6 tips til e-mail-kommunikation

Det er nemt at sige, eller synes at være at sige tingene på en bestemt måde, når vi e-maile, men der er visse regler for at kommunikere via e-mail, som vi skal følge. Det er vigtigt at huske ikke at bruge e-mail i visse situationer og følge nogle standarder etikette.
1. Hvis vi er vrede eller følelsesmæssige vores budskaber har mulighed for at blive misforstået
&';. Tælle til 10 &'; råd er en god en til at følge, når tænker på at sende en e-mail, hvis du er vred. Don &'; t sidde ned og skrive noget, som du ved, du vil fortryde senere. Prøv at sige det højt og til tider, der vil minde dig om, hvordan det ville lyde i en e-mail. Hvis det lyder middelværdi og fordømmende højt, så vil det sandsynligvis lyde endnu værre i e-mail. Husk, at du don &'; t har mulighed for at stemme bøjning eller tone, når du skriver og modtageren vandt &'; t &'; hør &'; det &'; hvordan du mente det &'; nødvendigvis. Vent, indtil du har dulmer og endda få en second opinion, før du sender noget.
2. Spørgsmål kan have brug for en afklaring.
Hvis du lige har et hurtigt spørgsmål gå tilbage til den gamle standard for at bruge telefonen og bede hurtigt spørgsmål for at spare dig og læseren tid. Ofte gange vi Email en spørgsmål ud af kontekst, og det så kræver, at læseren til at svare med et andet spørgsmål at afklare dit spørgsmål. Til sagen, bare ringe.
3. Konflikt eller svære beskeder.
E-mail bør ikke bruges som et mødested til at nærme ubehagelig eller konflikt med nogen. Har professionalisme til at levere nyhederne; uanset hvor svært det er personligt eller telefonisk.
4. . Sladder og sårende udsagn
Husk, hvis du kan &'; t sige noget til nogen, &'; s ansigt så har du sandsynligvis shouldn &'; t sige det på alle og især ikke i en e-mail til andre. Ligesom mor plejede at sige, “ Hvis du kan &'; t sige noget pænt, siger ikke noget overhovedet &"; Don &'; t sætte dig selv i en position for at være den Gossip kilde i dit kontor. Don &'; t videregive ting, som du ikke er en del af eller rygter. Hvis det gør ikke &'; t involvere dig derefter holde sig ude af det er altid en god regel at følge. Hvis nogen har betroet sig til dig, holder hemmelige eller en hemmelighed, du deler kan ende på virksomhedens opslagstavle så godt.
5. . Juridiske spørgsmål eller beskyttede oplysninger
Sørg for at du ved, hvad din virksomhed politik &'; s er for følsomme oplysninger med hensyn til at dele det via e-mail eller på anden måde. Don &'; t giver juridisk rådgivning, hvis du ikke er din virksomhed &'; s advokat. Udtalelser er ligesom &'; armhulerne &'; alle har en. Hold din til dig selv, når det kommer til juridiske og beskyttede oplysninger, og du vil styre fri af retssager.
6. Don &'; t skrive en roman
vi alle proces oplysninger og skriftligt materiale forskelligt i henhold til vores adfærd stilarter så don &';. T antage din læser vil have tid eller energi til at læse meget langvarig e-mail, som du måske føler er nødvendig at få dit budskab igennem. Du ville være bedre stillet spørge når de måske har tid til at tale et øjeblik om udstedelse snarere end at forsøge at stave det hele ud i din e-mail
.