Du ønsker det Hvornår? Sådan Proaktivt Pisk stramme tidsfrister

Vi &'; ve alle behandlet det mange gange – Projektet får bag og der er tryk på. Eller noget ændrer sig i organisationen – en levering problem, et system er nede, fremstilling standses (du ved, hvad dine kriser er), og pludselig noget skal være fast, nu. Eller din chef giver dig et prioriteret projekt, der skyldes i tre dage (eller tre timer)
jeg beskriver stressende situationer –. Og stress er forårsaget af den stramme (eller umuligt?) Sidste frist. Selv ordet er skræmmende – efter alle det indeholder ordet “. døde &";
Selv om der kan være en række ting, der kan forhindre nogle af disse frister (eller væsentligt reducere de problemer, de forårsager), der er for det meste til en anden dag. I dag vil jeg diskutere strategier, vi kan bruge, når vi befinder os overfor fristen – hvordan kan vi håndtere det mere effektivt, og derved reducere vores stress og opbygge vores tillid? Efter alt, vil gøre disse to ting i sig selv få os bedre resultater.
Så hvordan kan vi håndtere deadlines mere effektivt?
Tag et åndedrag. Når fristen ankommer, dit blodtryk stiger og din evne til at tænke klart sandsynligt går den anden retning. Stop for en anden og tage en dyb indånding. Dette øjeblik vil hjælpe dig fysiologisk og psykologisk. Tag et åndedrag.
Forstå sammenhæng. I nogle tilfælde (samlebåndet er nede), kan forbindelse være helt indlysende. Mange frister, der dukker op er langt mindre klar. Når en anden informerer os om situationen, ofte de don &'; t hjælpe os med at se det store billede (eller antage, at vi kender det). Ofte med dit perspektiv fristen ikke kan være så ildevarslende, eller du kan være i stand til at håndtere det arbejde forskelligt, når du virkelig vide, hvordan dette “ problem &"; passer ind i det store billede.
(Really) forstå kundens forventninger. Så har du deadline, men ved du, hvad folk har brug for fra dig og løsningen? Har du selv ved, hvem vil bruge dette resultat? Tag dig tid til at spørge, hvad folk har brug for og hvorfor. Gør dette vil hjælpe dig med at definere, hvad der virkelig skal gøres, kontra hvad du måske antage er påkrævet.
Forhandle som passende. Når du virkelig forstår både sammenhæng og deres forventninger, du kan beslutte, du har brug for at forhandle fristen eller forventninger, eller måske, bevæbnet med disse oplysninger, du indser, at forhandlingerne isn &'; t passende eller endda en mulighed. Mindst nu ved du!
Husk de tre benede skammel. Det er ofte sagt, du kan &'; t har noget (en rapport, produkt eller projekt) hurtig, billig og i den højeste kvalitet. Alle ønsker alle tre, men i de fleste tilfælde kan du kun få to af de tre. Så hvis hastigheden er nødvendig (på grund af fristen), tænke på dine kompromiser mellem kvalitet og pris. Denne erkendelse kan også hjælpe dig med at forstå og forhandle forventninger også.
Tænk 80/20. 80% af værdien kommer fra 20% af indsatsen. 80% af resultaterne vil komme fra 20% af arbejdet. Disse er blot to anvendelser af 80/20 reglen, der kan hjælpe dig til bedre at forstå, hvordan at angribe din deadline. Når du er under tidspres, erkende, at du bliver nødt til at fokusere på de vigtigste dele af projektet eller resultatet. Sørg for, at arbejde, du gør giver det største afkast for din indsats.
Omprioritere omkring det. Fristen er reel, hvilket betyder andet arbejde skal omprioriteres. Tage mindst et lidt tid til at omprioritere alt andet på papir. Denne øvelse vil frigøre dit sind til at fokusere på, hvad der er vigtigst nu, i stedet for at fortsætte med at tænke på alle de andre ting, du bliver nødt til at gøre senere.
Reflect bagefter. Efter fristen er passeret, skal du sørge for at lære af erfaringerne. Du har måske bestemme ændringer i processer eller din rutine, der kan reducere antallet af fremtidige stramme tidsfrister; men ud over at reflektere tilbage på dine svar og de valg, du har foretaget som du har arbejdet for at overholde fristen. Det er meget sandsynligt, du vil lære noget, der vil gøre dig mere effektiv i fremtiden. Hvis du don &'; t tage sig tid til at reflektere, kan disse lektioner aldrig læres eller påføres
Dette giver dig otte ideer til proaktivt at håndtere deadlines.. Enhver af dem vil hjælpe; tilsammen har du en omfattende strategi for at få mere af det rigtige arbejde i håbløst kort tid til rådighed
Nogle Afsluttende tanker for ledere
Før jeg går – Hvis du fører, lede eller tilse andre, er der yderligere to ting, jeg håber du vil gøre.
1. Dele disse tanker med dit team. Du aren &'; t den eneste overfor deadlines!
(S succes, og derfor alle, &') i høj grad 2 Hjælpe dem med at lære nogle nye strategier vil sandsynligvis hjælpe deres produktivitet.. Husk, at du kan være kilden til nogle af de frister! Tænk over (og endda bede dem for deres feedback), hvor ofte du er kilden til fristerne. Måske er det bedste, du kan gøre, er at sikre du aren &'; t årsagen til stress, frustration og deadline selv
.