Produktivitet Coaching - Rhythm vs Perpetual Motion

Mange mennesker føler, at for at være virkelig effektive i deres arbejde dag, de er nødt til at være konstant travlt, konstant bevæger sig fra det ene til det andet. Disse mennesker gør en konstant indsats for at ikke spilde et eneste øjeblik i deres dag.

virkelighed? Produktivitet er mere om rytme end evig bevægelse. Ligesom elitesportsudøvere og udøvende kunstnere har brug for at finde en personlig rytme, så du som professionel i dit område, nødt til at finde den rette rytme for, hvordan du bruger din dag.

Det er vigtigt at give buffer tid mellem aftaler, som du har. Hvis vi har lært noget af de sidste ti år af vores teknologi-orienterede samfund, er det at forvente det uventede. Der er altid vil være afbrydelser din tidsplan – nødsituation telefonopkald, det uventede kollega, at barnet i skolen, der er pludselig syg. Der er altid vil være nogen, der ringer og beder om noget. Hvis vi ikke skaber plads i vores tidsplan at håndtere disse afbrydelser, vil vi i stedet være konstant switchtasking skiftevis frem og tilbage mellem opgaver, snarere end at give hver opgave den fulde opmærksomhed, den fortjener.

Hver dag, da jeg mødes med mine klienter, jeg planlægge 30 minutters buffer tid mellem hver time udnævnelse. Lyder det overdrevne? Jeg bruger at 30 minutter for en række ting:
* Jeg diktere noter fra det foregående møde.
Dette hjælper både mig og mine klienter gennemgå, hvad vi diskuterede.
* Jeg giver mig selv tid til at "lukke ned" fra mødet.
Bare at kunne slappe af et øjeblik går en lang vej mod at undgå en følelse af udbrændthed.
* Jeg giver mig selv tid til at besvare telefonopkald, der skete under mødet.
Opkald er bundet til at ske, og den ekstra plads giver mig tid til at reagere på dem i tide.
* Jeg giver mig selv tid til at "magt op" til min næste møde.
jeg forberede mine noter, kigge over alle vigtige filer, og få mig selv i en tilstand af parathed til de unikke behov i den næste kunde.

Hvordan kan du finde din egen unikke rytme til din dag?

Først
forstå, at drastiske opgave switche kræver mere tid. Hvis du skifter fra én e-mail til en anden e-mail mængden af ​​skifte omkostninger kan kun være en anden. Men hvis du skifter fra at arbejde på en kreativ designløsning til at reagere på finansielle numre det vil være en meget vanskelig, meget kostbar skifte, fordi de to er helt uafhængige. Giv din hjerne tid til at gøre overgangen ved at bygge ekstra buffer tid.

For det andet,
overveje, hvor ofte du vil sandsynligvis blive afbrudt. Jo mere sandsynligt er det, at du har afbrydelser, jo mere du bliver nødt til at øge mængden af ​​buffer tid mellem aftaler. Planlæg det uventede ved at efterlade buffer tid mellem udnævnelse og opgaver. Tillad dig selv plads til at besvare telefonopkald, besvare e-mails, og besvare spørgsmål fra kolleger.

For det tredje,
overveje rytmen af ​​din virksomhed. Visse virksomheder har vigtige "penge timer", det tidspunkt på dagen, hvor salg er mest tilbøjelige til at forekomme. Andre virksomheder, såsom auto reparation eller hår saloner, har "afbrydelse timer", når kunderne er mest tilbøjelige til at gå i uanmeldt med et behov. Vær opmærksom på strømmen af ​​arbejdet i din virksomhed. Lad dig selv mere plads i de perioder, hvor der er flere afbrydelser. Sørg også for at planlægge "penge aftaler" under penge tid.

Endelig
, være opmærksom på din unikke fysiologiske rytme. Hver person er kablet forskelligt på cyklus af dagen. Personligt er jeg en morgen person. Mine mest effektive timer til forarbejdning e-mail og udføre opgaver før middag. Derfor arbejder jeg på projekter eller håndterer behandlingen om morgenen og udskyde mere strukturerede møder, indtil om eftermiddagen så meget som muligt. Bliv opmærksom på, hvordan din krop reagerer på progressionen af ​​dagen og planlægge opgaver i overensstemmelse hermed
.