X-Gap: Brug strategisk planlægning for at lukke projektet Execution Gap

Teams og organisationer konstant plaget af projektets udførelse fejl og fiaskoer. Disse svigt skaber en henrettelse kløft - en kløft mellem, hvad en person og /eller teamet planlægger at gøre, og hvad de rent faktisk gør i stedet. Ligesom fastholdelse hurtigt nedbrydes efter læring, så gør projektgennemførelsen efter strategisk planlægning. Så hvad kan der gøres?

I 1885, Hermann Ebbinghaus, en tysk psykolog, berømt demonstreret en teori konkludere, at folk begynder at glemme det, de lærer, så snart de lære det. I sin "glemmer kurven" studie, han viste, at mennesker glemmer halvdelen af, hvad de lærer inden for en time at lære det og ved den følgende dag, har de glemt en fuld to tredjedele af de nye oplysninger. Da Ebbinghaus 'undersøgelse, har psykologer opdaget, at der er mange måder at forbedre retention og hukommelse; men hvis hukommelsen er så skrøbelig, hvad er dens indvirkning på projektgennemførelsen og strategisk planlægning - få tingene gjort, at du og dit team skal gøre?

Strategisk planlægning: Den Execution Gap Møde

Strategisk planlægning er en form for hold læring. Når nærmede fællesskab, planlægning er en viden-skabende og problemløsning proces. Og strategisk planlægning kan skabe mange detaljer, der er svære at håndtere, og derfor udføre. Stor projektgennemførelsen kræver 100% retention i teamet læreproces. Uden en sådan perfekt niveau af fastholdelse, vil projektgennemførelsen vakle; Men ligesom der er teknikker til at forbedre individuel fastholdelse efter at lære, er der teknikker til at forbedre holdets projektgennemførelsen efter strategisk planlægning. En af disse teknikker er Execution Gap Meeting, eller X-Gap.

I princippet X-Gap er enkel. Få holdet sammen med jævne mellemrum i løbet af projektet udførelsesfasen, fat forløbet af hver enkelt opgave, der skal udføres, og gribe ind, før fremskridt falder bagud. I "Teambuilding: Gennemprøvet strategier for forbedring af Team Performance", anerkendt som den autoritative arbejde på de grundlæggende elementer i teambuilding, forfatterne opmærksom på vigtigheden af ​​regelmæssige interventioner inden teams til at forhindre regression ligesom i Ebbinghaus Droppet Curve. Desuden bemærker de, at regression er mere effektivt stoppet når regelmæssige interventioner anses for at fokusere på opgaver som et team i stedet for på en en-til-en, supervisor-til-underordnet grundlag. Det lyder som en simpel strategisk planlægning teknik; dog, holder en effektiv X-Gap kræver disciplin i praksis.

En af de største udfordringer for førende en X-Gap styrer diskussionen og holde det på opgaven. Fundamentalt, X-Gap er et gennemsigtigt strategisk planlægning metode til at anvende gruppepres til at forbedre projektet udførelse ydeevne. Så deltagerne har en tendens til at give undskyldninger og åbne op langvarige drøftelser at distrahere gruppe fra individuelle ansvarlighed. X-Gap ledere skal bekæmpe denne tendens.

Førende en effektiv X-Gap kræver en forpligtelse til fire grundlæggende principper - fokus, opløsning, handling og frekvens.

Princip Number One: Fokus

For det første bør X-Gap møder være kort og kun fokuseret på de opgaver, der kræves. Denne strategiske planlægning teknik er ikke en mulighed for åben diskussion, kompleks problemløsning eller udveksling af generelle oplysninger. Det har kun én punkt på dagsordenen - revisionen af ​​alle skyldige og åbne opgaver inden planen. I en X-Gap, lederen indkalder mødet til tiden og provenu opgave-for-opgave gennem projektet ved at bede hver opgave ejer at indberette deres fremskridt.
Svarene skal være kortfattet. Fuldførte opgaver og opgaver i-fremskridt, men endnu ikke er skyldige blot enten "afsluttet", "på sporet" eller "grøn". Opgaver, der er i gang, men har en vis usikkerhed om kapacitet til at gennemføre dem som planlagt, er "gule". Endelig opgaver, der er forfaldne eller er stødt på nogle kritiske forhindring, der skal rettes til, er "kritisk" eller "rød". De to sidstnævnte klassifikationer er målet for strategisk planlægning møde X-Gap. X-Gap leders Formålet er at identificere og isolere disse "gule" og "røde" kategori opgaver for yderligere gennemgang

Princip nummer to:. Opløsning

Den anden grundlæggende princip om X-Gap er at tage skridt til at løse usikkerhed, tvetydighed og andre forhindringer. Når hullerne projektgennemførelsen er udsat, bør lederen træffe beslutninger og eventuelt omfordele ressourcer med henblik på at lukke disse huller. En forklaring og diskussion er normalt nødvendigt. Derfor skal X-Gap ledere forblive på vagt over for uproduktive, vidtløftige diskussioner. De ansvarlige for den opgave, målrettet til diskussion bør kortfattet forklare problemet til holdet og oplyse, hvad de mener, de behøver for at udføre opgaven - at lukke hullet. Dette behov er normalt angivet som en anmodning om ressourcer eller en afgørelse fra lederen.

På dette tidspunkt, vil holdene tilbøjelige til at ønsker at have en åben diskussion om sagen; dog skal X-Gap leder indeholde denne strategiske diskussion planlægning til kun et par minutter. Hvis holdet får lov til at tage for meget tid, så vil der være mindre tid til at løse andre "røde" og "gule" opgaver. Som en tommelfingerregel, enhver opgave, der kræver mere end to minutter til at forklare og diskutere bør udskydes til en separat diskussion, der finder sted efter X-Gap møde. Ledere skal holde X-Gap møde fokuseret og bevæger sig langs jævnt, så alle de relevante opgaver inden for planen er rettet

Princip nummer tre:. Handling

X- Gap møder bør identificere specifikke foranstaltninger, som skal finde sted i løbet af projektet udførelsesfasen, med mindre alle opgaver er afsluttet eller på opgave som planlagt. Ledere skal passe til enten klart angive de handlinger, som skal finde sted som et resultat af opgaven gennemgang, eller angiver, hvordan og hvornår beslutninger og andre beslutninger vil finde sted, og hvem der er ansvarlig for dem. De skal afgøre, om der er behov for yderligere ressourcer, som vil erhverve dem og hvornår. Og hvis yderligere drøftelse er nødvendig for at opnå en beslutning, skal lederne beslutte, hvornår dette vil ske, og som teammedlemmer vil være en del af diskussionen. Succesfuld strategisk planlægning i X-Gap møder bør aldrig konkludere uden klarhed om de næste skridt at tage.

Princip Number Four: Frekvens

Endelig bør X-Gap møder være en tilbagevendende strategisk planlægning begivenhed, der flugter med holdet eller organisationens overordnede projektgennemførelsen rytme. Hvis holdet har en X-Gap hver mandag morgen klokken 10, for eksempel, vil holdet være bedre i stand til at forudse, deltage mere fuldt, og forberede mere grundigt.

Forberedelse er nøglen til en vellykket X-Gap møde og strategisk planlægning session. Team medlemmer rapporterer til X-Gap på deres pre-udpegede tid og sted med status for deres tildelte opgaver i planen. Det betyder at være parat til at reagere på dens overordnede status, samt give både en kortfattet beskrivelse af en status, der er "gul" eller "rød". Deltagerne skal være forberedt på at besvare spørgsmålet: "Hvad tror du er forpligtet til at bevæge sig fremad" Selvfølgelig er der ofte visse afhængigheder uden en individuel medarbejder kontrol, der kan være den underliggende årsag. Derfor er formålet med X-Gap er at udsætte disse projektets udførelse spørgsmål og løse dem hensigtsmæssigt som et team. God forberedelse betyder også, at enkeltpersoner kan stå i for andre ude af stand til at deltage i X-Gap, hvilket giver en status på deres opgaver og diskutere, hvad der er behov for at bevæge sig fremad.

En strategisk planlægning møde X-Gap skal ledes. Som lærer fører et klasseværelse og udnytter teknikker til at hjælpe eleverne med at forbedre fastholdelse, bør en leder udnytter teknikker som X-Gap for at forbedre projektgennemførelsen
.