Time Management - Brug af hvepsestik effectivley

Jeg har været lette Time Management Kurser i en række år, og gang på gang jeg bliver spurgt, hvordan kan du gøre det lettere møder med succes? Det fremgår, at det gamle ordsprog af &'; møder er, hvor minutter tages og timer er spildt &'; stadig gælder i mange organisationer.

Møder er afgørende i de fleste organisationer og møder kan være meget produktive, hvis de er lettet og forvaltes korrekt. Men dårligt lettet møder vil helt påvirke din tid ledelse og Time Management for andre.

Jeg vil gerne dele med dig akronymet som jeg udviklet til at hjælpe folk til at huske de centrale områder, der indgår i effektive møder. Jeg bruger dette akronym i alle vores tid management kurser og også i mange af vores management kurser.

Sådan er succes akronym, at mange mennesker, der har deltaget vores tid lederuddannelse har mailet mig og sagde de har lagt en forkortelse på væggen i mødelokalet eller opslagstavlen osv som en påmindelse.

Jeg håber at bruge forkortelsen vil også hjælpe dig, akronym er hvepsestik. Jeg bruger dette, da det minder mig om en dårligt lettet møde; brodden er smertefuldt, varer i timevis og ofte har dårlige bivirkninger – ikke anderledes end en dårligt lettet møde

Så hvad er hvepsestik

W er for WHO ......?

A er for AENDA .....

S er for SCRIBE .....

P er til formålet .....

S er for Sammenfatte .....

T er for TANGENT .....

I er for optagelse .....

N er for NEXT .....

G er for GOAL .......

Hvem bør deltage i mødet, altid huske de eneste medlemmer af et møde er dem, der for alvor kan bidrage til møde eller har en meget stort behov for at vide, hvad der sker på grund af virkningen af ​​dem eller andre. Aldrig være bange for at invitere folk, der har brug for at vide, for kun det afsnit, de har brug for at vide om, og derefter lade dem gå.

Under folk i et rum, der ikke behøver at være der er en alvorlig spild af ressourcer og viser ineffektiv Time Management og facilitering af møder dygtighed

DAGSORDEN, dette er et absolut minimum, og vi sandsynligvis alle ved, at vi har brug for en dagsorden, men vi sender dagsordenen ud i masser af tid, og vi også spørge folk til se, om nogen af ​​de punkter på dagsordenen kan behandles før mødet, så mødet er kun et tegn ud for denne post, vil eksempel på dette være tidligere minutter, månedlige rapporter mv

Den største fejl folk gør med dagsordener er de undlader at tiden elementerne &ndash dagsordenen hvert punkt på dagsordenen bør have en starttid og slut tid.

SCRIBE, bør nogle en udpeges til at tage referat. Effektiv minut tage er en kunst i sig selv, en god referent bør være i stand til at sammenfatte de vigtigste punkter fra mødet til gruppen i slutningen af ​​mødet for at undgå eventuelle uoverensstemmelser

FORMÅL, hvorfor er du kalde et møde? er der nogen anden måde at dele oplysningerne, eller få de beslutninger, der træffes? Hvis du ikke kan skrive ned formålet klart i mindre end 4 linier tro om igen.

Sammenfatte, ved slutningen af ​​hvert punkt på dagsordenen, skal du opsummere at sikre, at alle er klar over afgørelsen eller for at sikre hvem der gør hvad hvornår etc

TANGENT, mener vi på vores Time Management Kurser dette er sandsynligvis en af ​​de mest under bedømt dræbere for effektiv tidsstyring. Hvor mange møder har du deltaget hvor mødet går af sporet i 5 minutter, 10 minutter, 30 minutter osv
Nogle møder aldrig komme tilbage på sporet, og selv skal revisited. Nøglen til dette er at udpege nogle en i gruppen til at hæve deres hånd, hvis mødet foregår ud på en tangent
I vores tid lederkurser vi kalde denne rolle &';. Track Master &"; og funktionen er at holde mødet på sporet – det er en rolle, som meget få facilitatorer delegeret, men en rolle, der bør uddelegeres ved hvert møde det spare bundter af tid

INKLUSION, Hvis du har valgt de rigtige mennesker at være på mødet er der ikke meget punkt have dem der, medmindre de kan føje til møde eller bringe noget til bordet. For effektivt at lette et møde, du skal omfatte alle.

NEXT, skal du sammenfatte, hvad er de næste skridt i slutningen af ​​mødet, hvad sker der nu? Hvad er de handlingspunkter, som folk har at gøre, huske et møde med nogen handlingspunkter er kun en samtale

MÅL, ville jeg have elsket at have haft dette som et af den første del af akronymet, men desværre dette var det eneste sted jeg kunne sætte det til hvepsestik. Mål er afgørende for ethvert møde, hvad er du forsøger at opnå. Hvis du don &'; t har klare mål på et møde i mødet vil ikke fungere. Du har brug for mål for at holde fokus og huske de mål skal være SMART (specifikke, målelige, opnåelige, realistiske, tid indrammet)

Som vi siger på vores Time Management Kurser alt der er tilbage nu, er for dig at tage brodden af ​​dine møder og sætte brummer tilbage i dem
.