En kraftfuld konkurrencefordel: Den Bekræftelse Call

I arbejdet med vores kunder, vi er altid på udkig efter måder at differentiere dem fra deres konkurrence. Én opførsel vi har fundet, der gør dette er for organisationen at forpligte sig til bekræftelse en aftale mindst én dag forud for udnævnelsen. Mens de fleste læge og tandlæge kontorer gør dette, har vi fundet i servicebranchen at ikke alle gør dette. Der er nogle tvingende grunde til at gøre dette. Her er hvorfor:

Fra udsigten /klient &'; s perspektiv, en bekræftelse opkald:

- minder udsigten /klient af udnævnelsen, og dermed sikre, at han /hun vil være der, fastlægger Længden af ​​mødet
- Giver en bedre forståelse af, hvad der vil ske på opkaldet, og sæt forventninger til salget person
både udsigten /klient og - Giver udsigten /klient mulighed for at tale med salget person før han /hun ankommer om udnævnelse hjælpe etablere nogle rapport før selve mødet, og endelig
- Giver udsigten /klient til at stille spørgsmål, han /hun måtte have før udnævnelsen

Fra sælger &'; s. perspektiv, hvilket gør bekræftelse opkald gør følgende:

- Tillader salg person til yderligere etablere rapport før ankommer i person
- Etablerer den tid for aftalen (hvis det ikke gøres, når udnævnelsen blev fastsat. .)
- Hjælper både salg person og udsigten /klient gennemgang dagsordenen for opkald
-. Tillader salg person for at bekræfte, at udsigten er stadig interesseret, og at intet er kommet op for at ændre deres mening

Fra selskabet &'; s perspektiv, hvilket bekræfter opkald sender et budskab om, at vi værdsætter udsigten /klient &'; s tid og ønsker at gøre den tid så produktive som muligt. Den kommunikerer også, at virksomheden er en professionel organisation, der arbejder hårdt på at sikre, at udsigten /klient &'; s oplevelse med os overstiger deres forventninger. . Vi har haft virksomheder begynder at bruge dette trin og seks måned senere de finder, at deres konkurrence er begyndt at gøre det for at holde trit med dem

Formålet med Bekræftelse Call er at:

1 . Opret /opbygge et forhold.
2. Set forventninger til samtalen, så begge parter forstår, hvad der vil ske i løbet af denne samtale.
3. Etablere længden af ​​opkaldet, så både sælger og udsigten kan planlægge deres dag.
4. At kontrollere, at alle beslutningstagere vil være til stede til mødet.
5. For at oprette komfort for alle parter.

Når man laver en Bekræftelse Call

Bekræftelse opkald der skal foretages mindst én dag forud for udnævnelsen. Hver morgen, bør salget person se på udnævnelsen, han /hun har til den følgende dag og sted bekræftelse opkald til disse personer. Hvis du ikke er i stand til at nå udsigten /klient, er det hensigtsmæssigt at lægge en besked til dem. Meddelelsen skal indeholde de elementer af bekræftelse opkald diskuteret nedenfor

Hvordan man laver en Bekræftelse Call

Elementerne i en bekræftelse opkald, er som følger:.

1. Bekræft udnævnelsen herunder hvor længe mødet vil tage.
2. Gennemgå dagsordenen for mødet, og
3. Spørg, hvis de har mødtes med andre virksomheder (hvis de oplyste, at de var på vej til under den første samtale.)
4.. Luk opkaldet

bekræftelse af udnævnelsen

Sælgeren kalder udsigten /klient og siger:

SP:. &Ldquo; Hej, fru Jones, det er Tim Smith fra ITT Services.I am ringer for at bekræfte vores aftale i morgen kl 10.00. Er der stadig arbejde for dig &";?

Dette minder ikke kun udsigten /klient af udnævnelsen, men også giver dem mulighed for at fortælle dig, hvis de har en konflikt med det etablerede tiden. Det er bedre at vide nu i stedet for på udnævnelsen, når du møder op og udsigten /klient isn &';! T der

Så salget person bekræfter, at mødet vil vare den tid diskuteret, når de foretager udnævnelsen .

SP: “ Da din udnævnelse var planlagt, Susan nævnt, at mødet ville vare en time. Er der stadig arbejde for dig &";?

Indstilling denne forventning hjælper udsigten /klient planlægge resten af ​​hans /hendes dag og også giver ham /hende til at kommunikere, hvis de har en stram tidsplan, hvilket betyder mødet kan være skyndte. Igen, bedre at vide, at nu i stedet på mødet! Hvis udsigten /klient vil være alt for forhastet, kan det være fornuftigt at omlægge vide, at det tager mindst et til 1 ½ timer til at mødes med en ny mulighed. En klient møde kan være kortere, men pas på ikke at blive sat i stand til at være skyndte. Både udsigten og klient har brug for at være til stede (i sind og krop) til mødet – hvis de føler forhastet, kan de ikke være i stand til at være fokuseret nok til at træffe en beslutning

SP:. [Hvis du føler som om det giver mening at omlægge det møde at give mulighed for mere tid, siger:]
“ Mrs. Jones, er jeg bekymret for, at vi vandt &'; t være i stand til at løse alle dine problemer på grund af de tidsbegrænsninger, vi har, ville det give mere mening for os at omlægge så når vi mødes, kan vi dække alle dine spørgsmål &";

Gennemgang af dagsorden for Udnævnelse

Når tiden og længden af ​​mødet bekræftes, det næste skridt er at gennemgå dagsordenen for mødet

SP:. &ldquo ; Når vi talte du delte, at resultatet af det møde, som du &'; d gerne have, er at få en idé om, hvad denne type projekt kan koste dig. Er det korrekt
P:?. &Ldquo; Ja &";
SP: “ Jeg foreslog, at vi skulle mødes, I &'; d finde ud af mere om, hvad du ledte efter, og derefter enten give dig en pris interval , eller hvis jeg var ikke &'; t stand til at gøre det, jeg &'; d mindste dele med dig mine næste skridt og en tidsramme for, hvornår jeg kunne få dig oplysningerne. Er der stadig arbejde
P:?. &Ldquo; Ja &";
SP: “ Great. Vi sagde også, at vi begge vil måske stille nogle spørgsmål. Har du været at holde en liste til mig &";
P:? &Ldquo; Jeg har et par stykker. Min CFO skrev også ned ad hans spørgsmål &";
SP:. &Ldquo; Det er fantastisk. I &'; ll har Bill Smith, vores CEO, med mig. Vi &'; ll gennemgå projektets behov og mulige løsninger i detaljer. Vi &'; ll også gennemgå projektets flow og sikre, at vi besvare dine spørgsmål &";

Bemærk:.. Hvis andre vil være med dig så godt, så lad udsigten kender deres navne og titler samt

Afdækning af Prospect s Timeline (til nøjagtighed i projicere dine potentielle business)

SP: “ Når vi talte du angivet, at du &'; d gerne starte dette projekt så hurtigt som muligt. Er der noget, der kunne forsinke projektet &";
P:? &Ldquo; Vi &'; ll nødt til at se på, hvordan omkostningerne vil passe ind i budgettet. Vi hadn &'; t budgetteret for at dette år &";
SP:. &Ldquo; Hvorfor søger du at gøre dette nu &";
P:? &Ldquo; Vi har redundans og dobbeltarbejde, og det har til at stoppe ASAP . Vi har fået at få vores hænder omkring dette NU &";
SP:!. &Ldquo; Det giver mening "

Bekræftelse som vil deltage i mødet

Under indstillingen udnævnelsen ringe til dig .. lært hvem beslutningstagerne var, og hvis alle ville være i stand til at være til stede Det næste skridt er at bekræfte din forståelse af hvem der vil være på mødet Det lyder sådan her:
SP: “ Så bare du og jeg vil være møde men du &'; ve haft din CFO nedskrive hans spørgsmål højre
P:? “ Ja &";
SP:. “ Great Er der andet, vi skal gøre for din CFO &";
? P: “ Nej &";
SP: “ Hvordan vil du og din CFO gå om at gøre beslutningen om at bevæge sig fremad – har du kriterier i tankerne &";
P:? “ Det kommer sandsynligvis ned til økonomi og de folk, med hvem vi føler er mest pålidelige &";
SP:. “ Hvordan vil du vide, hvem der er mest pålidelige &";
P:? “ De, der gør, hvad de siger, de vil gøre, &". ;
SP: “ Og hvor hurtigt føler du dig &'; ll vælge den rigtige virksomhed &";
P:.. “ Så hurtigt som muligt &";

Bemærk: Hvis dette har været revideret i detaljer i kvalifikationen opkald så kan du bare tjekke ind for at se, om noget har ændret sig siden du sidst talte. Det samme gælder for forståelse eller ej (og som) andre selskaber reagerer på RFP

SP:. &Ldquo; jeg ved, at vi har RFP, du videresendt og tak for det, kan jeg stille dig et spørgsmål om at &";
P:? “ Sure &";
SP:. “ Hvad er de ønskede resultater, når dette projekt er afsluttet &";
P:? “ Vi &'; ll bruge mindre tid manuelt opdatere vores lagerniveauer; den operationer team vil være mere effektiv &";
SP:.? “ Hvad er virkningen af ​​ikke at have dette op at køre nu &";
P:. “ Om $ 20K om året i løn &";
SP: “ Hvordan du forestiller os arbejde sammen med dig &";
P:? “ Vi har en in-house IT-team på 2 personer. Vi var vi &'; d udarbejde en generel tidslinje fra dig og din primære kontaktperson vil arbejde med Jim, vores direktør for IT &";
SP:. &Ldquo; Har du nogensinde gjort et projekt som dette før &";
? P: “ Nej. Jeg don &'; t vide, hvorfor vi didn &'; t selv tænke på det indtil for et par uger siden. Nå, nu hvor jeg tænker over det, vi hyre et firma til at skabe vores hjemmeside, men det &'; s forskellige &";
SP:. &Ldquo; Hvordan gik det projekt gå &";
P:? &Ldquo; Det var et mareridt. Det tog et par uger for vores direktør for IT til at få alle de nødvendige oplysninger fra selskabet for at tage hjemmesiden ovre i huset. De bare wouldn &'; t lytte eller samarbejde &";.

Læring, hvis Prospect har mødtes med andre selskaber

Dette giver dig hovederne op, hvis du er til fods ind i en situation, hvor udsigten har allerede fået et tilbud eller havde et møde med andre virksomheder, og hvis de gjorde, hvad de fandt ud af. Denne information er nyttigt at vide, som du planlægger for dit ansigt-til-ansigt møde. Dette trin lyder sådan her:

SP: “ På vores opkald, du nævnte, at du skulle mødes med andre virksomheder. Har du mødt med nogen af ​​dem endnu &";
P:? &Ldquo; Åh ja, vi mødtes med Peterson IT Services selskab &";
SP:.? &Ldquo; Hvordan gik det gå &";
P: “ Det var godt – de gav mig nogle ideer, som vi kunne gøre og arbejder et overslag for mig &";
SP:. “ Har de give dig nogen idé om omkostningerne &";
P:? “ Ja de sagde, det ville køre omkring $ 35,000 &";
SP:. “ Hvad synes du om at &";
P:? “ Nå baseret på, hvad de fortalte mig, jeg troede det gav mening, men min CFO gik amok. Han sagde, at han var ikke &'; t villige til at bruge så meget &";
SP:. &Ldquo; Havde han give dig en idé om, hvor meget han troede, han ønskede at tilbringe &";
P:? &Ldquo; Ikke rigtig &". ;
SP: “ Tror du, du &'; d være i stand til at spørge ham, at før vi mødes i morgen &";
P:? “ I &'; ll forsøge &";
SP:. “ Det ville virkelig være nyttigt at vide, og ville hjælpe mig afgøre, hvad jeg foreslår, eller jeg kan være nødvendigt at sige, at baseret på, hvad du ønsker, at omkostningerne er lige i tråd med, hvad du har hørt fra Peterson. Så at vide, hvad han er villig til at bruge er virkelig vigtigt &";
P:. &Ldquo; I &'; ll forsøge &";
SP:. &Ldquo; Tak. Har du haft en chance for at gennemgå vores hjemmeside &";
P:? &Ldquo; Ja &";
SP:. &Ldquo; god. Hvad gjorde du se, at du kunne lide &";
P:? &Ldquo; Der er en masse information der &";
SP:. &Ldquo; Har du spørgsmål på dette punkt efter gennemgang vores hjemmeside &"; P: “ Ikke på dette tidspunkt &";
SP:. “ Hvis du tilflugtssted &'; t allerede har gjort det, skal du gennemgå vores kundeliste og casestudier /prøve projekter på vores hjemmeside. I et par minutter, jeg &'; ll e-mail vores møde dagsorden til dig sammen med vores kontaktoplysninger for din bekvemmelighed. Vi &'; re ser frem til at møde dig personligt &";

Lukning af Call

SP:. &Ldquo; Okay, store så jeg tror, ​​vi er alle indstillet. Tak så meget for din tid og yderligere indsigt på projektet; I &'; ll se dig i morgen kl.10. Vi &'; re ser frem til at møde dig personligt &";.

Udnævnelsen er indstillet, og dagsordenen er blevet revideret

Den anden potentielle resultat er, at udsigten giver nok oplysninger for dig at. skelne, at de ikke er officielt kvalificeret, og at udpegningen skal annulleres eller udskydes. Hvis dette er tilfældet, er du &'; ll ønsker at identificere, hvis du kan tilføje dem til mailinglisten og hvornår det vil være bedst for dig at tjekke tilbage med dem (hvis relevant)

Resume
<. p> Alle, udsigten, salg person og virksomheden, fordele fra at bekræftelse opkald. Dette dem trin sætter en organisation bortset fra dens konkurrence. Det sender et budskab om, at vi, virksomheden, er professionelle, og at vi respekterer og værdsætter udsigten /klienter &'; tid. Den fastsætter den indledende rapport med udsigten /klient, gennemgår dagsordenen for generalforsamlingen, bekræfter hvem vil deltage i mødet og samler flere nyttige oplysninger, der er vigtigt at vide, før det første møde. Sætte dig ud fra dine konkurrenter - i det lange løb, vil det betale sig store tid
!.