Møder der virker

"Et møde er et sted hvor folk tager minutter og affald timer." Er dette udsagn gælder dine møder? Her er fire tips til at køre møder, som er mere produktive og ikke spilder timer:

1. Har et formål for møde
"Vi har altid mødes hver torsdag kl 4" er ikke en tilstrækkelig grund til at mødes. Du bør være i stand til at angive formålet for møde i én kortfattet sætning. Gør denne sætning din "indledende redegørelse" på mødet, og skrive det øverst på din dagsorden. Nogle eksempler: "Vi vil beslutte, hvordan at styre vores nye flex-tid politik." "Vi vil udarbejde på højt niveau projektplan for softwareopgradering." "Vi vil gennemgå data fra undersøgelsen og beslutte vores næste skridt." Hvis der ikke er noget formål, eller hvis det formål bedre kunne gennemføres gennem forskellige midler, ikke opfylder.

2. Har du en dagsorden
Dagsordenen bør indeholde hvem vil håndtere hvilke emne og hvor lang tid det skal tage. Send dagsordenen ud inden mødet, så deltagerne vil vide, hvad /hvordan man kan forberede og hvad der forventes af dem. Når du har en dagsorden, holde sig til det.

3. Hold dig til Time
Få mest ud af alles tid ved at starte og slutter mødet til tiden. Hvis folk har en tendens til at komme sent, starte til tiden alligevel og ikke gentage alt, hver gang nogen kommer i slutningen; i sidste ende, vil folk vænne sig til at dukke op til tiden. Har nogen at holde styr på tiden under mødet, så alle forbliver inden for deres tildelte tid, og der er tid til at gå gennem hele dagsordenen.

4. Indstil Ground Rules
Hvis gruppen mødes ofte eller for en længere periode, er det vigtigt at bruge de første par minutter af det første møde med gruppen udvikle grundregler for ting såsom brugen af ​​laptops /telefoner /e-mail under møder. Folk er mere tilbøjelige til at holde hinanden og sig selv ansvarlige over for de grundlæggende regler, hvis de var med til at udvikle dem. Skriv dem på en flipover og sende dem i mødelokalet eller på dagsordenen ark til det næste møde. Minde folk om dem i starten af ​​næste møde.

Hvis du følger disse tips, dine møder vil blive mere produktive. Du vil opnå det fremgår af dagsordenen med respekt for folks tid formål.

Copyright (c) 2008 Gilda Bonanno LLC Alle rettigheder forbeholdes
Du kan genoptrykke hele denne artikel, og du skal inkludere copyright info og følgende erklæring "Gilda Bonanno er en højttaler, træner og coach, som har specialiseret sig i . at hjælpe enkeltpersoner og organisationer at bryde ud af deres komfort zoner og blive mere succesfuld, end de troede muligt kontakte hende på gildabonanno.com "
.