Making Microsoft Outlook Regler arbejde for dig

Microsoft Outlook kan være en uhyre nyttige produktivitet værktøj, når du prioritere din tid brugt på e-mail. Men hvis du don &'; t vide om Outlook &'; s mange funktioner, du ikke kan bruge det til at dens største potentiale. Denne artikel er en del af en serie af artikler, som vil guide dig som begynder at organisere dit Microsoft Outlook.

Brug e-mail som et værktøj til at hjælpe dig med at styre og behandling vigtige projekter i dit liv og arbejde. Desværre modtager vi flere hundrede eller endda tusindvis af e-mails, oversvømmelse i din postkasse. Med denne mængde det &'; s svært til tider at kunne bruge og behandle e-mail. Microsoft Outlook Regler Guiden hjælper dig med at administrere dine indgående e-mails. Du kan bruge regler til automatisk at sortere, prioritere og reducere strømmen af ​​din email.

Hvorfor du bør bruge regler, når organisere Microsoft Outlook

Hvis du har et ton af e-mail til at gå gennem brug af Guiden Regler er som at have en personlig assistent hjælper dig med at organisere Microsoft Outlook. Guiden Regler kan anvendes i en række forskellige måder. Regler kan bruges til at sortere e-mails i forskellige mapper, er baseret på en række ting. For eksempel, der har sendt e-mailen, hvilken type besked eller emnelinjen, selv om du er CC &'; d eller den primære modtager på e-mail. Brug den til at flag-meddelelser, som du modtager fra bestemte personer eller har en alarm sæt til når nogen specifikke e-mails du. Du kan endda planlægge med en regel, der vil forsinke udsendelsen af ​​en meddelelse.

Dette er den super nyttige måde, jeg foreslår at bruge regler. Direkte alle de e-nyhedsbreve, du modtager i en mappe, der skal læses. Start med at oprette en aktion mappe med titlen “ .Læs &"; og derefter bruge vejledningen nedenfor for at udvikle din regel, der vil lede dine flere e-nyhedsbreve der. Reducere strømmen af ​​e-mail i din indbakke med denne handy regel. Det næste vigtige skridt er at planlægge et tidsinterval hver uge til at gå igennem denne mappe og læse hvad der er der. Brug denne mappe til at hjælpe dig med at organisere din tid og indbakke. Don &'; t bruge det til at skabe et skjulested for e-mails til at indsamle cyber støv! Modtager du en e-nyhedsbrev, som du don &'; t læse uge efter uge? Overvej afmelde. Vær ærlig over for dig selv om, hvad e-mail er vigtigt for dig, og hvad isn &'; t det vil hjælpe dig, mens organisere Microsoft Outlook. Hvis du kigger på, og derefter slette en tilbagevendende e-mail hver uge eller måned, der isn &'; t en iagttagelse du spilder tid

Sådan bruger Microsoft Outlook-regler

Oprettelse af en regel:
! Du vil blive lede din email ind i en bestemt mappe, så før du begynder oprette mappen, eller bekræfte, at den allerede findes i outlook.
1. Vælg Værktøjer og derefter Regler og beskeder, efterfulgt af Ny regel
2. Vælg Start fra en tom regel
3. Fremhæv, Check meddelelser efter afsendelse, og klik på Næste
4. Check ud med bestemte ord i emnet. Næste klik på bestemte ord og træffe beslutning om en særskilt søgeord for din regel, for eksempel “ nyhedsbrev &" ;. Klik på Tilføj, OK, Næste &';. &Rsquo;
5. Fjern markeringen flytte en kopi til den angivne mappe. Klik derefter på angivne mappe og vælge fra listen. Klik på Udfør.

En kort tip

For meget af en god ting er et reelt problem. Don &'; t overforbrug guiden Regel. Hvis du over gøre det med guiden ved at skabe en massiv antal mapper dette værktøj vil blive en hindring. Det bliver en tidsrøver i stedet for at være din nyttige personlige assistent!

Organisering af Microsoft Outlook ved hjælp af regler for mere effektivt at sortere og filtrere din email betyder nu du vil spilde mindre tid, energi og penge senere!
.