Følelse overvældet og Overworked? Hvordan at genvinde kontrollen over din tid og opgaver.

Sidst jeg &'; ve blevet Høre hørt et fælles tema blandt mange af de højtstående ledere jeg træner, og det er: de er trætte, frustreret, overvældet og overanstrengt. Måske er det &'; s den tid af året, men mange af disse ledere føler, at de har meget lidt kontrol over, hvordan de bruger og styre deres tid, da de regelmæssigt reagerer til “ hastende anmodninger &"; fra deres udøvende ledergruppe. Og, oftere end ikke, disse anmodninger ikke er noget, de kan uddelegere til deres direkte rapporter. Som du kan være i stand til at forstå, at de er i brandbekæmpelse tilstand oftere end de ønsker (eller behov) til at være.

Så hvad kan du gøre for at stoppe følelsen af ​​overvælde, som fører til træthed frustration og? Der er to ting, du kan gøre for at afhjælpe denne situation. Først skal du prioritere. Klart er der kun 24 timer på en dag, så du er nødt til at være den leder, der ved, hvad de prioriteter er, og beslutte, hvad der virkelig haster, og hvad der kan vente til en anden gang. Chancerne er du effektivt prioritere til dit hold, så hvorfor ikke gøre det for dig selv så godt? Ja, jeg ved … din chef kaldet og har et nyt presserende prioritet, der nu sidder med de fire andre presserende opgaver, du allerede arbejder på, ikke? Ikke alt kan være topprioritet presserende og noget må falde til under det mest presserende af alle de presserende prioriteter.

Som leder skal du beslutte, hvad der skal skifte at få tid til den nye prioritet, så alt kan ske i en kvalitet måde. Det betyder ofte du har brug for at pushback, som er den anden ting du kan gøre for at afhjælpe følelsen af ​​overvælde. Ja, jeg sagde, at du skal pushback på din chef (eller hvem der uddele de hastende anmodninger). Jeg ved, at skubbe tilbage på en person på et højere niveau er ikke altid en nem ting at gøre. Det &'; s ikke altid let at konfrontere din chef (eller nogen på et højere niveau end dig), når de tildeler dig yderligere arbejde eller et nyt projekt; Men kontinuerlig hastende anmodninger ikke kun påvirke din evne til at få udført arbejde, men også fuldføre den i en kvalitet mode. Så skubber tilbage er ofte en nødvendighed. Der er tre ting, du kan gøre for at effektivt at skubbe tilbage på din chef (eller hvem der fortsætter med at føje presserende opgaver på din liste).

Først skal du nødt til at kende den person, din skubbe tilbage på, så du kender den bedste tilgang til at tage. Er de datastyret? Kom overdreven pres fra deres lederskab? Beskæftiger sig med deres individuelle sæt af urealistiske anmodninger? Kendskab til disse ting vil hjælpe dig vide den bedste måde at nærme sig dem.

Dernæst bruge denne viden, når du nærmer dig dem. For eksempel, hvis din chef elsker data, præsentere ham eller hende med data, som understøtter dit behov for at udfordre, hvad han eller hun anmoder om. På samme tid, hvis de får store pres fra deres ledelse, præsenterer en alternativ løsning. For eksempel, måske din chef har givet dig den presserende opgave at undersøge en kunde problem. Den tid, det vil tage for dig eller dit team til at håndtere dette vil fjerne ressourcer fra en anden strategisk prioritet dit team virker. Mens du dele data, der styrker dine begrænsede ressourcer, kan du også præsentere et alternativt skift i dine hold prioriteringer, der understøtter den nyeste anmodning fra din chef, eller spørge din chef, hvis den seneste anmodning kan vente, baseret på de andre presserende prioriteter dit hold arbejder. Ideen er at fortsætte med at vise støtte til, hvad din chef har brug for, mens du på samme tid resterende tro mod, hvad du og dit team realistisk kan udrette.

Endelig anmode om, at din chef deler hans eller hendes perspektiv, mens du fortsætter at holde din jord. Når du præsenterer fakta til din chef, lade ham eller hende til at dele deres synspunkt på, hvad du &'; ve præsenteret. Ofte vil det tage dig at skubbe tilbage et par gange, før de er i stand til at se dit perspektiv. Husk de er også beskæftiger sig med deres egne følelser af overvælde, så deres første reaktion på din konfrontation kan simpelthen være en kvittering, men ikke et skift i anmodningen. At &'; s hvorfor det &'; s vigtigt for dig at holde din jorden. Hvis du don &'; t og fortsætte med at påtage sig mere og mere, efterhånden noget vil give og glide gennem revner. Alt for mange gange, det &'; r dig og din egen fysiske og følelsesmæssige sundhed, som lider, fordi du didn &'; t trækker i regeringsperioder. Så stor en leder, som man er, du er ikke overnaturlig (og hverken er din chef). Holde tingene i perspektiv, og husk, at succes ikke ske, hvis du er begravet under en bunke af mapper føler opbrugt, frustreret og overvældet. Prioritere og pushback at forhindre denne situation. Ved konsekvent at gøre dette, til sidst du begynde at se din vej ud fra under det uendelige liste over presserende prioriteter.

Denne måned &'; s udvikling tip: Gennemgå nuværende “ presserende prioriteter &"; på din “ at gøre &"; listen. Er det et overskueligt /doable liste? Hvis ikke, tage forslagene ovenfor og begynde at prioritere og skubbe tilbage, så du kan genvinde kontrollen over din tid og opgaver
.