Executive Challenge # 5: "der bare ikke er nok timer i dag at få alt gjort."

Har du finde dig selv ofte sakker bagud i dine opgaver, selvom du arbejder 12, 14 eller endda 16 timer om dagen? Synes du, at ved udgangen af ​​den dag, du stadig tilflugtssted &'; t færdig med din to-do liste? Sandheden er, at lære at styre din tid kan gøre eller bryde din succes som en udøvende.

Lad &'; s ansigt det: Der er kun 24 timer på en dag. Du kan &'; t “ få &"; mere tid, medmindre du opfinde en tidsmaskine. (Og hvis du regner med, at en ud, I &'; d gerne investere.) Men selvom du kan &'; t skabe tid, kan du bruge din tid mere produktivt. De mest succesfulde ledere gør.

Her er et par skridt til at få mere kontrol af uret:

< b> Anerkend værdien af ​​din tid
Billionaire John Paul Getty var en seriel cigar ryger, indtil han indså, en dag, at -. baseret på, hvad han ville gøre hver time - han tilbragte der svarer på $ 50.000 om året rygning. Det var ikke &'; t $ 50,000 værd af cigarer; Det var $ 50,000 værd af sin tid!

At sørge bringer hjem udtrykket, “ tid er penge, &"; gør ikke &'; t det? Faktisk tænker over de ord, vi bruger til at tale om tiden. Vi tilbringer
det, affald
det, og gem
det – ligesom penge. Hvis du tænkt på hvert minut af din dag som værende værd, siger, $ 10, wouldn af &'; t man ser på det øjeblik anderledes? Begynd at værdsætte den sande “ værdi &"; af din tid, og du vil begynde at bruge dine minutter mere fornuftigt, affald
færre af dem, og spare
dig selv en masse tid.

Log din tid
Jeg beder mine coaching klienter til at blive mere bevidste om, hvordan de bruger deres tid ved at oprette en log som &'; s. lagt ud i intervaller på 15 minutter fra det øjeblik, de vågner op til den tid, de går i seng. Du kan gøre det i en tabel format, eller du kan oprette det i Excel. Det centrale er at være metodisk og disciplineret om det, bærer loggen rundt med dig, og huske at notere ned, hvad du er “ virkelig &"; gør i hvert 15-minutters segment af dagen. Start på en mandag morgen og gøre dette for en hel uge.

Her &'; s en prøve log:

From………………………To………………………Activity

6:00………………………6:15…………………….Check e-mails fra London office

6:15………………………6:30…………………….Go til swim

6:30………………………6:45…………………….Get klar til arbejde

Etc.

21:30……………………21:45…………………..Read Finans Report

21:45……………………22:00…………………..Put børnene i seng

Når du &'; ve skabt en log for en hel uge, sidde ned med flere forskellige farver af overstregningstuscher, og tildele en farve til hver enkelt central del af dit liv. For eksempel kan du bruge én farve til familie tid, en anden for klient arbejde, og andre farver for den tid på administrativt arbejde, personlig stille tid, personaleudvikling – hvad er de vigtigste aktiviteter. Så, gå gennem din log, fremhæver hver 15 minutters segment med den relevante farve.

Ved afslutningen, vil du have en klar “ farvekodet billede &"; af, hvordan du bruger din tid. Hvilke områder af dit liv og aktiviteter fået mest opmærksomhed? Som du gennemgå logfiler, så spørg dig selv disse spørgsmål:

1. Hvad er din største “ ah-ha &"; som et resultat af at spore din tid?

2. Hvad behager dig mest, når man ser på, hvordan du bruger din tid?

3. Hvad dårlig tid forvaltning vaner har du afdække?

4. Af de farver, du ønskede
at se den mest (f.eks klient tid, tid til familien, etc.), hvad der forhindrede dig i at bruge tid på disse centrale områder?

5. Nu, hvor du se, hvor du virkelig bruge din tid, hvad &'; s # 1 ting du ønsker at ændre?
Mange ledere opdager de bruger så meget som 40% af deres dage på ikke-værdi-

Anmeldelse Ikke-Value-Added Aktiviteter. tilføjede aktiviteter som e-mail-ledelse eller ligegyldige telefonopkald. Hvis det &'; s dig, også, så prøv disse strategier:

1. Set prioriteter, og bevogte dem skånselsløst
Når nogen beder dig om at hjælpe dem med noget, så spørg dig selv, “. Hvis jeg gør det, vil det tage tid væk fra mine vigtigste prioriteter for dagen &"; Hvis ja, spørg hvis du kan hjælpe senere.

2. Forstå dine biorytmer.
Bemærke, når du har energi nedture i løbet af dagen, og planlægger at arbejde på dine topprioriteter, når du har mest energi.

3. Delegeret, delegeret, delegeret.
De fleste af mine kunder med at finde de kan uddelegere de fleste administrative opgaver til andre medarbejdere.

4. Planlæg dedikeret fokus tid.
Giv dig selv specifikke tid retningslinjer for e-mail-forvaltning og /eller andre opgaver, og holde sig til det. Lad dine medarbejdere ved, at du vil arbejde på email mellem, siger, 8: 30-9: 00 am hver morgen, eller at du vil lukke din dør og arbejde uden afbrydelse fra 2: 00-4: 12:00 dagligt.

5. Få stemme-aktiveret software, og diktere dine e-mails.
Min produktivitet stort set fordobles, når jeg diktere ind i min computer i stedet for at skrive mine e-mails.

6. Installer en store ur på din væg
Tiden kan glide lige ved, hvis du don &';. T ophold klar over, hvor meget gennemløb mens du arbejder på en opgave.

7. Vær skånselsløs om møder.
Bed om at se en dagsorden forud for tid til at sikre, du virkelig har brug for at deltage i et møde. Hvis dine medarbejdere spilder tid på møder, fjerne stole fra mødelokaler. Hvis folk er nødt til at stå, jeg garantere møder vil være kort, søde, og produktiv!

8. Ved slutningen af ​​hver dag, nedskrive din top tre prioriteter for den næste dag.
Når du ankommer om morgenen, gøre noget andet, indtil du har opnået din # 1 opgave. Du vil starte dagen med en følelse af realisering, som vil drive dig til at afslutte dine andre prioriteter.

9. Gør brug af spildtid.
En af mine klienter oprette en regulær ugentlig møde med sin chef i USA i løbet af sin 20 minutter køretur til kontoret hver torsdag morgen. Hvordan kan du bruge tid, når du &'; re venter et eller andet sted eller sidder fast i Bangkok trafik? Salg

Gode tid ledelseskvalifikationer virkelig kan spare dig tid og penge - hvorfor ikke starte din “ plan &" besparelser; dag
 ?;