Svarende til eller ikke at opfylde ... Hvad er Spørgsmål?

Møder kan være et totalt spild af tid eller en kraftfuld og produktiv kommunikation værktøj, der løser problemer, stimulere ideer, fremme holdånd og generere handling. Resultaterne ligger helt i, hvordan de køres. Organiseret og veldrevne møder vil uundgåeligt producere effektive resultater. Henviser til, at møder, der er dårligt forvaltet manglende formål og fokus er et totalt spild af en organisation &'; s tid og penge

Fra mine observationer, der arbejder med hundredvis af forskellige virksomheder, jeg har bemærket, at folk synes at være møde mere. , nyder det mindre og frustreret over, at de har så lidt tid til at få deres “ ægte &"; arbejde færdigt. De taler om møder som en “. Nødvendigt onde &"; Forskning udført af Annenberg School of Communications hos UCLA og University of Minnesota &'; s Uddannelse & Development Research Center viser, at ledere i gennemsnit tilbringer 40-50% af deres arbejdstid på møder. Undersøgelserne påpeger også, at så meget som 50% af mødetid er uproduktiv, og at op til 25% er brugt diskutere irrelevante spørgsmål.

Jeg har bestemt haft mere end min rimelig andel af det gode, det dårlige og de grimme møder, både som en betalt medarbejder og som frivillig. Jeg har også oplevet den vidunderlige følelse af tilfredshed fra produktive sessioner, samt frustration og vrede fra ineffektive sessioner. Jeg tror, ​​at nøglen til succes ligger ikke kun i forberedelse og organisation, men også i den måde, som administreres mødet. Når egoet og magt kan sættes til side, er det så meget lettere at komme videre med den aktuelle opgave

Alt dette beder om at stille spørgsmålet, “. Er møder virkelig nødvendigt &"; Tja, nogle gange de er, og nogle gange de aren &'; t. Visdom er at vide forskellen og fuldt at forstå dette primære spørgsmål.

Er Møder virkelig nødvendigt?

Iboende som en del af vores samfund er behovet for at komme sammen med andre for at dele information, træffe beslutninger, planen, diskutere, tale over tingene, hævder, spørgsmål, udjævne forskellene, sammenligne noter, sladder og meget mere. Familier, skoler, klubber, virksomheder og regeringer omfatter grupper af mænd, kvinder og børn alle kommer sammen til et bestemt formål. Alt dette betyder, at mødet er en naturlig funktion i vores eksistens.

Som mennesker har vi brug for forbindelsen med andre for at overleve. Meget få mennesker valgte at være en eneboer og seclude sig fra andre. Selv om jeg er sikker på, ligesom mig, mange af jer, der læser dette kan have fantaseret om at være alene på en øde ø, langt væk fra de prøvelser i dagligdagen. Vi er også nødt til at tilhøre, kommunikere og dele et fælles formål med ligesindede individer.

Virkeligheden er, at gøre tingene alene i længere tid er kontraproduktivt. Det er kun, når vi arbejder i partnerskab med andre og samle vores ressourcer, at tingene bliver gjort på en mere effektiv og effektiv måde.

Møder bliver endnu mere nødvendigt for mennesker &'; s overlevelse med overfloden af ​​iværksættere, der opererer fra hjemme-baserede virksomheder, ansatte distancearbejde eller arbejder endeløse timer foran computerskærme. Behovet for menneskelig interaktion er kritisk.
Ikke at nævne det faktum, at møderne også minimere eller eliminere mange af disse populære tidskrævende aktiviteter såsom telefon tag, unødvendige e-mails, eller mængder af papir.

Men når vi betragter de myriader af forretningsmøder, der finder sted hvert år, der er mange, du kender så godt som jeg, som aldrig skulle have fundet sted. Nu 64000 $ spørgsmålet er “? Hvornår skal afholde et møde (og når ikke til)

Tretten grunde til at holde et møde

Beslutter at holde et møde bør være en alvorlig overvejelse, da der? er så mange omkostninger, direkte og indirekte – mennesker &'; s tid og produktivitet, for eksempel. Så den første ting er den person, der ønsker at holde møde for at afgøre, hvor nødvendigt det er at mødes. Her er en liste over tretten vigtigste grunde folk har brug for at mødes:

· For at kommunikere eller anmode vitale oplysninger
· Når du har brug en gruppe konsensus
· At svare på spørgsmål eller bekymringer
· Når du har brug en afgørelse eller en evaluering på et emne
· Når du har brug accept eller støtte af en idé
· At sælge en idé, produkt eller service
· At brainstorme ideer
· For at løse et problem, konflikt eller uenighed
· For at generere en følelse af holdånd
· At give uddannelse eller afklaring af et projekt
· For at ændre opfattelser eller holdninger
· At skabe tryghed på et emne eller situation
· Hvis du vil oprette en bevidsthed eller interesse i en idé, situation eller projekt.

Tretten grunde til ikke at holde et møde?

Møder kan let blive vanedannende, så før du planlægge et andet møde af hensyn til det, skal du kontrollere, at du ikke er møde af de forkerte grunde. Her er tretten grunde til ikke at holde et møde:

· Når du møder af hensyn til at møde – Samtidig samme sted, hver uge
· Når nogen &'; s ego kommer i vejen, og de ønsker at se vigtige og i kontrol
· Når oplysningerne kan meddeles en anden måde
· Når nøglepersoner er utilgængelige
· Når deltagerne don &'; t har tid til at forberede
· Når din beslutning er lavet, og du don &'; t ønsker nogen input
· Når din beslutning er kontroversiel og vil sandsynligvis skabe modstand
· Når omkostningerne er større end fordelene
· Når andre spørgsmål sløre beslutningen ved hånden
· Når emnet er fortrolige
· Når intet ville blive vundet eller tabt ved ikke at have et møde
· Når du har intet andet at gøre, og ønsker at se travlt
· Når du ønsker en undskyldning for at komme ud af kontoret

Otte Fælles Meeting stedfortrædere

Hvis der efter nøje overvejelse du beslutter, at dit møde isn &';. T nødvendigt, hvordan ellers kan du kommunikere dine tanker, ideer eller forslag? Bortset fra telepati og brevdue, her er otte almindelige møde erstatninger:

· Arranger en telefon konferenceopkald
· Skriv et notat (ikke længere end en side)
· Skriv en kort rapport
· Fax dine oplysninger
· E-mail dine oplysninger
· Indsend oplysningerne på din virksomhed &'; s intranet
· Arranger en række one-on-one diskussioner
· Gør morgenmad, frokost eller middag, især når du ønsker at komme til at kende den anden person bedre.

Hvad gør en effektiv Meeting?

Som jeg nævnte før, møde af hensyn til mødet er spild af tid og forventes at være helt virkningsløs. Ud over den planlægning og forberedelse af ethvert møde, et vigtigt aspekt af, hvad der gør et møde effektiv, vil afhænge af opfattelsen af ​​deltagerne.

En person &'; s opfattelse er deres virkelighed, hvilket betyder, at uanset hvor godt formanden mener om mødet, isn &'; t nødvendigvis hvordan deltagerne føler. Faktisk, godt kan dannes nogle udtalelser flere dage eller uger bagefter, især i tilfælde af handlinger, eller ikke taget, som et resultat af beslutninger truffet på mødet

Med dette i tankerne lad &'; s løse nogle af de positive følelser folk oplever, at hjælpen mærke et møde så effektiv. Her er ti fælles områder:

1. Når deltagerne kan dele og deltage åbent.
2. Når skøre /kreative ideer får airtime.
3. Når deltagerne er en integreret del af beslutningsprocessen.
4. Når deltagerne føler sig godt om aftalte beslutninger.
5. Når beslutninger er af høj kvalitet og vil fremme et projekt.
6. Når deltagerne ser tiltag som følge af beslutninger aftalt
7.. Når mødet begynder og slutter til tiden.
8. Når alle punkter på dagsordenen er dækket.
9. Når der ikke en deltager får lov til at dominere.
10. . Når deltagerne føler sig forenet som en gruppe

Hvad gør en ineffektiv Møde

Da vi &';? Ve taget tid at liste de positive aspekter, det &'; s kun ret til at fuldende billedet og se på nogle af de negative opfattelser og meninger. Her er ti fælles områder:

1. Når et møde kaldes, fordi det &'; s været et stykke tid siden det foregående møde
2.. Når et møde kaldes blot for at finde ud af hvilke projekter folk arbejder på.
3. Når et møde fylder mere tid end
4 nødvendigt.. Når en deltager får lov til at dominere hele mødet.
5. Når mødet er en envejs
6 dialog.. Når der ikke er afsluttet, og emner diskuteret efterlades hængende med nogen handlingsplan.
7. Når mødet facilitator tillader diskussion for at vandre på i ubeslægtede emner.
8. Når skøre /kreative ideer afskediges uden en anden tanke.
9. Når mødet omfatter diskussionspunkter, der nyresten &'; t relevante for de mennesker til stede
10.. Hvornår skal mange mennesker deltage og gruppen effektivitet mindskes
.