Planlægning som et system

Hvad er et system?

Et system består af mange processer. Disse processer har enkelthederne. Processer har starter og stopper. De kan være modne, eller udvikle. Nogle af dem arbejder glat og nogle har flere brudte links. Det kan være nyttigt at se på ledelse arbejde som at køre et komplekst system. For eksempel, lad &'; s sige, du administrere et call center, som tager flere hundrede opkald om dagen fra kunder. En dag 4 medarbejdere melder sig syge. Som leder denne mangel på 4 personer vil påvirke systemet. Måske kunder vil have længere ventetider eller frokost tidsplaner bliver nødt til at blive justeret. Som lederen du foretager disse ændringer i det samlede system for at minimere konsekvenserne for kunderne. En meddelelse placeres i telefonsystemet advarer kunder, der på grund af ringe volumen, vil opkald i dag blive besvaret 6 minutter vs. de sædvanlige 2 minutter. Når styre, er det vigtigt at forstå de vigtigste processer, der er nødvendige for at opfylde forretningsmæssige mål, og derefter foretage de nødvendige ændringer.

Management som et planlægningssystem

Ledelsen planlægningssystem har flere vigtige processer. De er opdelt mellem indstilling strategiske og taktiske planer, folk udvikling og operationelle processer. Forud for oprettelse strategier er det vigtigt at definere en organisatorisk vision og sikre, at alle medarbejdere forstår visionen og har mulighed for at bidrage til det. Denne vision starter med en beskrevet ende tilstand. Den bedste manager skal forklare, hvad organisationen vil være som i 1-2 år eller tidsrammen af ​​planlægningshorisont. Det er vigtigt for ledelsen at definere andre elementer i denne ende tilstand. For eksempel, hvad vil kunderne sige? Hvad skal medarbejderne sige? Hvilke mål forventer du at opnå? Dette sikrer, at alle på holdet forstår og arbejder i samme retning mod implementering og udvikling af visionen. Næste er mission. Den skal beskrive, hvad organisationen gør, og hvordan man kan hjælpe alle forstå det primære formål og mål for organisationen.

Værdier og adfærd

Hvad er vigtigst i dette miljø? Værdier skal være klar, kommunikeres, og rolle modelleret. For eksempel, måske en af ​​de organisationens værdier er kundeservice kvalitet. Dette bør defineres klart. Ledere skal organisatoriske værdier rollemodel. 3-5 værdier er helt nok, hvis defineret klart, og folk er i stand til at følge.

For eksempel kan definerede værdier være omkring kundeservice, medarbejder risikovillighed, kreativitet, arbejde sammen, og så videre. Hvad er de forventede adfærd i organisationen? De bør tilpasse pænt under hver værdi. Adfærd tilpasset til kerneværdier, der undervises og rolle modelleret i hele organisationen, giver en kraftig lektion og skabelon for folk til at følge. Uden denne sammenhæng i organisatoriske liv, træffes beslutningerne på en ustruktureret måde, uden at være opmærksom på de overordnede mål for organisationen.

miljøanalyse

Når organisationen har defineret de grundlæggende rammer for, hvordan det vil fungere så er det tid til at indsamle data for planlægningsprocessen. Dette bør være på et minimum en årlig proces til anmeldelse, men drevet af rutinemæssige processer i løbet af året. Det &'; s vigtigt at indsamle organisatoriske forudsætninger. Hvad er de overordnede forudsætninger, der vil drive de planlægningsaktiviteter, som alle kan blive enige om? For eksempel vil virksomheden vokse 10% i det næste år, tilføjer 8 steder, og ansætte 67 personer. De vil udfase nogle teknologi og bringe i en anden teknologi. Med klart børsnoterede forudsætninger, kan ledelsen lægge planer, der giver mening. Hver plan skal have kundernes input. Alt for mange gange organisatoriske ledere at finde, hvad de gør godt, måle det, og beslutter at gøre mere af det. Dette er en baglæns tilgang. Først og fremmest bør lederne undersøge deres kunder og forstår, hvad der er vigtigst især blandt produkter og serviceydelser i øjeblikket tilbydes. Derefter skal lederne måle, hvordan organisationen udfører efter hvad der er vigtigt for kunden. Dette fører til en bedre planlægningssystem

Kunde tendenser

Det &';. S også vigtigt at se på kunderne, og deres mål. Hvilke ydelser og eller produkter gør de synes at være ved hjælp af mere eller mindre af? Hvilke andre faktorer af kundeadfærd kan forklares og nedskrives til hjælpe planlægningsprocessen? Hvilken slags kunder udtoning, købe mindre, og hvad kundebase vokser? Disse spørgsmål bør forstå grundene? I alle planer skal tages den eksterne økonomi i betragtning. Hvor er den vækst, tilbagegang og hvorfor? Hvordan vil nye love, politikker og eksterne faktorer påvirker organisationen? Der bør være en klar redegørelse i planen omkring økonomien, og hvordan det påvirker organisationen i en positiv eller negativ måde.

Konkurrence?

Hvem er konkurrenterne i organisationen? Hvad gør de bedre eller værre? Hvad er de vigtigste processer i virksomheden er nødvendig for at opnå organisatoriske mål? For eksempel hvis din virksomhed eksporterer sko, så shipping er vigtig proces. En sko producent kunne gennemgå den proces, de bruger til at skibet sko til distributører og sammenligne dette til, hvordan deres konkurrenter håndterer deres forsendelse proces? Hvordan andre uden for branchen håndtere skibsfart færdige produkter til deres forhandlere? Hvordan andre gode arbejdsbetingelser virksomheder håndtere deres relationer med deres distributører? Når du tager tid på at gøre denne form for forskning det betaler sig senere at forbedre alle processer i organisationen og dens planlægning system!

Nu ser inde

Hvordan færdigheder den aktuelle medarbejder basen matche op de nye planer? Hvilke kompetencer er på vej og vil kræve nye pædagogiske planer og værktøjer? Hvilke kompetencer er faldende og vil kræve omskoling for folk at flytte til nye områder af højere afkast. Ledere skal oprette en database til at forstå styrker og områder af interesse deres folk. Dette vil hjælpe, når processen med at gennemgå nye og faldende færdigheder er i gang. Matchet med en database, dette muliggør en stærk viden ressource om organisationen &'; s mest kritiske ressource! Det &'; s vigtigt på dette punkt i planen om at undersøge alle mennesker og forstå deres ideer, og hvad de føler går rigtigt vs forkert. Dataene bør være tilgængelige for alle, og endnu vigtigere, de handling trin og anbefalinger altid synlige. Efter denne overordnede proces baseret planlægning tilgang, kan budgettet indstilles. Alt for mange budgetter få sat forud for enhver planlægning og som et resultat nye mål fastsættes, uden klart grundlag. Budgettet bør fastsættes som et resultat af kundernes feedback, strategisk ledelse og tilgængelig finansiering!

Et indlejret planlægningssystem

Ovenstående muliggør udvikling af et hele virksomheden sæt af 1- 3 års strategier , 1 år taktik og kvartalsvise planer, som kan indstilles og delte. Hver plan element bør have en ejer og klare målinger bør fastsættes, som beskriver, hvad målet er, når det forventes, og hvad metrisk vil repræsentere succes? Ledere bør sikre så mange mennesker som muligt bidrage til de årlige planer. Plan ledere bør holde regelmæssige opdatering møder er åbne for alle medarbejdere. Når folk kender både planer og status på regelmæssig basis, vil det åbne op for kommunikation og vil gøre det muligt for folk at føle sig mere optjent på arbejdet. Samtidig vil det hjælpe at flytte planer fremad.

Når den bedste manager ser på ledelsen planlægningsprocessen som et system er det med til at forhindre beslutninger uden data og, som vigtige, omfatter alle i processen fra kunde til virksomheden lederskab.

Læring resumé og næste skridt

Management er et system, og det er vigtigt at forstå, at når en beslutning er truffet, bliver hele systemet påvirkes. Det er vigtigt at forstå, hvilke processer også drive arbejdet i organisationen. Dette fører til vigtigheden af ​​planlægning. I denne proces bør få indsamlet alle mulige data og alle teammedlemmer skal inddrages. Organisationen kan fremstille nye mål for den følgende planperiode klart defineret med målinger og ejere tildelt. Dette vil være som følge af nøglekunde input, som er blevet indsamlet omkring betydning og ydeevne. Det er vigtigt for ledelsen til at synliggøre fremskridt gennem året via operationelle samtidig gøre dem en rutine proces. Endelig vil lægge vægt på udvikling af mennesker i planen processen sikre, at folk bevæger sig fremad og på linie med de organisatoriske planer. Ledelse planlægning tager disciplin, kvalitet tænkning, og engagement. Som et resultat, men chancerne er større, at forretningsmæssige mål vil blive nået

Craig Nathanson
 !;