; præsentere, når du præsenterer. De tre vigtigste operationer, der opstår i møder genererer ideer, tage beslutninger og præsentere information. Ofte i møder disse operationer bliver blandet op. Én person genererer ideer, er en anden deling af oplysninger, og endnu en gør en beslutning. Dette fungerer ikke, da hver af disse operationer har det eget sæt af regler, som ikke co-eksistere produktivt sammen. Med andre ord, er den handling af beslutningsprocessen ikke blandes psykologisk godt med den handling idéudvikling. Gøre det klart for deltagerne, hvad operation, du bruger.

5) sikre lige bidrag. Give mulighed for alle i mødet for at bidrage til mødet. Det betyder, at når der er et punkt på dagsordenen, der kalder at have gruppen generere ideer sørg alles ideer bliver hørt. Når du diskuterer et problem, alle får noget at sige. På den måde, når du træffer beslutninger, vil du udnytte det bedste tænker på alle i mødet. Dette er ikke bare om at være “ fair, &"; men snarere at udnytte de talenter og perspektiver, du har bragt sammen.

6) registrere de ideer, beslutninger og resultater. Optag mødet resulterer i en måde, at alle medlemmer bogstaveligt talt kan se igangværende arbejde. Dette vil også give visuel fokus til gruppen. Brug en flipover og tildele en optager.

7) Etablere møde grundregler. Som en gruppe har deltagerne co-skabe et sæt af retningslinjer eller grundregler for, hvordan hver enkelt person skal behandle hinanden og deres ideer. Disse retningslinjer vil gøre det klart, hvad der forventes af hinanden. Et eksempel på en retningslinje kunne være "kun én person taler ad gangen."

8) Brug varme-ups og hegnsapparater. Vi har en tendens til at over-pakke vores møder og ender med lidt tid til at sætte scenen for store deltagelse og samarbejde. Hvis du tager dig tid til at energize og juice dit gruppen er du &'; ll få bedre resultater: mere kreative ideer, bedre for deltagelse, diverse perspektiver, mere energi, og bedre beslutninger

9) Plan for aktion.. Ved afslutningen af ​​mødet sørge for, at en handling vil medføre. Spørg “ hvem vil gøre hvad og hvornår &"; Selv hvis det gøres i midten af ​​mødet er det bedst at opsummere mødet med den plan for handling.

10) Evaluer mødet. Sørg for, at du tager dig tid ved slutningen af ​​hvert møde for at få deltagerne give feedback. Spørg “ hvad der virkede &"; og “ hvad skal forbedres &"; Dette vil gøre dig i stand til løbende at forbedre dine møder.

11) Accepter og værdi mangfoldighed i viden, ideer og stilarter. Sørg for, at alle ideer, viden og stilarter er omfavnede. Find måder at få dit team medlemmer til ikke kun at være åben og respektfuld, men faktisk værdsætter forskellige synspunkter. Styrke god lytning. Et godt team lytteren lytter opmærksomt til ideer og perspektiver de don &'; t vil. Den store ide ofte kommer fra den forskelligartede.

12) Genkende introverte og udadvendte. Omfatter processer, der fokuserer på både indadvendte tilgange (“ alene tid &"; til at generere ideer) og udadvendte tilgange (“ gruppe tid &"; til at generere ideer). Visse mennesker tror bedre af sig selv uden distraktioner, og nogle som stimulering af andre mennesker. De fleste af os har brug for begge dele.

13) Pace mødet. Det er vigtigt at være opmærksom på pacing af mødet. Hvis du flytter for langsomt, du &'; ll kede dine teammedlemmer og saft noget af deres energi. Hvis du flytter for hurtigt, du &'; ll miste de fleste af dine teammedlemmer, eller de vil føle sig nervøse. Ophold fleksibel og få feedback på hastigheden. Den rigtige pacing vil variere fra gruppe til gruppe. En god tommelfingerregel er at øge dit tempo, når du genererer ideer og bremse, når du træffer beslutninger.

For flere detaljer du velkommen til at kontakte Bruce Honig, Honig IdeaGuides ([email protected]). < . br>