På forkant med papirarbejdet OVERLOAD

På forkant med papirarbejdet OVERBELASTNING
hos
Bill Cottringer

“. Holde op med information overload er som at forsøge at nippe vand fra en brandslange &";
~ Anonym .

Så du tror du er overbebyrdet med papirarbejde på dit job? Min allerførste professionelle job var rådgiver ved en maksimal sikkerhed fængsel i Kentucky tilbage i 1970. Jeg havde en arbejdsbyrde på omkring 1500 indsatte, altid forsøger at holde op (men ikke lykkes meget godt) med uendelig daglige, ugentlige og månedlige rapporter om alle mulige ting fra visitation og skrive tilladelse lister til god tid anmeldelser til at pre-parole rapporter.

Intet i min uddannelse kunne have tilstrækkeligt forberedt mig til at håndtere den utrolige mængde af papirarbejde, der kræves i dette job. Og husk, ingen computere dengang. Alt blev skrevet lang hånd og /eller transskriberet og derefter maskinskrevet og redigeres.

De første par måneder, jeg tilbragte det meste af min tid på at prøve at bo selv med arbejdsbyrden – ikke at have nogen tid tilovers for papirarbejdet – og klager over det nonstop. Efter et stykke tid, en ældre og klogere rådgiver trak mig til side og rådede mig, at hvis jeg ville spare noget af tiden jeg spildt klager over papirarbejdet, ville jeg have mere tid til at gøre det. Så jeg fik travlt med at være smart at få denne ornery bjerg af papirarbejde overbelastning gjort hurtigere og mindre smertefuldt med nemme tjeklister jeg kunne udfylde med begge hænder og kombinere tre forskellige former til én. Snart var jeg udfylde alle arkivskabe, og de bad mig om at sætte farten ned

Gennem årene min papirarbejde krav tilflugtssted &';. T fået lettere, men der er nogle ting, som jeg &'; ve lært at holde overbelastning fra at få det bedste ud af mig. Her er syv praktiske tips til at losse nogle af overbelastning og holde papirarbejdet monster fra at få det bedste ud af dig:

1. Naturligvis computere hjælpe, men hvis du ikke er forsigtig, kan de også skabe mere arbejde og blive halen, der logrer med hunden over det hele. Brug computerteknologi til at forenkle papirarbejdet overbelastning, ikke gøre det mere kompliceret.

2. Indse, at multi-tasking er en myte. Når du forsøger at multi-opgave med papirarbejde, alt hvad du ender med at gøre er fem ting dårligt. Tag svært, høj prioritet papirarbejde til et roligt sted, hvor du kan give det dit fulde fokus uden irriterende afbrydelser eller værre endnu, andre mennesker og' s prioriteter. Slut af én ting ad gangen i henhold til en omkostningseffektiv prioriteringsliste. Og overveje altid beder to gode spørgsmål: (a) Hvad er omkostningerne ved at gøre dette? (b) Hvad vil det give?

3. Enig eller ej, virkeligheden er, at bjerge af papirarbejde kun blive højere med klager, bekymrende, frustration, stress og andre negative tanker og følelser. Så svært, som det kan være, veje værdien af ​​at nærme sig bjerget, før du med en mere positiv holdning og derefter se det få mindre. Sådan en positiv, kan-do tilgang har en måde at udvide tid og frigør energi til at få mere fra hånden på kortere tid.

4. Sæt farten ned og gøre det rigtigt første gang; det tager for meget tid til at gå tilbage og rette forhastede fejl. Husk, at langsom og støt får mere fra hånden end inkonsekvent hyper-drev farende rundt i ryk. Formålet er at bruge tid smart som en allieret snarere end at forsøge at angribe det som en fjende til at styre.

5. Regelmæssigt planlægge betydelige bidder af ned-tid, når du kan bruge nødvendige opmærksomhed på verdslige, kedelige kedelige papirarbejde, der har en måde at hober sig op på dit skrivebord. Ellers vandt &'; t nogensinde få gjort bare at kigge på det, der ønsker det ville gå væk

6.. Løbende evaluere din faktiske produktivitet om prioriteringer, åbent og ærligt. Disse ting kan nemt få stemt ned af andre mennesker &'; s prioriteter, hvis du lader dem. Den ene standard, mod hvilken at bedømme prioriteringen af ​​at gøre noget, er, hvor meget værdi til virksomheden, vil jeg bidrage ved at udfylde denne?

7. De fleste papirarbejde indebærer unødvendige gentagelser eller redundans, der kan og bør fjernes. Kig efter affald og dobbeltarbejde og flette det dobbelte arbejde i ét stykke papir. Formål at få dobbelt så meget gjort på den halve tid. Personligt jeg se hele bjerg af information overload som et meget alvorligt problem, der tigger for os at løse og forenkle.

Prøv et par af disse forslag og se dig selv få dobbelt så meget gjort på den halve tid. < . br>