Oprettelse en stress fri golf Begivenhed

Artiklen at følge blev skrevet af mig for en regional golf publikation i 2005. Hvis du organisere en golfturnering, udflugt eller begivenhed som de er alle henvist af, bør det give et tip eller to, som jeg håber hjælper du kører det næsten stress fri.

Gennem New Jersey i 2004 langt over et hundrede tusinde runder golf blev spillet af titusindvis af golfspillere, der deltog tusinder af golfturneringer. Hvis du ganger disse numre gange tallene fra alle andre stat i hele nationen, er resultatet en svimlende tal, der rivaler mængden af ​​transaktioner per sekund udføres af en computer.

Hvad mulig årsag kunne redegøre for den stigende popularitet af disse begivenheder hvert år? Svaret er simpelt. Organisere en golf fremtræden passer godt i en lang række forskellige scenarier: De er en nem måde for en non-profit organisation at rejse midler til deres foretrukne årsag. Golf udflugter er en nem måde at hylde en ven eller elsket en, der mistede livet, eller til gamle venner at få sammen til en dag med sjov og kammeratskab. Når netværksgrupper har brug for et sted, hvor de kan bruge flere timer sammen med deres kunder, leverandører, kolleger og /eller perspektiver, eller når en virksomhed ønsker at vise påskønnelse til deres ansatte og kunder, en golf udflugt er den nemme måde at bringe dem sammen . Det kan synes let udefra, men hvis det er din opgave at organisere begivenheden eller hvis du er en frivillig, der blot ønsker at få involveret og hjælpe, du ved første hånd, at der ikke er noget simpelt eller let over det.

Emnet der følger tager dig "inde tove", der giver første hånd erfaringer fra et par modige sjæle, der kører årlige turneringer, de kurser, der er vært dem og en begivenhed administrationsselskab, der leverer komplette event løsninger. Det var designet til at give dig en hænder på vejledning i et format, der skal strømline din indsats, uanset om du er en første gang begivenhed planner eller en gruppe, der har brug for at forbedre på et tidligere års resultater. Fremhævet i hele er subtile SKAL og MÅ, at hjælpe dig med at oprette din vellykket arrangement.

Lad os tage et skridt tilbage og definere, hvad vi mener med en golf turnering og tydeliggøre terminologien. Hele denne artikel vilkårene turneringer, udflugter og arrangementer henviser alle til det samme. Turneringer kommer i alle former, størrelser og grunde til at være organiseret. De spænder fra små grupper af tolv eller flere golfspillere fejrer en fødselsdag eller holde en polterabend, til velgørenhed eller selskaber med hundredvis af deltagere (og alt derimellem). "Alle formater, der har en vinder er teknisk betragtes turneringer", siger Tim Kreps, General Manager hos Harbor Pines i Egg Harbor. Golf begivenheder er designet til at være sjov, men faktum er at de er en milliard-dollar industri, som tegner sig for millioner af fundraising dollars hvert år. Provenuet giver tiltrængte stipendier og penge, der gavner mange årsager. Golf udflugter hjælper brændstof lokale økonomier, golfbaner og deres koncession virksomheder, plus mad og drikke industrier med et højt niveau af garanterede forretning hver sæson, uanset vejrforhold.

Når Dave Acolia, en leder med UPS først besluttede at involvere sig på hans distrikt årlige golf fundraiser for De Forenede Way, han ville bare hjælpe. Elleve år senere Acolia har taget ansvaret, overskrift op begivenheden med en lidenskabelig tilgang. Da han blev spurgt, hvorfor han tager på denne udfordring hvert år, overbevisningen om hans tro var klart. "Når jeg begyndte at frivilligt arbejde på United Way samfund arbejdsdage og så første hånd, hvor pengene går, var jeg hooked. Det er en året rundt indsats organisere sponsorer, spørger virksomhedsejere til præmie donationer og restauranter for gavekort. Jeg konstant beder om bidrag og hverve hjælp fra kammerater til at øge bevidstheden internt, men det er vel det hele værd. Min tid er også brugt deltage sport memorabilia shows, på udkig efter interessante elementer til at bortauktionere på middag prisuddeling. En nøgle til succes for vores fundraising indsats er konstant e-mail kommunikation, der understreger betydningen af ​​at registrere med betaling måneder i forvejen. Alle er godt informeret om mulighederne for at vinde præmier ved hole-in-one, længste drive, nærmest stiften og fordoble dine penge konkurrencer i hele runden. Også, det er en god idé at have særlige attraktioner såsom en komiker og tilbyde unikke fødevarer elementer på visse huller. Dette sikrer, at alle er godt fodret og glad for at bidrage til fundraising årsag. En detalje, som ikke kan overvurderes, er ved at udvikle et tæt forhold til golfbanen. Mike Beal, klub pro på miry Kør i Robbinsville, hvem der var vært for begivenheden i flere år kender vores gruppe godt. Han arbejdede sammen med os for at omlægge sidste års September rainout til begyndelsen af ​​oktober. Jeg kan ikke understrege nok, hvor vigtigt det omgivende dig med mennesker, der forstår dine behov, for at sikre en succesfuld turnering. "

Opmærksom på detaljer er nøglen til Sally Roslow, en certificeret fundraising udøvende til New Jersey Hospital Association. Tal om pres, for de sidste syv år Roslow har kørt en turnering for administrerende direktører, bestyrelse og administratorens medlemmer hver september på TPC Jasna Polana i Princeton. Som man kunne forestille forventningerne er høje. "Fra det øjeblik de kører gennem porten og bliver budt velkommen på posen slip, nummer et mål er, at vores medlemmer til at have en dag med sjov og kammeratskab, netværk med deres jævnaldrende, "siger Roslow." Hver detalje er taget sig af begyndelsen med at stave hver deltagers navn korrekt på mester liste, så præsentere det til golfbanen flere dage i forvejen for begivenheden. År siden vi sørgede vi ikke mister penge, men nu er det blevet et alvorligt fundraising begivenhed for stipendier. Som hovedregel skal betaling være modtaget med tilmeldingsblanket forud for begivenheden. Adgangsgebyr er inklusive en donation, plus alle golf og mad udgifter, så det eneste tidspunkt medlemmer har brug for at nå ind i deres lommer er for en golfbold, en tee eller bold markør, etc. Hver deltager modtager en kvalitet tee gave og en chance for at vinde præmier for en hole-in-one. En væsentlig detalje, som ikke kan overses, er dette; lodtrækninger, Mulligans og dør præmier falder ind under gaming lovgivningen i staten New Jersey. De alle kræver en licens til at være lovligt. Donation af en bil kan ikke indeholde nogen ekstra udgift, så det kan ikke være en lejekontrakt. Vær sikker på at få tilstrækkelig hole-in-one forsikring, kompetente vidner og glem ikke at sende en 1.099 til vinderen. Det er en året rundt planlægningsproces. At kende din målgruppe er vigtigt for en række årsager, men især når man planlægger en slagspil format. Parring foursomes er altid en udfordring. Det er vigtigt at gøre alt for at undgå personlighed konflikter og samtidig sikrer, at en runde golf spilles i den tildelte tid. "Med to grupper starter på hvert hul (undtagen på pari treere), holde styr på hastigheden på leg og hvor grupper er på alle tidspunkter er blot en anden detalje Roslow betaler personlig opmærksomhed til. "Glem aldrig at genkende dine sponsorer, grundlaget for at støtte dit arrangement. Ligesom mange ting i livet leverandører ændrer sig, så forventer altid at være opdyrke nye sponsorer og sørg for at vise din påskønnelse ofte. Du kan kun styre så meget ", men at give den personlige kontakt er noget, hun tager stor ære i at yde til alle medlemmer.

Spørg spørgsmålet," hvad der gør en god turnering fra en dårlig eller middelmådig én "og uden tøven Kim Rifici vil fortælle dig om fordelene ved en organiseret udvalg. Som en veteran på fem år koordinerende begivenheder på Valleybrook Golf Club i Blackwood, Rifici stærkt anbefaler udvalg mødes regelmæssigt, kommunikere på en ugentlig basis. Samarbejde mellem grupper og golfbanen fordele begge parter. Hvordan hun måle succes? "Når en gruppe rebooks straks ved vi, at arrangementet var en succes og planlægning næste års arrangement er allerede begyndt." Hun tilføjer: "bestille i god tid og ikke forsøge at gøre alt dig selv. Give så meget for deltagerne som muligt, ligesom at planlægge en picnic frokost før og en awards middag efter golf. Fordi fundraising tegner sig for størstedelen af ​​vores arrangementer, mange sponsorering muligheder er en del af enhver begivenhed. Som eksempler kan nævnes tee skiltning på hvert hul, præmie huller og drikkevarer vogne. Husk, de virkelige dollars rejst kommer fra præmier, sponsorer og ekstramateriale, ikke golf ".

Så simpelt som det lyder," forvente det uventede og sæt dine prioriteter, "siger Todd Edelman, golf udflugt Sales Manager hos Forsgate Country Club i Monroe Township siden 1998. Edelman, en veteran fra mange års personlig erfaring i hans nuværende rolle fungerer også som koordinator af sin egen årlige begivenhed. Han kører et mindesmærke fundraiser for en barndomsven, der døde i begivenhederne i september 11. Med flere hænder på erfaring end de fleste foreslår han, at en gruppe først nødt til at planlægge og bestemme, hvad der er vigtigst for succes i deres turnering. Som eksempler, er de på udkig efter en lav pris med en ala carte buffet til frokost eller en højere kvalitet komplet dag med flere måltider og alle de faciliteter? Hvis dette er dit første begivenhed eller hvis du ønsker at forbedre på et tidligere år, skal du ikke være bange for at spørge kursus for hjælp eller arbejde med en Golf Event Management virksomhed, der gør dette som en kerneforretning

"Når grupper kommer til mig Jeg foreslår, de har et par tjekliste poster forberedt, som omfatter:.

Vælg en foretrukken dato plus et alternativ eller to, bare i tilfælde kurset er allerede reserveret
have et budget range allerede
Bestem hovedmål. Ex: Er det en fundraiser, business påskønnelse, mindesmærke
organisere et udvalg bestående af engagerede frivillige, som har erfaring med at arrangere begivenheder
har mere end nok sponsorer Salg Plan om at give dig selv mindst seks måneder i forvejen for at forberede? . Tror aldrig det er for tidligt at begynde
Annoncer begivenheden flere måneder i forvejen. Det er bedre at overbooker end under abonnerer
Kom registrering og penge godt forud for din begivenhed
Foreslå et passende format for deltagerne. Scramble, spille slagtilfælde etc. "

Indtil videre har der ikke været nogen omtale af den største hindring for en vellykket turnering, vejret. Frost forsinkelser er lettere at håndtere end regn ved at planlægge starttider efter 10:00 før midten Maj og efter Labor Day Ligesom udtrykket "den bedste måde at komme ud af en Full Nelson er ikke at komme ind i en i første omgang".. det er bedst ikke at planlægge dit arrangement på en dag, hvor det kommer til at regne alt kidding til side, vi ved alle, at forudsige vejret flere måneder i forvejen ikke er en farbar vej. Hos Fiddlers Elbow Country Club i Far Hills, har de kommer op med nogle kreative måder at håndtere regnvejrsdage. just in case betingelser er absolut uspillelig, deres 54-hullers anlæg giver fleksibilitet til at re-tidsplan senere på sæsonen. Der er så meget planlægning og indsats involveret, at annullering ikke er en attraktiv mulighed for begivenhedens planlæggere. På regnvejrsdage, Golf Event Manager Joe Febonio og hans stab arbejde med udvalget om ideer som justering af formatet eller spille ni huller og bevæger sig op middag, at lade gruppens hovedformål at fortsætte. "Med Mandag - torsdag udpeget til turneringer, er det vores opgave at sikre, at showet stadig kan gå på som planlagt"

golf udflugt på New Jersey kapitel af Meeting Professionals International "MPI" repræsenterer hvert års største. fundraiser og netværksmøde. En lang liste af ansvar er uddelegeret til deres team af udvalgets medlemmer, at alle hårdt arbejdende fagfolk med fuld tid karriere og familier jonglere. Topping dette års listen var at udstede en anmodning om forslag til valg af en ny kurs for at være vært for begivenheden. Sammen med at opfylde deres budget krav, en central placering vejet tungt i valget, fordi medlemmerne er spredt over hele Tri State området. Dernæst sidste års sponsorens kontaktet af hele udvalget og beder for deres fortsatte støtte. Med de finansielle spørgsmål bag dem, MPI fokuserer på deres vigtigste mål med netværk. Den golf turnering er en uvurderlig mulighed for at tilbringe en hel dag i en afslappet atmosfære. Medlemmer kan foretage tilslutninger og drive virksomhed uden mobiltelefoner og de typiske dagligdags distraktioner. Med 144 golfspillere på alle niveauer, er en fem eller flere timers runde indregnet i planerne og faktisk en positiv ting. Der er tid til at netværke med ligesindede, leverandører og venner, samt give deres mentale batterier en tiltrængt afgift. Samlet succes er ofte gange målt af en gruppe evne til at mestre små detaljer, der synes mindre, men ikke er det. Cathy Reynolds, der er leder op alle særlige arrangementer for MPI kapitlet, minder os om, at folk husker ofte den første og sidste dagens begivenheder. Det betyder, at sørge for at have en varm indbydende udvalg ved check-in og ikke nogensinde tage for givet betydningen af ​​PA-system på middag. Dette sikrer, at din prisuddeling efterlader et positivt varigt indtryk.

Når dit arrangement har brug en erfaren hænder på partner med industri-forbindelser, en Golf Event Management selskab kan være en no brainer løsning. I seksten år, Greg Porcino præsident GEM Marketing baseret i Somerville, har lavet en virksomhed at hjælpe en forskelligartet gruppe af turnerings arrangører nå deres mål. Nødt til at gøre et bedre stykke arbejde at nå din målgruppe, forbedre din identitet eller bare frigøre medarbejdere til at gøre deres reelle arbejdspladser? Arbejde med en begivenhed administrationsselskab vil hurtigt retfærdiggøre investeringen ved at tillade udvalg til at fokusere på at sælge turneringen, opnå indtægter mål. Måske din gruppe behov undgå at blive anerkendt eller simpelthen mere underholdende for gæster. Hvis ja, kan du udnytte deres relationer med medier, entertainere /berømtheder, særlige attraktioner og producenter produkt /udstyr. For første timere, kan de fjerne indlæringskurve, hvilket reducerer både risiko og angst. Med dagens travle livsstil er konstant udfordret turneringer for at bevare fremmøde og lønsomhed. For enhver af eller alle disse grunde Golf Event Management selskaber kan være det rigtige valg for at skabe din succes turnering.

Når Bill Kennedy, assistent sport redaktør og golf skribent for Times of Trenton overværer en udflugt, er det normalt, fordi han ønsker at spille på banen, der er vært for det. I de sidste seks år, Kennedy holder sin årlige reunion for high school alumni (han er i hans tresserne) og venner, som en del af William Morton Foundation golfturnering. Hvert år fundraising indsats giver en studerende atlet med meget nødvendige penge til college. Kennedy vil indrømme, at han bryder de fleste af reglerne lyst til at gøre næsten alt det arbejde selv og spiller i sit eget arrangement. Han tager også verbale registreringer, tillid til, at hans venner vil deltage og betale ham, fordi de sagde, de ville. "Jeg spiller i tilfælde at holde min tilregnelighed. I slutningen af ​​dagen, alle har det sjovt og penge blev hævet til en god sag. Det er, hvad kører en turnering handler om".

Der er ingen hårde og hurtige regler for at skabe en succesfuld golfturnering, men medmindre du nyder at leve livet på kanten, følg SKAL og MÅ (i nogen bestemt rækkefølge af betydning) nedenfor:

Do s:

1. Organiser en stærk udvalg og uddelegere ansvar

2. Har konstant kommunikation med deltagere og udvalg

3. Udvikle et godt forhold til de vigtigste event sponsorer

4. Send en "tak" til sponsorer og deltagere

5. Annoncer begivenheden aggressivt

6. Form et stærkt partnerskab med golfbanen

7. Levere kvalitet præmier og faciliteter

8. Insister på tidlig tilmelding og betaling

9. Planlæg næste års arrangement tidligt

10. Hold prisoverrækkelsen korte

Don'ts:

1. Prøv at gøre alt arbejdet selv

2. Vælg et websted, før budgettet er sat

3. Har en anden dato for at holde begivenheden

4. Afskårne hjørner på mad og drikke spørgsmål

5. Tag verbale registrering og betalingsforpligtelser

6. Under abonnere sponsorer

7. Spille i din egen begivenhed

8. Overbooker med for mange spillere
.