4 Fundamentals at Let belastningen i din indbakke

Jeg elsker at arbejde med entusiastiske, drevet fagfolk. På anmodning af en af ​​mine klienter, en advokat i Baltimore, arbejdede jeg med en af ​​hans medarbejdere, en ung, energisk medlem af virksomheden.

Bortset fra at undervise i opgavestyring del af produktiv dag Succes System &handel ; fokuserede vi ganske lidt om, hvordan han håndterer sin e-mail. Mens dette associeret hadn &'; t akkumulerede tusindvis af e-mails i sin indbakke eller i mappen endnu, han stadig havde over 2.000 i sin indbakke på den dag, vi arbejdede sammen

Når vi er færdige få hans indbakke ned. til 0 (og jeg lærte ham, hvordan du holder det på den måde), det mindede mig for at dække nogle tips med dig igen for at sikre dig &'; re på rette spor, når det kommer til at styre din e-mail – en af ​​disse værktøjer, du synes er en ven en dag og en fjende den næste. ikon kys 4 Fundamentals at Let belastningen i din indbakke

Her er 4 fundamentale jeg ønsker du at huske at hjælpe dig med at lette byrden i din indbakke

1. Din indbakke er ikke en fil kabinet, og heller ikke en To-Do liste

Din indbakke er beregnet til at bringe e-mail. Det &'; s ikke meningen at bo der for evigt og altid. Hvad der kommer i skal gå ud igen. Det &'; s ikke anderledes end den fysiske indbakke på dit skrivebord for papirer, filer og andre indgående post. Det &'; s også ikke anderledes end telefonsvarer til dit kontor telefon eller din mobiltelefon. Alle disse oplysninger er ikke meningen at akkumulere. Det &'; s beregnet til at holde flyder frem til sin næste midlertidig station eller permanent placering

2.. E-mail kan være rodet for

Ligesom alle de andre førnævnte indkommende bits af data, din e-mail kan bygge op og blive rod, ligesom papir og filer kan på dit skrivebord. Så husk det næste bit: “ Clutter er unmade beslutninger &";. Du undgå eller udskyde beslutninger, når du lader dine mange indbakker fylde op med ting

E-mail er beregnet til at blive læst, medmindre du kender straks det &'; s. Skraldespanden eller spam. Ellers læse det, så stop. Træffe en beslutning om indholdet af e-mailen, og det &'; s. Anvendelighed til dig

Da jeg arbejdede med min klient, den associerede virksomhed, han straks anerkendt, at meget af det, han havde holdt nu var ubrugelig eller meningsløs da det var relateret til afsluttede opgaver og projekter og tiden var gået.

Tjek din e-mail-indbakke. Hvor langt tilbage holder du e-mails? Et år? To år? Mere? Hvordan er disse oplysninger nyttige for dig?

3. Better safe than sorry

Nogle gange er det &'; s sande … du er nødt til at holde på e-mail for evigt og altid på grund af juridiske, økonomiske og /eller andre regler og bestemmelser, der findes i dit job, karriere eller branche. Men selv om det &'; s sandt, at gør ikke &'; t betyder disse e-mails er bedst holdes i din indbakke eller i mapperne til venstre. Nope, sorry. De har brug for at gå et andet sted

Hvis du ikke'. T referere ældre e-mails meget meget – eller slet – når opgaven, job, projekt, program eller klient arbejdet er afsluttet, kan du overveje at gemme e-mails og vedhæftede filer andetsteds.

Konsolider oplysninger på din harddisk ifølge projektet, job, afdeling, program eller klient. Eller du kan arkivere dem i din e-mail-system ved år eller i en anden struktur, der hjælper dig med at finde dem hurtigt, når du rent faktisk har brug for at finde dem senere.

4. For nu eller til senere

Hvis du don &'; t allerede har et par mapper, der er oprettet på venstre side af skærmen, det er et praktisk sted til at holde aktive og løbende e-mails. Mens den associerede virksomhed jeg arbejdede med identificerede masser og masser af gamle, forældede eller ubrugelige oplysninger i hans indbakke, nogle af disse var, på én gang, nyttig. Så når dine e-mails bliver referenceoplysninger, de har brug for at komme ud af indbakken.

Mens dit arbejde er i gang, kan du oprette mapper på venstre, under indbakken for sporing og opbevaring af igangværende arbejde eller projekter. Men … holde det endelige bestemmelsessted for disse oplysninger i tankerne, især hvis du &';. re beregnet til at spare alle kundeoplysninger, for eksempel i din harddisk i overensstemmelse med selskabets retningslinjer, eller som papirkopier i en fil skuffe

Don &' ; t bruge e-mail-mapper som et springbræt, hvis oplysningerne er virkelig betød at bo et andet sted på mere permanent basis. Hvis det &'; s tilfældet, så, med få undtagelser, det &'; s bedre at få disse e-mails og deres vedhæftede filer til deres faste beliggenhed lige væk, i stedet for at lade dem akkumulere. I &'; ve set det “ springbræt &"; tilgang bagslag mere end én gang, og den frustration og tabt tid var utroligt
.